Consulte también: Complemento MMC de eRoom 7, Ajuste del servidor y Herramientas de diagnóstico y de solución de problemas.Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Un sitio de eRoom está compuesto por uno o más servidores que contienen una población de eRooms y usuarios. Todos los servidores de un sitio comparten una pertenencia común. Es decir, los miembros sólo inician sesión una vez en el sitio y ya no vuelven a hacerlo en esa misma sesión, incluso si se dirigen a eRooms diferentes en distintos servidores.
Un sitio puede ser tan pequeño como un único servidor (instalación estándar de eRoom), aunque puede constar de varios servidores (instalación avanzada de eRoom). Un sitio de gran tamaño puede dividirse en varias comunidades. Al igual que en eRoom 6, se utilizan servicios para organizar los eRooms, pero son las comunidades las que se encargan de dividir los miembros. Las comunidades permiten que la pertenencia del sitio, que puede ser de cientos de miles de miembros, se divida en pequeñas colecciones que se pueden administrar por separado. Cada comunidad que contiene uno o más servicios comparte una lista de pertenencia y un conjunto de permisos.
Como administrador del sitio, debe supervisar la ejecución de todos los servidores de eRoom y sus comunidades del sitio.
Los sitios se administran en la página Configuración del sitio. Para tener acceso a esta página desde Mis eRooms, haga clic en "Configuración del sitio" en la sección Administración. O bien, puede obtener acceso a Configuración del sitio localmente mediante el complemento MMC de eRoom. Para ello, en el menú Inicio, elija Programas > Servidor de eRoom > Administración de servidor de eRoom.
Consulte también: Complemento MMC de eRoom 7, Ajuste del servidor y Herramientas de diagnóstico y de solución de problemas.
Las categorías de Configuración del sitio son las siguientes:
Documentum Server (solo eRoom Enterprise)
Aprovisionamiento (sólo en la instalación avanzada de eRoom)
Los siguientes botones de cada página actúan de forma similar en Configuración del sitio:
Aceptar guarda todos los cambios y devuelve a la página Mis eRooms.
Cancelar descarta todos los cambios y devuelve a la página Mis eRooms.
Aplicar guarda todos los cambios pero sin salir de Configuración del sitio.
Nota: En el complemento MMC de eRoom, las páginas de Configuración del sitio sólo muestran el botón Aplicar.
Si se desplaza de una página de Configuración del sitio a otra (mediante los enlaces de la columna izquierda), eRoom "recordará" los cambios, pero sólo los aplicará cuando haga clic en "Aceptar" o "Aplicar". Sin embargo, debe hacer clic en "Aceptar" o "Aplicar" para guardar los cambios si sigue una de estas acciones (eRoom se lo pedirá, si no lo hace):
crear una comunidad nueva
ir a la lista de miembros del sitio
ir a la página de configuración de una comunidad
generar un informe de uso
Nota: En las páginas de Configuración del sitio, puede cambiar un parámetro haciendo clic en el dispositivo de selección (un botón de opción o una casilla de verificación, por ejemplo) o en la etiqueta de texto correspondiente.
Escriba un nombre para el sitio.
Haga clic en 
para agregar o quitar miembros del grupo de permisos del administrador del sitio, que concede todos los permisos del sitio.
Puede activar o desactivar las siguientes funciones opcionales de todo el sitio:
Función |
Cuando está activado (casilla de verificación marcada) |
Configuración inicial |
|
Permitir que los usuarios de Internet Explorer sincronicen los eRooms para realizar la lectura sin conexión. |
Los miembros de eRoom que utilicen Microsoft Internet Explorer 5 o 6 pueden almacenar y leer elementos de eRoom sin conexión, mientras se encuentran desconectados de la red o de Internet. |
Activado |
|
Permite que eRoom procese solicitudes de SOAP/XML remotas (consultas, comandos, etc.). |
Desactivado |
|
|
Permite a los usuarios de eRoom asignar un eRoom como una carpeta Web para que puedan guardar archivos de Microsoft Office directamente en un eRoom sin salir de la aplicación de Office. WebDAV es un protocolo estándar de Internet que es una extensión de HTTP. |
Activado |
|
|
Comprobar los directorios externos cuando usuarios desconocidos intenten iniciar sesión. |
Los miembros agregados a un directorio de pertenencia externa pueden iniciar sesión en el sitio antes de que se produzca la sincronización de miembros nocturna ya que, si alguien sin una cuenta de miembro existente intenta iniciar sesión, eRoom buscará un miembro coincidente en todos los directorios externos. Si se encuentra una coincidencia, el miembro se agregará inmediatamente (se sincronizará) con la lista de miembros del sitio, mediante el grupo de miembros con el nombre de la conexión de directorio en la que se ha localizado al miembro. |
Desactivado |
|
El administrador del sitio recibe una notificación cuando se alcanza el límite de objetos (objeto por espacio, elementos por carpeta o tamaño del espacio) establecido para un espacio del sitio. Si esta configuración está activada, el administrador del sitio, los administradores de la comunidad y los coordinadores de espacios reciben alertas en forma de mensajes cuando se alcanza el límite de objetos de un eRoom. Los mensajes de correo electrónico también se envían a los administradores del sitio y los coordinadores que aparezcan en la lista como contactos. Si esta opción está activada, se envía un aviso cuando se alcanza el límite establecido en el campo Iniciar una alerta cuando un espacio alcanza <%> del límite. El valor predeterminado es 80%. |
Activado |
|
|
Ofrece a los miembros de eRoom la opción de instalar el cliente del componente. En caso contrario, sólo podrán utilizar eRoom con el explorador.
|
Activado |
|
|
Los archivos con extensiones peligrosas no se pueden abrir o colocar en eRoom. |
Permite especificar los tipos de extensiones de archivos que desee evitar que los usuarios abran o agreguen a eRoom, en caso de que supongan un riesgo para la seguridad. (Por ejemplo, .bat, .exe, .doc, etc.) Haga clic en "Restaurar valores predeterminados" para recuperar la lista de extensiones de archivos especificada inicialmente. |
Desactivado |
Especifique la siguiente configuración de las listas de miembros para todo el sitio:
Personalización del campo de miembros: información de miembros que puede ocultar o mostrar en las listas de miembros y selectores de miembros, así como en los formularios de búsqueda de una lista de miembros extensa: Nombre de inicio de sesión, Correo electrónico e Información adicional (campo al que puede cambiar el nombre).
El número de miembros por página (entre 100 y 1000, ambos inclusive) antes de que eRoom la divida en páginas numeradas. El número inicial es 500.
El número de miembros (entre 100 y 2000, ambos inclusive) de una lista de miembros antes de que eRoom la divida en páginas con fichas de "estilo Rolodextm". El número inicial es 500. Por encima de este umbral, eRoom proporciona también un formulario de búsqueda de miembros y grupos para filtrar la lista. Para las listas de miembros de este tamaño, se puede ocultar el formulario de búsqueda.
El número de miembros (entre 250 y 20 000, ambos inclusive) de una lista de miembros antes de que eRoom muestre solo un formulario de búsqueda de miembros y grupos para filtrar la lista. El número inicial es 10.000. Para las listas de miembros de este tamaño, no se puede ocultar el formulario de búsqueda.
Fichas en formato Rolodex: para las listas de miembros que se dividen entre páginas con fichas, puede definir los rangos de caracteres alfabéticos de los nombres de miembros agrupados en cada página, así como nombres para mostrar opcionales de las etiquetas de la ficha.
Para definir el rango de caracteres de una página, utilice este formulario: "inicio[-fin]", donde inicio es la primera cadena del rango, que se prolonga hasta (-) fin o hasta la última cadena del rango. Por ejemplo, en una página en la que se enumeran miembros con apellidos que comienzan por "A", especifique "A"; en una página en la que aparezcan miembros con apellidos que empiecen por un rango de "Ca" a "Cr", especifique "Ca-Cr". Si no especifica una etiqueta de ficha diferente, eRoom utilizará la cadena de rango ("A" en el primer ejemplo y "Ca-Cr" en el segundo).
Para especificar una etiqueta de ficha, utilice este formulario: "[etiqueta,]inicio[-fin]", donde etiqueta es la cadena que desea ver en la ficha. Por ejemplo, para especificar una etiqueta de ficha "A a E" para una página en la que aparezcan miembros con apellidos que comiencen por ese rango de letras, especifique "A a E, A-E".
Para definir una serie de rangos (uno para cada ficha), utilice este formulario: "inicio1[-fin1]; inicio2[-fin2]; inicio3[-fin3]...", etc.
Para definir una serie rangos y etiquetas de ficha, utilice este formulario: "[etiqueta1,]inicio1[-fin1]; [etiqueta2,]inicio2[-fin2]; [etiqueta3,]inicio3[-fin3]...", etc.
Consulte también: Listas de miembros y Trabajar con listas de miembros en el tema Administrar miembros.
