Elementos de eRoom

Este tema se organiza en las siguientes secciones:

Acerca de los elementos de eRoom

Los elementos de los eRooms son los pilares de los proyectos. Contienen toda la información del proyecto y forman la estructura para la organización del trabajo.

Cada elemento de eRoom tiene un conjunto exclusivo de propiedades que define su propósito y describe sus características. Todos los elementos tienen un nombre o título, lo que permite identificarlos fácilmente. Cuando se crea un elemento, el asistente Crear le guía en el proceso de definición de las propiedades iniciales.

Tipos de elemento estándar

A continuación se presentan los tipos de elemento de eRoom que se pueden crear (a excepción de la papelera de reciclaje):

Tipo	Icono	Descripción	¿Puede ocultarse?
Carpeta		Página que contiene otros elementos y en la que puede crear, almacenar y organizar elementos. Las carpetas de eRoom son como las carpetas del escritorio o de un archivador.	Sí.
Discusión		Conversación con varias personas formada por distintos temas individuales. Puede incluir anexos, comentarios anidados y votos.	Sí, pero no los temas individuales.
Nota		Página de texto sencilla con áreas para comentarios y anexos.	Sí, pero no los comentarios individuales.
Encuesta		Página para votar. Puede realizar una pregunta al equipo, especificar opciones de votación, reunir votos y mostrar los resultados en una tabla.	Sí, pero no los votos individuales.
Calendario		Sencillo calendario de equipo, con vistas de listas mensuales, semanales y eventos actuales. Además permite la sincronización con Outlook (sólo en el componente).	Sí, pero no los eventos individuales.
Plan de proyecto		Sencillo programa de proyecto con un diagrama de Gantt y que, sólo con el componente, permite la sincronización con Outlook. Podrá agrupar y filtrar las tareas del proyecto e informar del progreso real.	Sí, pero no las tareas individuales.
Base de datos		Colección organizada de información relacionada con un tema o propósito en concreto, como por ejemplo, realizar un seguimiento de los registros de clientes o administrar el inventario de una librería.	Sí, pero no las entradas de base de datos individuales ni los pasos de una base de datos de proceso de aprobación.
Bandeja de entrada		Carpeta especial en la que se puede recibir y almacenar correo electrónico.	Sí, incluyendo los mensajes de correo electrónico individuales.
Otro archivo		Cualquier archivo que pueda incorporarse al eRoom desde el escritorio o disco; por ejemplo, de Microsoft Word, Excel o PowerPoint.	Sí, pero no las versiones a las que se han realizado un seguimiento de versiones individual.
Enlace		Acceso directo a un archivo o página del eRoom, a otro eRoom o a un sitio Web.	Sí.
Carpeta enlazada		Contenedor que tiene un enlace bidireccional a una carpeta o archivador en Documentum Server. Los archivos que se agregan a una carpeta enlazada se vinculan de forma automática a Documentum Server y viceversa.	No.
Escritorio		Resumen de la información en una o varias bases de datos, calendarios o planes de proyecto. Los escritorios también se pueden mostrar en la página Mis eRooms.	Sí.
Papelera de reciclaje		Contenedor en el que se almacenan los elementos eliminados hasta que se copien fuera de la papelera, hasta que se eliminen o hasta que el coordinador del eRoom vacíe la papelera.	No.

Nota: No se puede ocultar la página principal de un eRoom.

Trabajar con elementos

Puede agregar o crear elementos en eRoom.

Consulte también: Agregar archivos a eRoom en el tema Archivos

Sólo en el componente: Puede arrastrar y colocar un archivo o carpeta desde el escritorio de Windows hasta un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos de eRoom.

Para crear un elemento:

Vaya al lugar en el que desee crear el elemento.
En la barra de botones de la página principal del eRoom, haga clic en .

O bien, en la barra de botones de una carpeta, haga clic en .

Otra opción es, en la barra de comandos de un cuadro de elementos o cuadro para anexos, hacer clic en "crear".

También puede hacer clic con el botón secundario en un área vacía de un cuadro de elementos o cuadro para anexos y, a continuación, seleccionar "Crear elemento".

Se abrirá la página Crear.
Seleccione un elemento.

Si selecciona "Otro archivo", se abrirá la página Agregar archivo para que pueda cargar un archivo.

Si va a crear un elemento en una carpeta, puede que haya elementos de plantilla (versiones personalizadas de elementos estándar de eRoom) entre las posibles opciones.

Se abrirá la página o asistente para ese tipo de elemento y le guiará a través de los parámetros necesarios y opcionales que permiten definir el elemento.
Complete el asistente.

Se creará el elemento.

Consulte también: Acerca del control de acceso más abajo para obtener información acerca de la configuración de acceso predeterminada para los nuevos elementos que cree.

Para abrir un elemento:

En el cuadro de elementos, cuadro para anexos o mapa, haga clic en el elemento para abrir su página.

O bien, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y elija "Ver" en el menú emergente.

Se abrirá la página del elemento.

Para editar un elemento:

Haga clic en en la parte superior de la página del elemento, junto al nombre.

O bien, en el cuadro de elementos, en el cuadro de anexos o en el mapa, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y seleccione "Editar" en el menú emergente.

Se abrirá la página Editar del elemento. O bien, en el caso de los elementos que cree con un asistente (como encuestas y bases de datos), se abrirá una página del asistente que le pedirá que seleccione de entre una lista de acciones específicas del elemento.

Para eliminar un elemento:

En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro para anexos, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y seleccione "Eliminar" en el menú emergente.

O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificación que hay junto al elemento y haga clic en "eliminar" en la barra de comandos.

Otra posibilidad es, en la página de un elemento, hacer clic en el icono de eliminación () para eliminar uno de los comentarios o votos.

Cuando se elimina un elemento (salvo si se trata de un archivo enlazado de Documentum Server), este se envía a la papelera de reciclaje del eRoom, donde permanecerá hasta que lo restauren o lo eliminen permanentemente.

Nota: También puede arrastrar y colocar elementos de eRoom desde la papelera de reciclaje a cualquier otro lugar y viceversa.

Consulte también: Eliminar archivos enlazados de Documentum Server

Para mover un elemento:

En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro para anexos, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y seleccione "Cortar" en el menú emergente.

O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificación que hay junto al elemento y haga clic en "cortar" en la barra de comandos.

El nombre del elemento aparecerá atenuado, lo que indica que se ha cortado.

Diríjase al sitio donde desee desplazar el nuevo elemento y, en el cuadro de elementos, haga clic con el botón secundario en un área vacía y seleccione "Pegar" en el menú emergente.

O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos, haga clic en "Pegar" en la barra de comandos.

Otra posibilidad es, en el mapa, hacer clic con el botón secundario en el icono del elemento y seleccionar "Pegar" en el menú emergente.

Los elementos que se muevan conservarán la configuración de control de acceso.

Nota: También puede arrastrar un elemento y colocarlo en una nueva ubicación.

Para copiar un elemento:

En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y seleccione "Copiar" en el menú emergente.

O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificación que hay junto al elemento y haga clic en "copiar" en la barra de comandos.

Vaya al sitio donde desee pegar el nuevo elemento copiado y, en el cuadro de elementos, haga clic con el botón secundario en un área vacía y seleccione "Pegar" en el menú emergente.

O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos, haga clic en "Pegar" en la barra de comandos.

Otra posibilidad es, en el mapa, hacer clic con el botón secundario en el icono del elemento y seleccionar "Pegar" en el menú emergente.