Puede modificar la configuración predeterminada de las siguientes funciones de eRoom:
Tiempo inactivo antes de que caduque la sesión: las sesiones de usuario caducan transcurridas n horas sin actividad (tiempo inactivo). Especifica el tiempo que dura la sesión de un miembro antes de que tenga que volver a iniciarla. El valor predeterminado es ocho (8) horas y el rango oscila entre una (1) y 24 horas. La duración del tiempo que los usuarios pueden permanecer conectados antes de tener que volver a iniciar sesión afecta a los recursos totales consumidos en el servidor por esos usuarios.
Mensaje y enlace del servicio de asistencia técnica: para anular el mensaje del servicio de asistencia técnica predeterminado que muestra eRoom, puede especificar una dirección URL y editar el mensaje como desee. En el mensaje, utilice "{ }" para encerrar las palabras que desee que estén enlazadas a la dirección URL especificada.
Nota: Para proporcionar mensajes de asistencia técnica en varios idiomas, agréguelos al cuadro "Mensaje", uno detrás de otro (por ejemplo, español, francés y alemán). Dichos mensajes se mostrarán en las páginas en las que aparezcan los mensajes.
Para utilizar eRoom Enterprise, Documentum Foundation Classes (DFC) debe estar instalado en el mismo servidor que eRoom 7. Para obtener más información, consulte Installing DFC on the eRoom 7 Server en eRoom 7 Server Installation Guide.
Además, eRoom necesita una cuenta de Documentum Server dedicada con privilegios de "superusuario" en cada repositorio que eRoom utilice; el nombre de inicio de sesión y la contraseña de la cuenta deben ser las mismas para cada repositorio. Para obtener más información, consulte Creating Dedicated Documentum Server Accounts en eRoom 7 Server Installation Guide.
Nota: Para proporcionar a los usuarios de eRoom Enterprise objetos de plantilla para publicar archivos en Documentum Server, cada repositorio necesita un directorio "Plantillas de eRoom" (que distingue entre mayúsculas y minúsculas). Para obtener más información, consulte Creating Dedicated eRoom 7 Template Directories en eRoom 7 Server Installation Guide.
Una vez que se haya instalado DFC y se haya creado una cuenta de Documentum Server dedicada, se activará el enlace de Documentum Server en el sitio cuando se marque la casilla "Permitir conexiones de Documentum Server". Si no se marca esta casilla, la IU de eRoom Enterprise permanecerá oculta en todos los eRooms del sitio. Si se marca, se activarán las funciones de eRoom Enterprise y de la IU, en función de la configuración de esta sección.
Si se quita la marca de la casilla de verificación "Permitir conexiones de Documentum Server" y se guarda esa configuración, se desactivarán todas las funciones relacionadas con Documentum Server en el sitio. Todos los archivos enlazados a Documentum Server existentes en los eRooms no servirán para realizar ninguna acción que requiera comunicación con Documentum Server (incluyendo la creación o anulación de enlaces, la visualización, la reserva, la edición, etc.). Los intentos de realizar estas acciones pueden provocar errores de derechos de acceso. No obstante, no aparecerá ningún mensaje de error cuando se realicen acciones exclusivas de eRoom como Marcar como leído, Copiar enlace, Notificación, Control de acceso, recolocación de elementos, etc.
Decida si solo los administradores pueden crear carpetas enlazadas. Si se marca esta casilla de verificación, la opción Carpeta enlazada de la página Crear elemento quedará visible solamente para los administradores de sitios y, si cuentan con permiso para definir conexiones de Documentum Server en sus comunidades, para los administradores de comunidades.
Si se ha activado Solo los administradores pueden crear carpetas enlazadas, la misma opción se desactiva para los administradores de comunidades a menos que puedan definir conexiones de Documentum Server en sus comunidades. Si una comunidad cuenta con su propia conexión de Documentum Server, el administrador de la comunidad puede decidir si restringirá la creación de carpetas enlazadas únicamente a los administradores.
Con la opción "Mostrar miniaturas de los archivos enlazados..." seleccionada, el icono de archivo de cualquier archivo enlazado a Documentum Server se sustituirá por su miniatura (que se muestra a la resolución nativa completa, normalmente 100x100) en un cuadro de elementos o para anexos (solo en la vista de iconos grandes).
Nota: Para mostrar miniaturas en listas de archivos enlazados de Documentum Server es necesario Documentum Media Services.
Decida si desea utilizar la opción Aceptar las credenciales de inicio de sesión que vengan de Documentum Server. Esta configuración controla si las aplicaciones WDK personalizadas pueden conectarse a un servidor de eRoom en nombre del usuario, sin que sea necesario ningún inicio de sesión adicional.
El repositorio en el que se autentican e inician sesión los usuarios depende de la configuración de los permisos de Documentum Server del miembro, ya que los miembros pueden tener o no tener acceso a todos o a algunos de los repositorios disponibles en la conexión de Documentum Server.
Consulte también: Iniciar sesión en un repositorio
Especifique la frecuencia con la que desea que el servidor de eRoom busque cambios en los archivos enlazados (en intervalos que oscilan entre cinco y sesenta minutos de separación, ambos valores incluidos). Esta opción determina la frecuencia con la que el Programador ejecuta la tarea en segundo plano para "Buscar cambios en los archivos enlazados". Cuanto mayor sea la frecuencia con la que se ejecute esta tarea, más minuciosa será la búsqueda de cambios realizada. Por ejemplo, si varias personas modifican el mismo archivo en el transcurso de una hora y el Programador ejecuta esta tarea cada 60 minutos, sólo se detectará el cambio más reciente realizado durante esa hora.
Puede especificar una conexión de Documentum Server para el sitio que pueden utilizar todas las comunidades como conexión de Documentum Server predeterminada. Si los administradores de nuevas comunidades pueden "definir una conexión de Documentum Server", las comunidades individuales podrán utilizar la conexión predeterminada de todo el sitio, no utilizar ninguna conexión (si desactivan "Utilizar una conexión de Documentum Server en esta comunidad") o bien definir su propia conexión de comunidad. En caso contrario, las comunidades tendrán que utilizar la conexión predeterminada de todo el sitio, a menos que un administrador del sitio desactive "Utilizar una conexión de Documentum Server en esta comunidad" en una comunidad. Si no facilita una conexión de Documentum Server predeterminada de todo el sitio, las comunidades individuales pueden definir una personalizada, siempre que las conexiones de Documentum Server estén permitidas en el sitio y los administradores de nuevas comunidades puedan "definir una conexión de Documentum Server".
Marque la casilla de verificación con la etiqueta "Definir una conexión predeterminada para el sitio".
Especifique el nombre de inicio de sesión y la contraseña de la cuenta de Documentum Server dedicada (con privilegios de "superusuario" para cada repositorio seleccionado) que haya creado para que utilice eRoom.
Haga clic en el botón "probar" para comprobar si el nombre de la cuenta y la contraseña son válidos para todos los repositorios seleccionados. En la página Probar repositorios se muestran informes de estos resultados.
Nota: Si cambia esta cuenta para el sitio o la comunidad, debe actualizar en Documentum Server las notificaciones de eventos de los archivos enlazados existentes, con el fin de permitir la sincronización de las carpetas enlazadas.
Cuando se cambia esta cuenta, eRoom muestra la siguiente advertencia: "La cuenta de Documentum Server de la administración de eRoom ha cambiado. El contenido existente vinculado con Documentum Server debe actualizarse para continuar funcionando correctamente. Desde una línea de comando escriba: 'ERDMReconciler -e'. Tenga en cuenta que esta actualización puede demorarse bastante".
ERDMReconciler.exe se encuentra en el subdirectorio del servidor de eRoom, cuya ruta debe incluirse en la instrucción a menos que se trate del directorio actual.
Si existe un gran número de archivos enlazados, este comando podría tardar horas en ejecutarse. Por esta razón, eRoom no lo ejecuta de forma automática, sino que lo deja a discreción del administrador. Por ejemplo, podría ejecutar el comando fuera de las horas punta. No obstante, tenga en cuenta que durante el tiempo transcurrido entre el cambio de la cuenta de Documentum Server en eRoom y la ejecución de ERDMReconciler, es posible que eRoom no sincronice correctamente los archivos agregados o eliminados de las carpetas enlazadas.
Haga clic en "editar" para abrir la página Configurar docbrokers, en la que debe especificar el Docbroker principal y (de forma opcional) los Docbrokers de seguridad del sitio. De forma predeterminada, el docbroker principal no se lee en el archivo de configuración de DFC. Puede especificar varios docbrokers de seguridad introduciendo uno por línea en el cuadro de texto. Utilice la sintaxis nombreDocbroker:númeroPuerto. Para especificar el puerto predeterminado (1489), no introduzca ningún númeroPuerto. Cuando haga clic en "Aceptar", el botón "filtro" se activará para especificar los repositorios disponibles para el sitio.
Haga clic en "filtro" para abrir la página Filtrar repositorios, en la que puede seleccionar los repositorios que desee que estén disponibles en eRoom (se seleccionarán todos de forma predeterminada). Si quita la marca de la casilla de verificación de "(nuevos repositorios)", sólo estarán disponibles los repositorios que haya seleccionado (ejemplo). Por el contrario, si marca "(nuevos repositorios)", estarán disponibles todos los repositorios excepto aquellos que no haya seleccionado (ejemplo), incluyendo los repositorios nuevos que estarán disponibles más adelante mediante el uso de DocBroker.
Cuando haga clic en "Aceptar", los nombres de los repositorios seleccionados aparecerán junto a la etiqueta Repositorios disponibles .
Especifique la dirección URL de Webtop/DAM opcional (Documentum Server y Documentum Webtop versiones 5.1 o posteriores, solo Internet Explorer) y/o la dirección URL de WebPublisher. Al hacer esto se activan los comandos "Ir a Documentum Server" y "Propiedades del contenido" en los menús de archivos que aparecen al hacer clic con el botón secundario; estos comandos abren el cliente Webtop o WebPublisher.
Si dispone de una dirección URL del cliente Documentum para la conexión del sitio, puede permitir a los miembros del sitio el acceso a la página de búsqueda de Documentum Server desde eRoom marcando la casilla de verificación "Mostrar un enlace a la página de búsqueda de Documentum Server en la página de búsqueda del sitio de eRoom".
Seleccione qué dirección URL deberá utilizar la página de búsqueda de Documentum Server: URL de Webtop/DAM o URL de WebPublisher.
Especifique el repositorio para los miembros de eRoom mediante la búsqueda en Documentum Server.
Seleccione una etiqueta opcional para el enlace a esta ubicación que aparece en la página Buscar en todos los eRooms. Si está vacía, eRoom utiliza el nombre del repositorio.
Si tiene una dirección URL del cliente Documentum para la conexión de Documentum Server del sitio, puede requerir que los miembros especifiquen determinadas propiedades obligatorias para tipos de archivos específicos que se enlacen a Documentum Server desde eRoom. Si la casilla de verificación "Cuando se enlazan archivos a Documentum Server, se requieren las propiedades de éstos" está marcada, se abrirá el componente WDK Properties (Propiedades de WDK) en una ventana nueva por cada uno de esos archivos durante el proceso de enlace.
Si una comunidad cuenta con su propia conexión de Documentum Server, esta opción se puede definir en el nivel de la comunidad.
Para especificar qué tipos de documento tienen propiedades obligatorias, haga clic en "seleccionar" y elija los tipos de documento. La lista de tipos de documento es una lista global de las plantillas proporcionadas en el directorio "Plantillas de eRoom" (con distinción entre mayúsculas y minúsculas) en cada repositorio disponible en el sitio.
Si se requieren propiedades obligatorias cuando un archivo enlazado se agrega a un eRoom (manualmente o automáticamente porque se ha agregado a una carpeta enlazada o a una carpeta normal con una ubicación de Documentum Server predeterminada), eRoom realiza un seguimiento del estado de la propiedad obligatoria del documento en el repositorio. Los estados son los siguientes:
pendiente (aún no se han establecido propiedades obligatorias)
confirmado (las propiedades obligatorias se han definido correctamente)
cancelado (se ha cancelado el cuadro de diálogo Propiedades o se ha cerrado antes de proporcionarlas)
Al intentar ver, editar o copiar un archivo enlazado, el resultado depende del estado en el que se encuentre el documento:
pendiente: realice la operación solicitada de la forma normal
confirmado: realice la operación solicitada de la forma normal
cancelado: convierta el archivo en uno no enlazado
Consulte también: Modificar propiedades de los archivos enlazados de Documentum Server
En la página Comunidades, puede editar la configuración de la comunidad, editar una lista de miembros de la comunidad, bloquear una comunidad y eliminarla. También puede crear, exportar e importar comunidades, así como especificar las opciones de las comunidades nuevas.
En la página Comunidades de Configuración del sitio, haga clic en "comunidad nueva".
En la página Crear comunidad, introduzca un Nombre para la nueva comunidad y haga clic en "Aceptar".
eRoom creará la nueva comunidad y en la tabla aparecerá su entrada correspondiente.
En la tabla de comunidades se muestra el número de miembros y servicios de cada comunidad. Aquí se presentan las acciones que puede realizar mediante la tabla de comunidades.
Para... |
Haga clic en una fila... |
Acción |
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Abre la lista de miembros de la comunidad. |
|
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Abre la página Mensaje de bloqueo de la comunidad, en la que puede editar el mensaje predeterminado que aparece cuando los miembros (además de los administradores de sitios) intentan tener acceso a una página de la comunidad bloqueada. Haga clic en "Aceptar" para guardar el mensaje y bloquear la comunidad. |
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Quita la comunidad del sitio. Antes de poder eliminar una comunidad, primero tendrá que vaciarla de todos los servicios y miembros nativos que contenga.
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Consulte también: Administradores de comunidades para obtener más información sobre la selección de administradores de comunidad (en la página Miembros de Configuración de la comunidad).
Como administrador del sitio, puede bloquear comunidades por cualquier motivo (seguridad, administración o mantenimiento, por ejemplo).
Mientras una comunidad esté bloqueada, solo los administradores de sitio podrán realizar las siguientes actividades:
tener acceso a cualquier página de cualquier eRoom de la comunidad
buscar en la comunidad
crear eRooms o servicios en la comunidad
sincronizar con Outlook
hacer que los miembros nativos de la comunidad sean invitados de otra comunidad
editar la pertenencia de grupos nativos de la comunidad
editar información de miembro de los miembros nativos de la comunidad (salvo los permisos en aquellas comunidades en las que son invitados)
Diríjase a la página Comunidades de Configuración del sitio.
En la fila de la comunidad que desee bloquear, haga clic en "bloquear".
En la página "Mensaje de bloqueo de la comunidad", puede personalizar el mensaje de error que se mostrará cuando los usuarios traten de realizar alguna de las actividades restringidas de la lista anterior.
Haga clic en "Aceptar".
En la tabla de comunidades, 
aparece junto al nombre de una comunidad bloqueada y la palabra "desbloquear" sustituye a "bloquear", como se muestra a continuación:
En las páginas Mis eRooms, las comunidades bloqueadas y los eRooms de esas comunidades aparecen con la etiqueta "(bloqueado)" y un símbolo de candado () sustituye al indicador de leído/no leído de un eRoom en una comunidad bloqueada.
Si algún usuario distinto del administrador del sitio intenta tener acceso a páginas de una comunidad bloqueada, se mostrará un mensaje de error antes de que sea redirigido a Mis eRooms.
Especifique la configuración que desee que tengan todas las comunidades nuevas. Como administrador del sitio, puede cambiar esta configuración más adelante en Configuración de la comunidad. Los administradores de comunidades sólo pueden cambiar algunos valores de configuración, en función de la configuración del sitio correspondiente.
Nota: Los cambios en estos valores de configuración no afectan a las comunidades existentes, sólo a las nuevas.
Especifique uno de los niveles de privacidad siguientes para las comunidades nuevas:
Pública: la comunidad y sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio. Sus miembros pueden seleccionarse como invitados de otras comunidades.
Restringidas: ni la comunidad ni sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio, pero sus miembros se pueden agregar por nombre como invitados a otras comunidades.
Privada: la comunidad y sus miembros no aparecen en la lista de miembros del sitio y sus miembros no se pueden agregar como invitados de otras comunidades.
Nota: Si una comunidad tiene una lista de miembros confidencial, es recomendable que la comunidad sea privada para asegurar la confidencialidad. De lo contrario, los administradores de otras comunidades podrán ver la lista de miembros (o buscar sus nombres) cuando agreguen invitados a sus comunidades, incluso si son invitados de la comunidad y no tienen permiso para "poder ver la lista de miembros de la comunidad".
Especifique las reglas que se aplicarán a las comunidades nuevas. Esta configuración también aparece en Configuración de la comunidad pero sólo puede cambiarla el administrador del sitio.
Regla |
Cuando está activado (casilla de verificación marcada) |
Configuración inicial |
|
Pueden crearse miembros en la comunidad. En caso contrario, cuando esta opción está desactivada, sólo se permiten en la comunidad invitados y miembros de directorio de pertenencia externa y toda la IU para la creación de miembros estará desactivada. Nota: Un administrador del sitio puede agregar miembros locales a una comunidad incluso si la opción puede tener miembros locales no se ha establecido en "Activado". |
Activado |
|
|
requieren que las direcciones de correo electrónico se utilicen como nombres de inicio de sesión |
Requiere que los nuevos miembros locales y todos los miembros externos tengan dirección de correo electrónico y que la usen como nombre de inicio de sesión. La activación de esta opción es una forma de asegurarse de que los nombres de inicio de sesión son exclusivos. Si esta opción de configuración está activada y ya hay miembros locales, esos miembros podrán seguir utilizando sus nombres de inicio de sesión para iniciar sesión en el sitio. Por otro lado, los miembros externos existentes, tendrán que utilizar sus direcciones de correo electrónico como nombres de inicio de sesión tras la siguiente sincronización de directorios. |
Desactivado |
Puede activar o desactivar estos permisos para los administradores (de comunidad) en las comunidades nuevas. Cuando un permiso está desactivado, los controles correspondientes en Configuración de la comunidad y Configuración del servicio se desactivarán para todos los usuarios excepto para el administrador del sitio.
Nota: Como administrador del sitio, puede seleccionar los administradores de comunidades iniciales para cada comunidad.
Permiso |
Cuando está activado (casilla de verificación marcada) |
Configuración inicial |
|
Los administradores de comunidades pueden crear e importar servicios en sus comunidades. |
Activado |
|
|
Los administradores de comunidades pueden crear y editar conexiones de directorio de pertenencia externa. |
Desactivado |
|
|
Los administradores de comunidades y los coordinadores (con permisos para modificar la lista de miembros de la comunidad) pueden agregar invitados o eliminar invitados de la lista de miembros de la comunidad. |
Activado |
|
|
Los administradores de comunidades pueden cambiar el nombre de los servicios en sus comunidades. |
Activado |
|
|
Los administradores de comunidades pueden regenerar índices de servicios (para buscar contenido en eRoom) en sus comunidades. En caso contrario, será un proceso en segundo plano que se ejecuta automáticamente, de acuerdo con la configuración del Programador. |
Activado |
|
|
Los administradores de comunidades pueden cambiar el límite de tamaño predeterminado de los nuevos eRooms en sus comunidades. |
Desactivado |
|
|
Los administradores de comunidades pueden:
Con este permiso desactivado (casilla de verificación sin marcar), las comunidades tienen que utilizar la conexión de Documentum Server de todo el sitio y todos los miembros que tengan los derechos de acceso adecuados tanto en eRoom como en Documentum Server podrán crear y editar enlaces de Documentum Server. |
Desactivado |
Puede definir una cantidad máxima predeterminada de espacio en disco que pueden utilizar los eRooms nuevos en las comunidades nuevas. El valor predeterminado es "Ninguno" o sin límite. A menos que tenga restricciones de espacio en el sitio, puede dejar este cuadro en blanco. En caso contrario, introduzca el número del espacio en disco máximo en unidades de MB.
El tamaño de un eRoom viene determinado por el tamaño de los archivos que contiene, incluyendo los elementos de la papelera de reciclaje. Cuando se aplica un límite de tamaño a un eRoom, los miembros no pueden agregar elementos que superen el límite del eRoom.
Para aplicar un límite de tamaño a todas las comunidades y eRooms existentes (no sólo a los nuevos), haga clic en "son aplicables a las comunidades ya existentes y a los eRooms". Si así lo hace, los miembros de cualquier eRoom que supere el límite no podrán crear elementos o archivos nuevos hasta que se reduzca el tamaño del eRoom por debajo del límite.
Una configuración del sitio relacionada permite decidir si los administradores de comunidades nuevas pueden cambiar los límites de tamaño de eRoom.
En la página Miembros, haga clic en "lista de miembros del sitio" para ver todos los miembros del sitio. En la lista de miembros del sitio, puede eliminar miembros o combinar cuentas duplicadas (si resulta necesario). En la sección Comunidades de la lista de miembros del sitio, haga clic en el nombre de una comunidad para que se abra su lista de miembros de la comunidad. Desde una lista de miembros de comunidad, puede mover miembros a otra comunidad.
Además, en la página Miembros de Configuración del sitio, puede establecer los permisos iniciales de los miembros en comunidades nuevas. Según el permiso que tengan, los miembros se incluirán en un grupo de permisos en sus comunidades que tendrá ese mismo nombre. Los administradores de comunidades individuales pueden cambiar más adelante los miembros que componen cada grupo de permisos.
Nota: Como administrador del sitio, puede seleccionar los miembros del grupo de administradores de comunidades para cada comunidad.
Permiso |
Cuando está activado (casilla de verificación marcada) |
Configuración inicial |
|
Los miembros en este grupo de permisos pueden crear eRooms desde sus páginas Mis eRooms. Este permiso concede de forma implícita el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad de forma que los creadores de eRoom pueden agregar miembros de comunidad a sus listas de miembros de eRoom. |
Activado |
|
|
Los miembros de este grupo de permisos pueden crear grupos en la lista de miembros de la comunidad, incluso si no tienen el permiso Puede modificar la lista de miembros de la comunidad. Este permiso concede de forma implícita el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad de forma que los creadores de grupos pueden agregar miembros de comunidad a los grupos que crean. Un creador de grupos no puede:
Los coordinadores que tienen este permiso pueden crear grupos en sus eRooms. |
Desactivado |
|
|
Este permiso permite que:
No permite que los coordinadores o creadores de grupos modifiquen la lista de miembros de la comunidad. |
Activado |
|
|
Los miembros de este grupo de permisos pueden modificar la lista de miembros de la comunidad: agregar o eliminar miembros, grupos o invitados (si el administrador del sitio ha activado la configuración de comunidad correspondiente que lo permite). Los miembros que tienen este derecho:
|
Desactivado |
|
|
Los miembros de este grupo de permisos pueden cambiar las contraseñas de los miembros locales y desbloquear cuentas bloqueadas (no tendrán el permiso de modificar otra información de miembro como la activación de cuentas desactivadas, la concesión de permisos o la modificación de direcciones de correo electrónico). Este permiso concede, de forma implícita, el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad. |
Desactivado |
Consulte también: Administrar miembros como administrador de sitios para obtener más información sobre la eliminación y transferencia de miembros y grupos locales de la comunidad y sobre la combinación de cuentas duplicadas.
En esta sección, se realiza un seguimiento de:
el número total de licencias de eRoom del sitio (Número total de licencias del sitio)
el número total de miembros activos (Total en la parte inferior de la columna Miembros activos)
el número total de licencias disponibles (Licencias disponibles)
el número de licencias desglosado por comunidad (en la columna Miembros activos)
el número total de licencias asignadas a cada comunidad (en la columna Límite de licencias)
Los miembros de eRoom sólo utilizan licencias en sus comunidades principales (y no en todas las comunidades en las que participan como invitados). Puede permitir que las comunidades utilicen licencias conforme las vayan necesitando o bien limitar el número de licencias que puede solicitar cada comunidad del total de licencias disponibles.
Haga clic en "agregar una cadena de licencia".
En la página Agregar cadena de licencia, escriba la nueva cadena de licencia.
Haga clic en "Aceptar".
En la tabla de comunidades, puede especificar un límite de licencia para cada comunidad en el campo "Límite de licencias". El número total de licencias asignadas a una comunidad no puede ser inferior que el número de licencias utilizadas por esa comunidad. Deje el valor "Ninguno" en el campo si desea que una comunidad utilice las licencias que vaya necesitando del total de licencias disponibles.
Cuando un miembro se transfiere de una comunidad a otra, la licencia del miembro, si tiene alguna, también se transferirá siempre que la comunidad de destino tenga licencias suficientes para todos los miembros transferidos.
Los miembros que nunca han iniciado sesión en un eRoom no ocupan licencias, por lo que su número de licencias no limita el número de cuentas que puede crear. Este esquema de licencias permite agregar un mayor número de miembros potenciales que números de licencia hay.
Cuando un miembro inicia sesión se le asigna una licencia que no quedará libre hasta que ese miembro sea eliminado se desactive o se cambie el directorio de autenticación al que está conectado.
Si un miembro intenta iniciar sesión por primera vez y no hay más licencias disponibles, aparecerá un mensaje de error indicándole que se ponga en contacto con el administrador.
Puede utilizar las opciones de la página Contraseñas para aumentar la seguridad del sitio.
Inicialmente, esta opción está desactivada y el botón para cerrar la sesión no aparece en las páginas de eRoom. Los miembros de eRoom simplemente cierran la ventana del explorador para finalizar la sesión.
Si se activa esta opción, los miembros podrán finalizar la sesión de eRoom mediante el botón cerrar sesión en cualquier página de eRoom que tenga una barra de control (incluida la página Mis eRooms, pero no así las páginas de asistentes, configuración o cuadros de diálogo). Cuando el botón para cerrar la sesión está disponible, los miembros no pueden guardar contraseñas entre inicios de sesión de eRoom y la opción que lo permite está desactivada.
Al hacer clic en "cerrar sesión" ocurre lo siguiente:
se eliminan todas las cookies de eRoom: la cookie de sesión que proporciona el ID de sesión y la cookie permanente, que guarda el nombre de inicio de sesión, la contraseña (cifrada) y la opción de cliente (explorador o componente). Esto implica que los miembros tendrán que volver a introducir su nombre de inicio de sesión y contraseña cada vez que inicien sesión en eRoom, así como elegir si desean utilizar el explorador o el complemento.
(solo en el componente) se eliminan todos los archivos en caché y los archivos descargados para visualización o edición. Si un miembro no ha cargado algún archivo que hubiera descargado y modificado, se mostrará un mensaje para preguntarle si desea mantener abierta la sesión (opción inicial) o abandonar los cambios y cerrar la sesión. Si decide cerrar la sesión, los archivos se eliminarán, las reservas de edición se liberarán y se cerrará su sesión. No obstante, si hay algún archivo abierto en una aplicación que mantenga bloqueado el archivo (como una aplicación de Microsoft Office), no se podrá efectuar el cierre de sesión. En ese caso, debe omitir el error, cerrar la aplicación y el archivo y, a continuación, hacer clic en "cerrar sesión" de nuevo.
El cierre de sesión no afecta a los archivos de la carpeta Archivos de eRoom para la edición sin conexión (es decir, los archivos reservados explícitamente para edición mediante la página Control de acceso).
se muestra la página Cerrar sesión, donde se confirma que la sesión de eRoom ha finalizado y se incluye un enlace a la página Inicio de sesión de eRoom.
Inicialmente, esta opción está desactivada. Cuando esta opción está activada, la página Inicio de sesión incluye la casilla de verificación Guardar contraseña. Si marcan la casilla Guardar contraseña, los miembros no tendrán que volver a introducir sus contraseñas cada vez que inicien sesión en el sitio. En ese caso, eRoom guarda en el cliente las contraseñas cifradas de los miembros para utilizarlas de un inicio de sesión a otro.
Cuando el botón Cerrar sesión está activado para el sitio, esta opción se desactiva y los miembros no pueden guardar sus contraseñas en la página Inicio de sesión.
Nota: Aunque resulta una función cómoda para los miembros del sitio, debe tomar en consideración el riesgo potencial de que usuarios no autorizados obtengan acceso a los eRooms mediante un sencillo clic en "Aceptar" en la página Inicio de sesión.
Los directorios de pertenencia externa determinan las reglas de contraseña que se aplican a sus miembros. Sin embargo, puede administrar las normas de creación de contraseñas para los miembros locales de la comunidad mediante estos parámetros de configuración.
Regla |
Cuando está activado (casilla de verificación marcada) |
Configuración inicial |
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Los miembros deben cambiar sus contraseñas la primera vez que inicien sesión. |
Los miembros deben cambiar las contraseñas la primera vez que inicien sesión. |
Desactivado |
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Los miembros podrán cambiar más adelante sus propias contraseñas. |
Permite a los miembros cambiar sus propias contraseñas en sus páginas Información de miembro. |
Activado |
|
Los miembros deben cambiar sus contraseñas cada n meses. |
Especifique el número de meses (n) tras los cuales los miembros deberán cambiar sus contraseñas. |
Desactivado |
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Activa la recuperación de la contraseña para los miembros locales que olvidan sus contraseñas. Esta opción requiere que esté activada la regla Los miembros podrán cambiar más adelante sus propias contraseñas. |
Activado |
|
|
Las contraseñas deben tener al menos n caracteres. |
Especifique el número mínimo de caracteres (n) que deben contener las contraseñas de los miembros. |
Desactivado |
|
Las contraseñas se deben distinguir por su "complejidad". |
Los miembros deben elegir contraseñas "complejas", es decir, contraseñas que tengan al menos ocho caracteres y que contengan una combinación de letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos (deben cumplir al menos tres de los cuatro criterios). |
Desactivado |
|
Cuando se crean miembros, las contraseñas iniciales las proporciona
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Las contraseñas de los miembros las define inicialmente su creador, de una en una, o su creador o los miembros, con la creación por lotes disponible. En este primer caso, los creadores de miembros pueden definir contraseñas para cada miembro nuevo de manera individual. En el último caso, los creadores de miembros tienen la opción de definir las contraseñas de manera individual o bien dejar el campo de contraseña en blanco para que las definan los miembros pertinentes. Cuando los miembros pueden definir sus propias contraseñas, los creadores de miembros puede crear varios miembros al mismo tiempo, en lugar de hacerlo de uno en uno. |
su creador, de una en una |
eRoom comprueba las reglas de cambio de contraseña después de que los miembros hagan clic en "Aceptar" en la página de inicio de sesión, pero antes de que aparezca su página Mis eRooms. El cuadro de diálogo Cambiar contraseña aparecerá automáticamente si se cumple alguna de las siguientes condiciones:
Ha caducado la contraseña del miembro.
La casilla de verificación para cambiar la contraseña en el primer inicio de sesión está marcada y el miembro no la ha cambiado aún.
Se ha especificado una longitud mínima de contraseña y ésta es demasiado corta.
En todos los casos mencionados arriba, los miembros deben seleccionar contraseñas nuevas para entrar en el sitio.
eRoom bloquea las cuentas cuando se realiza un número establecido de intentos de inicio de sesión o de intentos de recuperar una contraseña. Cuando se bloquea la cuenta de un miembro, ese miembro no tendrá acceso al sitio hasta que se desbloquee la cuenta.
intentos de inicio fallidos en: especifique el número de veces (n) en un período de tiempo determinado (n número de minutos) que los miembros pueden intentar sin éxito iniciar sesión antes de que se bloqueen sus cuentas.
También puede especificar cuántas cuentas bloqueadas por demasiados intentos de inicio fallidos podrán desbloquearse: por el administrador del sitio y los miembros que puedan definir contraseñas o bien automáticamente trasn minutos.
intentos fallidos para recuperar una contraseña: especifique el número de veces (n) que los miembros pueden intentar sin éxito recuperar una contraseña antes de que se bloqueen sus cuentas.
Cuando se bloquea una cuenta por este motivo, sólo la podrá desbloquear manualmente el administrador del sitio, el administrador de la comunidad u otros miembros que tengan permiso para definir contraseñas.
Seleccione los medios que utilizará el Monitor de eRoom para autenticar contraseñas de miembros.
Autenticar contraseñas de miembros |
Cuando está activada (botón de opción seleccionado) |
Configuración inicial |
|
directamente al servidor de eRoom |
El Monitor autentica los usuarios de eRoom con su propio cuadro de diálogo de inicio de sesión. |
Activado |
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a través de un servidor proxy de seguridad que requiere una interfaz HTML |
El Monitor autentica los usuarios de eRoom mediante una directiva de autenticación de terceros. |
Desactivado |
|
a través de certificados |
El Monitor autentica los usuarios de eRoom mediante los certificados de seguridad que utiliza el sitio. |
Desactivado |
Especifique si El Monitor puede guardar contraseñas encriptadas de forma que una vez iniciada la sesión en un sitio, los usuarios no tengan que volver a iniciarla para utilizar el Monitor. Si la opción "a través de certificados" está seleccionada, este parámetro no estará seleccionado ni habilitado.
Si el sitio utiliza RSA SecurID®, especifique los miembros que tienen que autenticarse mediante SecurID: Todos o Miembros seleccionados. Haga clic en para abrir la lista de miembros del grupo de miembros de SecurID y agregar miembros o quitarlos de ese grupo.
Para activar la administración de derechos para un sitio de eRoom, debe especificar una configuración en la página Administración de derechos de Configuración del sitio
Importante: Necesita un servidor de políticas IRM aparte para cada sitio de eRoom en el que desee activar la administración de derechos.
Seleccione esta opción para permitir que las comunidades del sitio activen opcionalmente administración de derechos en sus eRooms.
Inicialmente este parámetro está desactivado. Si nunca se selecciona, no se muestran opciones de administración de derechos para un eRoom, una carpeta o archivos utilizables en el sitio.
Si administración de derechos está activada en un sitio, puede desactivarla quitando la marca de esta opción y guardando la Configuración del sitio. En este caso, administración de derechos está desactivada en todos los eRooms de todas las comunidades del sitio.
Mientras administración de derechos esté desactivada, no se puede proteger ningún contenido utilizable nuevo del sitio. Sin embargo, los archivos protegidos existentes permanecen protegidos y de todas formas puede editar sus políticas reales. Una vez que administración de derechos está desactivada, las políticas de eRoom y de carpeta ya no afectan a los archivos que contienen. Por lo tanto, las políticas reales de los archivos protegidos pueden ser distintas a las políticas vigentes mientras administración de derechos estuvo activada. Los archivos protegidos existentes se seguirán identificando (en la vista de iconos grandes) con un símbolo de "protegidos" (
), y con una indicación en las páginas de Control de acceso. Los archivos nuevos no tienen opciones de administración de derechos.
Si administración de derechos está desactivada en un sitio, puede volver a activarla seleccionando esta opción y guardando la Configuración del sitio. En este caso, la administración de derechos se vuelve a activar en todos los eRooms de todas las comunidades del sitio que usaron administración de derechos antes de que se desactivara.
Si cualquier eRoom o carpeta está configurada para proteger archivos automáticamente, todos los archivos de Microsoft Office y Adobe Acrobat existentes y sin protección de dicho eRoom o carpeta se protegen automática y permanentemente mediante una política de administración de derechos.
Especifique el nombre del servidor y el número de puerto del servidor de políticas IRM para el sitio.
Si no especifica un número de puerto, eRoom usa 443 como el puerto predeterminado.
Importante: Debido a la relación uno a uno entre un sitio de eRoom y un servidor de políticas IRM, el nombre del servidor de políticas debe ser coherente para un sitio. Si el nombre del servidor de políticas cambia en el futuro, los usuarios no podrán abrir el contenido de un archivo protegido. Por lo tanto, durante las fases de prueba de una distribución de eRoom/IRM, por ejemplo, los administradores deben decidir si los archivos protegidos agregados al desarrollo de eRoom y entornos de fases se desplazarán al entorno de producción. De ser así, el servidor de políticas IRM utilizado durante el desarrollo y las fases debe ser el mismo utilizado en producción.
Especifique el nombre de inicio de sesión y contraseña de la cuenta administrativa que eRoom utiliza para conectarse al servidor de políticas IRM con un nombre. Esta cuenta no necesita ser una cuenta de administrador y puede ser cualquier usuario creado de la siguiente manera:
Cree un usuario en el servidor IRM.
Cree un grupo con el usuario creado como miembro.
Conceda los siguientes permisos mínimos para el grupo creado: Ver, Proteger y Eliminar propio.
Haga clic en "probar" para verificar la conexión del sitio con el servidor IRM usando la configuración en los campos Nombre de servidor, número de Puerto, Nombre de inicio de sesión y Contraseña. Si eRoom se conecta con el servidor de políticas IRM, un mensaje le avisa que la conexión tuvo éxito. De lo contrario, aparece el mensaje de error apropiado.
Utilice la página Aprovisionamiento para definir las reglas de aprovisionamiento del sitio.
La instalación avanzada de eRoom permite que los sitios de eRoom de gran tamaño tengan varios servidores Web, de archivos, de bases de datos y de índices. Cada servidor alberga los eRooms o archivos de varios servicios. Puede definir reglas de aprovisionamiento que determinen qué conjunto de servidores gestionará los archivos y servicios de los eRoom. El aprovisionamiento puede ser manual (especificación explícita de servidores o servicios) o automático.
Si es automático, los eRooms y servicios se podrán crear en función de las reglas de un grupo de aprovisionamiento particular. Los grupos de aprovisionamiento permiten a los administradores y creadores de eRoom agrupar los recursos en función de los diferentes tipos de eRooms o servicios. Puede volver a etiquetar grupos de aprovisionamiento para que reflejen la categoría que utiliza para agrupar conjuntos de eRooms o servicios.
Por ejemplo, para gestionar eRooms en función de las divisiones geográficas de la empresa, podría etiquetar sus grupos de aprovisionamiento como "ubicaciones" y definir las diferentes ubicaciones para Norteamérica, Pacífico asiático y Europa. Cuando los usuarios creen eRooms, seleccionarán las "ubicaciones" que van a utilizar y eRoom aprovisionará a los eRooms en función de los servidores, comunidades y servicios que tienen asignados esas ubicaciones.
Tome las decisiones de creación de grupos de aprovisionamiento en función de los recursos del servidor y del modo en que desea asignarlos para que los utilicen los eRooms y los servicios.
Consulte también: Mover o reaprovisionar un servicio en Administración de comunidades
Una forma de utilizar los grupos de aprovisionamiento es proporcionar eRooms de plantilla para usuarios. Por ejemplo, supongamos que define dos estilos de eRoom (grupos de aprovisionamiento) denominados "Ejecutivo" y "Contratista" y asigna ambos a una comunidad denominada "Corporación". En esa comunidad, crea un servicio denominado "Solo ejecutivos" a la que asigna el estilo "Ejecutivo" y otro servicio denominado "Solo contratistas" a la que asigna el estilo "Contratista". En cada servicio, crea un eRoom utilizando el estilo correspondiente. En los eRooms, ofrece una variedad de elementos acordes con el estilo del eRoom. Por ejemplo, podría denominar el eRoom del estilo "Ejecutivo" como "Espacio de trabajo ejecutivo" y podría diseñarlo con una variedad de herramientas de planificación y análisis (calendario, plan del proyecto, hoja de cálculo, etc.). Una vez que haya creado los eRooms, defínalos como plantillas. La próxima vez que cree (o lo haga un miembro con el permiso "Puede crear eRooms") un eRoom en la comunidad "Corporación", podrá seleccionar entre el estilo "Ejecutivo" o "Contratista". Según la elección realizada, el asistente de eRoom presentará el eRoom de plantilla asociado con ese estilo.
Seleccione si el aprovisionamiento de los eRooms y servicios en el sitio será automático o manual.
Si el modo de aprovisionamiento es automático, puede utilizar los grupos de aprovisionamiento para determinar si crear servicios y eRooms o elegir servidores para las páginas Mis eRooms.
Si el modo es manual, puede utilizar los grupos de aprovisionamiento para elegir servidores para las páginas Mis eRooms.
Consulte también:
Para crear un nuevo servicio en Administración de comunidades que describe cómo la configuración del aprovisionamiento afecta a la tarea de crear servicios.
Crear eRooms para obtener más información sobre cómo la configuración de aprovisionamiento afecta a la tarea de crear eRooms.
En la tabla "Grupos de aprovisionamiento" se muestra el nombre de cada grupo de aprovisionamiento en el sitio y los servidores y comunidades a los que está asignado. Cuando se crean grupos de aprovisionamiento nuevos, aparecen en esta tabla. A continuación se presentan las acciones que puede realizar mediante esta tabla.
Para... |
Haga clic en una fila... |
Acción |
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Se abrirá la página Editar grupo de aprovisionamiento. |
|
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Quita el grupo de aprovisionamiento del sitio. |
Para agregar un grupo de aprovisionamiento, haga clic en 
. Se abrirá la página Agregar grupo de aprovisionamiento.
O bien, para editar un grupo de aprovisionamiento, haga clic en 
junto al nombre. Se abrirá la página Editar grupo de aprovisionamiento.
Escriba o edite un Nombre, una Descripción (opcional) y un Sobrenombre para el grupo de aprovisionamiento.
La descripción permite a los administradores de sitios registrar cualquier detalle sobre el grupo de aprovisionamiento.
El sobrenombre se utiliza en el nombre de un servicio que se ha creado automáticamente (en el asistente para crear eRooms) al no haber otros servicios para el grupo de aprovisionamiento seleccionado. Si resulta necesario, se agrega un número para que el nombre sea único al crear en el servicio una dirección URL que conduzca a los eRooms.
Seleccione los servidores y comunidades a los que desee asignar el grupo de aprovisionamiento.
Estos serán los servidores y comunidades que se utilizarán para crear eRooms y servicios en el sitio. Realice las selecciones de los servidores teniendo en cuenta lo ocupado que estarán algunos tipos de eRooms o comunidades y el tamaño que ocuparán.
Haga clic en "Aceptar" para agregar el grupo de aprovisionamiento a la tabla o para que se apliquen los cambios realizados.
Puede sustituir la etiqueta "Grupos de aprovisionamiento" por un término que describa mejor el uso que va a tener (como "Ubicación" o "Departamento"). El término nuevo será el que vean los miembros, en lugar de "Grupos de aprovisionamiento", cuando creen eRooms y servicios. Un término más descriptivo ofrece un contexto mejor a los miembros y puede fomentar una mayor conformidad con la estrategia de aprovisionamiento.
Escriba un término nuevo en el cuadro "Etiquetar el campo Grupo de aprovisionamiento:"
Cuando elimine un grupo de aprovisionamiento, éste se quitará de todas las listas en las que aparezca (por ejemplo, en los asistentes Crear eRoom y Crear servicio). Los archivos o bases de datos en los servidores a los que estaba asignado ese grupo no se volverán a aprovisionar y los servicios existentes en comunidades a los que estaba asignado el grupo no se moverán, ni tampoco se podrá crear más adelante ningún elemento etiquetado con ese grupo de aprovisionamiento en esos servidores o comunidades.
eRoom 7 puede registrar sesiones y estadísticas de uso en una base de datos de uso de todo el sitio y ofrecer informes administrativos basados en el Web. También puede exportar los informes de uso como hojas de cálculo de Excel separadas por comas.
Consulte: Informes de uso
El Programador de eRoom es un proceso en segundo plano que se ejecuta en los servidores del sitio. El Programador se ejecuta diariamente al igual que las tareas en segundo plano en períodos de 24 horas.
Las tareas nocturnas se ejecutan normalmente durante la noche, pero puede elegir un momento específico para ejecutarlas. Para hacerlo, especifique una hora en el cuadro con la etiqueta "Ejecutar las tareas alrededor de las".
Las tareas en segundo plano se ejecutan en función de los intervalos establecidos en el cuadro de diálogo Server Tuning Settings (Configuración de ajuste del servidor) en el complemento MMC de eRoom.
solo en la instalación avanzada de eRoom: La tabla Programador incluye una fila para cada servidor del sitio (las tareas en segundo plano se pueden especificar independientemente para cada servidor).
Para activar o desactivar cada tarea de forma independiente, marque o quite la marca de la correspondiente casilla de verificación (de manera predeterminada estarán activadas todas las tareas).
Cuándo |
Tarea del Programador |
Descripción |
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Enviar notificaciones por correo electrónico |
Los miembros de eRoom pueden solicitar informes de cambios nocturnos de cada eRoom en los que se indique los elementos cambiados en ese eRoom durante el día anterior. Para que funcione esta opción, también tiene que introducir el nombre del servidor de correo SMTP en la página Correo electrónico de Configuración del sitio. |
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Si está utilizando directorios de empresas en alguno de los servicios del servidor, el Programador sincronizará automáticamente con los directorios una vez al día, eliminando los miembros obsoletos y agregando los nuevos a los servicios adecuados. Para sincronizar inmediatamente todas las conexiones de directorio del sitio, en lugar de esperar a la sincronización nocturna, haga clic en "ahora". |
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Reconciliar cuentas de mensajería instantánea (sólo con eRoom Instant Messaging Integration Services) |
El programador ejecuta una tarea de reconciliación diaria para obtener el último total de miembros que utilizan las redes de MI, así como los que esperan aprovisionamiento. La tarea sólo se ejecuta en el servidor predeterminado de eRoom (el seleccionado para las sincronizaciones nocturnas). Si se producen errores durante la reconciliación o no hay suficientes identidades para aprovisionar a todos los usuarios, se envía un correo electrónico al administrador para informarle de los errores (por ejemplo: no se puede conectar con la puerta de enlace). |
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Comprobar todos los enlaces de Documentum Server (solo eRoom Enterprise) |
El Programador comprueba y elimina cualquier enlace roto entre eRoom y el repositorio de Documentum Server. Para comprobar inmediatamente todos los enlaces de Documentum Server que haya en el sitio, en lugar de esperar a la sincronización nocturna, haga clic en "ahora". |
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Activar la recuperación del sitio |
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Enviar notificaciones por correo electrónico inmediatas |
Los miembros de eRoom pueden solicitar notificaciones por correo electrónico inmediatas cuando se cambie un elemento específico. |
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Comprobar el correo electrónico enviado a las bandejas de entrada |
eRoom activa de manera predeterminada las bandejas de entrada para recibir correo electrónico. Si esta opción está seleccionada, el Programador entregará los mensajes de correo electrónico a las bandejas de entrada de los eRooms. Para impedir que todas las bandejas de entrada del servicio reciban correos electrónicos, quite la marca de esta casilla de verificación. (Para recibir correo electrónico, también debe crear una cuenta de correo para el servicio e introducir su dirección en el cuadro Dirección de envío en la sección Bandejas de entrada de la página Configuración del servicio). |
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Indizar los archivos nuevos (para búsquedas de texto completo) |
Cuando se agregan archivos nuevos a los eRooms, el Programador los indiza para que puedan incluirse en las búsquedas de eRoom. Si lo desea puede regenerar por completo el índice de archivos de un servicio en Configuración del servicio. |
|
|
Buscar cambios en los archivos enlazados (solo eRoom Enterprise) |
Para mantener la coherencia entre los archivos enlazados de Documentum Server en eRoom y las copias principales de los archivos correspondientes en el repositorio, el Programador comprueba en los archivos enlazados de Documentum Server si se han producido cambios en el contenido o los metadatos, tanto en el eRoom como en Documentum Server, y marca los enlaces modificados en eRoom para enviar notificaciones y como información no leída. Cuando se detectan cambios, eRoom también actualiza el índice de texto completo. El intervalo entre estas comprobaciones se especifica en la sección Conexión de Documentum Server de Configuración del sitio. |
La configuración de la página Correo electrónico especifica cómo gestiona eRoom el correo electrónico saliente para enviarlo a los miembros de eRoom y el entrante recibido en las bandejas de entrada de los eRooms.
Nota: A partir de eRoom 7.2, eRoom utiliza SMTP en lugar de POP3. Consulte la información que figura más abajo para obtener más información sobre cómo afecta este cambio a las direcciones de correo electrónico de las bandejas de entrada existentes.
El Programador de eRoom utiliza el servidor de correo SMTP para enviar informes de cambios, invitaciones a eRooms y sitios y avisos por correo electrónico.
Especifique el nombre del servidor SMTP y el número del puerto.
En el cuadro Nombre del remitente, especifique qué verán los miembros en el campo "de" cuando eRoom les envíe el correo electrónico (informes de cambios, invitaciones y alertas).
Facilite en el cuadro Dirección para errores la dirección de correo electrónico (normalmente la suya) de la persona que recibirá los informes de error del sitio. Si el Programador tiene problemas al enviar los informes de cambios o al comprobar los directorios, eRoom enviará un correo electrónico a esta dirección en el que describirá el error.
Tras introducir un nombre de servidor SMTP y una dirección de correo electrónico para los informes de errores, haga clic en "prueba" para asegurarse de que funciona.
Si el servidor SMTP lo admite, puede utilizar la opción de eRoom Usar relevos que permite que el correo parezca que lo ha enviado otra persona distinta del verdadero remitente.
eRoom necesita su propio e independiente servidor SMTP para que las bandejas de entrada de eRoom puedan recibir correo electrónico.
Decida si los miembros de eRoom pueden crear bandejas de entrada nuevas en el sitio. La selección de Permitir la creación de bandejas de entrada en el sitio ofrece a los administradores de comunidades la opción de permitir o impedir la creación de bandejas de entrada nuevas. Si se quita la marca de esta casilla no se podrán crear bandejas de entrada en todo el sitio (y se desactivará la opción en el nivel de la comunidad). Las bandejas de entrada existentes, sin embargo, continúan funcionando, incluso si los miembros no pueden crear nuevas.
Si permite las bandejas de entrada en el sitio, especifique el dominio de la dirección de correo electrónico de todas las bandejas de entrada nuevas (o copiadas y pegadas).
Sólo en la instalación avanzada de eRoom: Seleccione el servidor en el que está instalado el servicio SMTP de IIS. (El servicio de SMTP sólo tiene que estar instalado en un servidor de eRoom por sitio).
En función de la configuración del correo, es posible que tenga una "puerta de enlace" corporativa que distribuya todo el correo procedente de Internet a los distintos servidores de correo internos. Es posible que otras configuraciones no dispongan de una puerta de enlace, en cuyo caso el servidor de eRoom DMZ recibirá el correo electrónico directamente. Si las bandejas de entrada del sitio reciben el correo desde fuera de un servidor de seguridad, el servidor de eRoom o la puerta de enlace de correo en el interior de la DMZ deben tener una DNS que reconozca el dominio de la dirección de correo electrónico para las bandejas de entrada del sitio de eRoom.
Póngase en contacto con el departamento de TI para determinar el método que desea utilizar para que el servidor SMTP esté disponible en los clientes internos y externos de correo electrónico.
Cuando actualice el sitio a la versión 7.2, eRoom convertirá las bandejas de entrada de POP3 en bandejas de entrada de SMTP. En consecuencia, las direcciones de las bandejas cambian de la siguiente forma:
Las direcciones de correo electrónico de las bandejas de entrada anteriores a la versión 7.2 tienen este formato:
Formato: (URLeRoom_IDObjeto)cuentapop@empresa.com
Ejemplo: (desarrollo_0_425)cuenta_correo@granempresa.com
A partir de la versión 7.2, las bandejas de entrada tiene el siguiente formato:
Con una sola comunidad:
Formato: urleroom.nombrebandejaentrada@servidor_eroom.empresa.com
Ejemplo: desarrollo.0_425@eroom.granempresa.com
Con más de una comunidad:
Formato: nombrecomunidad.urleroom.nombrebandejaentrada@servidor_eroom.empresa.com
Ejemplo: ingenieria.desarollo.0_425@eroom.granempresa.com
Utilice la página Planes de proyecto para administrar la configuración predeterminada de todo el sitio de los planes de proyecto.
Configuración de todo el sitio |
Descripción |
Configuración inicial |
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Estado de las tareas (umbral de retrasada frente a muy retrasada) |
Una tarea cuyo progreso real va retrasado con respecto al progreso previsto en este porcentaje o más se considera una tarea retrasada. Especifique el umbral de todo el sitio predeterminado que determinará el cambio del estado de una tarea de retrasada a muy retrasada. Si se han activado los informes de progreso, los planes de proyecto individuales pueden anular esta configuración predeterminada. |
15% |
|
Días de la semana disponibles para programar el trabajo de los proyectos (se omiten los días no laborables). Marque las casillas de verificación correspondientes a los días laborables predeterminados del sitio. Las comunidades pueden heredar o sustituir los días laborables de todo el sitio; del mismo modo, los proyectos individuales también pueden heredarlos o sustituirlos. |
Monday through Friday (De lunes a viernes) |
|
|
Una lista de fechas designadas como días no laborables. La lista se ordena en primer lugar por fecha y, a continuación, por descripción. Si la lista está vacía, aparecerá el mensaje "No holidays" (Sin festividades). Para agregar una festividad predeterminada de todo el sitio, haga clic en "agregar una festividad de todo el sitio" para abrir la página Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo desea, proporcione una descripción. Haga clic en "Aceptar". La festividad aparecerá ahora en la lista. Una vez que aparezcan en la lista las festividades personalizadas, podrá editarlas ( Las comunidades pueden heredar o sustituir las festividades de todo el sitio; del mismo modo, los proyectos individuales también pueden heredarlas o sustituirlas. |
No holidays (Sin festividades) |
Utilice la página Extensiones para crear extensiones (aplicaciones pequeñas y personalizadas para gestionar tareas de eRoom especializadas) disponibles para comunidades específicas o para todo el sitio. Sin embargo, antes de que las extensiones aparezcan en la página Extensiones, primero tendrá que desarrollarlas y distribuirlas en el sitio.
Para obtener más información sobre el desarrollo y configuración de las extensiones de servidor, consulte Server Extension Programmers Guide en la ayuda de la API de eRoom.
Una vez desarrollada una extensión, tendrá que colocar todos los archivos que la componen (páginas ASP, archivos de datos, DLL, etc.) en una carpeta principal. A continuación, la carpeta principal debe colocarse en la carpeta ~Extensiones dentro del mismo directorio del servidor de archivos de eRoom 7 que contenga las plantillas de servicios. Cuando se coloque la carpeta principal de extensiones en la carpeta ~Extensiones, ésta aparecerá ahora en la ficha Extensiones de la herramienta de administración Administrador de extensiones. Desde aquí podrá configurar la extensión y actualizar los servidores para que tengan acceso a ésta.
En el menú Inicio de Windows, elija Programas > Servidor de eRoom > Administración de servidor de eRoom.
Se abrirá el complemento MMC de eRoom.
Haga clic con el botón secundario en la carpeta de eRoom.
Elija "Administrador de extensiones".
Se abrirá la ficha Extensiones del Administrador de extensiones de eRoom.
Seleccione la extensión recién agregada y haga clic en "Configure" (Configurar).
Aparecerá el cuadro de diálogo de configuración.
Introduzca la información o seleccione los parámetros de configuración para completar el cuadro de diálogo.
Si la extensión incluye un archivo de configuración XML, es posible que algunos o todos los parámetros ya se hayan facilitado.
Si la extensión es un comando personalizado y no especifica ningún tipo de elemento sobre el que desea que aparezca el comando, éste aparecerá en todos los tipos de elemento aplicables.
Haga clic en "Aceptar".
Mediante el Panel de control de Windows, detenga todos los servicios de IIS.
En el cuadro de diálogo Administrador de extensiones, haga clic en la ficha "Update Server" (Actualizar servidor) ("Update Local Server" [Actualizar servidor local] en la versión para varios servidores).
Haga clic en el botón "Inicio".
La extensión recién configurada se distribuirá al servidor actual. Ahora las extensiones se pondrán activar o desactivar en comunidades individuales mediante la sección Extensiones de la página Configuración del sitio de eRoom.
Mediante el Panel de control de Windows, reinicie todos los servicios de IIS.
Repita los pasos del 7 al 10 en todos los servidores del sitio.
Nota: Cuando se ejecuta el Administrador de extensiones en un sitio que contiene un clúster, se muestra el estado de instalación de la extensión de cada nodo del clúster. Puede verlo en la ficha Estado del servidor del cuadro de diálogo Administrador de extensiones de eRoom. Los nodos del clúster se identifican en la columna Servidor de la siguiente forma: NombreServidorSitio/NombreNodoClúster.
En el menú Inicio de Windows, elija Programas > Servidor de eRoom > Administración de servidor de eRoom.
Se abrirá la ventana ERSAdmin.
Haga clic con el botón secundario en la carpeta de eRoom.
Elija "Administrador de extensiones".
Aparecerá la ficha Extensiones del Administrador de extensiones de eRoom.
Seleccione la extensión que desee quitar y haga clic en "Quitar".
Confirme la eliminación.
Una vez haya desarrollado y distribuido una extensión, puede hacer que esté disponible para comunidades específicas o para todo el sitio o bien restringir su disponibilidad. No obstante, algunas extensiones (controladores de eventos, visores personalizados, etc.) sólo se pueden restringir en el nivel de la comunidad y no en el nivel de los eRooms.
En la página Extensiones de Configuración del sitio, localice la extensión que desee que esté disponible.
Especifique uno de los cuatro modos de "Disponibilidad".
Los modos "Siempre desactivado" y "Siempre activado" no permiten que los administradores de comunidades cambien una extensión para sus comunidades. Por el contrario, los modos "Desactivado pero puede activarse" y "Activado pero puede desactivarse" permiten que los administradores de comunidades determinen la disponibilidad de extensiones en sus comunidades.
Haga clic en 
y seleccione la comunidad o comunidades en las que desee que se aplique la configuración de disponibilidad.
Haga clic en "Aceptar".
Cuando haya terminado de establecer la disponibilidad de las extensiones, haga clic en "Aplicar" en la página Extensiones.
Si cuenta con los Servicios de integración de mensajería instantánea de eRoom, utilice la página Mensajería instantánea a fin de administrar la configuración de todo el sitio para la mensajería instantánea en eRoom.
Nota: La única red de mensajería instantánea admitida en esta versión es Microsoft Live Communication Server (LCS).
En primer lugar, introduzca el nombre del servidor y, de forma opcional, el número de puerto de la puerta de enlace de la mensajería instantánea.
Si la puerta de enlace utiliza SSL, marque la casilla de verificación con la etiqueta Utilizar SSL para conectar a este servidor.
Introduzca el nombre de inicio de sesión y la contraseña de la cuenta de Windows que tiene acceso a la puerta de enlace de mensajería instantánea. Es el mismo nombre de cuenta y contraseña que proporcionó al instalar la puerta de enlace de mensajería instantánea.
Haga clic en "probar" para comprobar si el nombre de la cuenta y la contraseña son válidos para la puerta de enlace de mensajería instantánea.
Haga clic en "Aplicar" en la parte superior de la página Mensajería instantánea para que se aplique la configuración de la puerta de enlace y la cuenta.
Para permitir que los miembros utilicen una red de mensajería instantánea, debe crear una identidad de eRoom para dicha red (una cuenta existente para la red que sólo utilizará eRoom para enviar mensajes a los miembros). Los miembros de eRoom que utilizan esta red se agregarán a la lista de contactos de esta cuenta y los mensajes de eRoom se enviarán desde esta cuenta. Cada identidad puede admitir un número limitado de miembros, por lo que necesitará crear varias identidades si en el sitio hay más miembros de los permitidos que utilizan la red. Una identidad consta de un número de cuenta y una contraseña.
Haga clic en "agregar identidad".
Especifique la red que utilizará la identidad (Microsoft Live Communication Server o LCS).
Introduzca el nombre de cuenta y la contraseña de la identidad. El nombre de cuenta puede aparecer en las listas de contactos de los miembros, por lo que debe ser descriptiva del sitio o la compañía (por ejemplo, utilice "CuentaDiseño" en lugar del enigmático "ER1579").
Haga clic en "probar" para comprobar la conexión a la red de mensajería instantánea seleccionada con el nombre de cuenta y la contraseña proporcionados.
Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuración de la cuenta de identidad y se agregue la nueva identidad a la tabla correspondiente. Si se trata de la primera identidad creada para la red, ésta se inicializa automáticamente.
Ahora marque la casilla de verificación con la etiqueta "Este sitio admite mensajería instantánea". Si esta casilla no aparece marcada, no se admite la mensajería instantánea en el sitio, con lo que no aparece en el producto ninguna interfaz de usuario relacionada con la mensajería de este tipo. Tras marcar la casilla de verificación, haga clic en "Aplicar" o en "Aceptar".
La tabla de identidades muestra las identidades que empleará eRoom para acceder a cada red, así como el número de miembros asociados a cada una.
Red de mensajería instantánea: muestra el nombre de la red de mensajería instantánea de las identidades.
Identidad: muestra el nombre de cuenta proporcionado para cada una de las identidades de la red. Para editar una identidad, haga clic en . Siguiendo las filas de la identidad, una fila con el nombre "sin asignar" muestra el número de miembros que han proporcionado las cuentas de dicha red, pero a los que aún no se les ha asignado una identidad. Después de una actualización del número de miembros, la columna Estado de esta fila muestra un mensaje si es necesario agregar nuevas identidades.
Miembros asignados a esta identidad: muestra el número de miembros asignados a la identidad.
Capacidad de identidad: muestra el número máximo de miembros que se pueden asignar a la identidad.
(La fila Total muestra los totales de los Miembros asignados y las columnas de capacidad de todas las identidades de la red).
Estado: muestra el estado de la red, que será "conectado" si eRoom se puede conectar a la red y la identidad ha iniciado sesión, o bien un mensaje de error si no puede. Si hay miembros sin asignar, la columna Estado de la fila Total muestra el número de identidades adicionales necesarias para aprovisionar a los miembros no asignados.
(eliminar): Haga clic en 
para eliminar una identidad. Si hay cuentas de miembros asignadas a la identidad, dichos miembros quedarán sin asignar y se mostrará un mensaje con más información, en este caso. La eliminación de la única identidad de una red implica que la red dejará de admitirse en el sitio. Si se elimina la última identidad, se desactiva la mensajería instantánea del sitio.
Para obtener información de los nuevos miembros de todas las redes de una puerta de enlace de mensajería instantánea, haga clic en "actualizar número de miembros".
Puede elegir permitir que sólo ciertos miembros, o bien todos los miembros, utilicen la mensajería instantánea del sitio. Haga clic en para especificar los miembros del sitio con los que se podrá contactar a través de un mensaje instantáneo. Los miembros con este permiso tienen activada la opción "Se puede contactar mediante mensajería instantánea" en las páginas de información de miembros.
Cuando se agrega un miembro al Grupo de permisos para mensajería instantánea, eRoom controla la presencia en MI de dicho miembro. No sólo se le podrá contactar a través de mensajes instantáneos, también se indicará su presencia mediante los iconos de miembros (donde aparezcan), podrá elegir si desea recibir notificaciones a través de MI y podrá enviarle alertas por MI.
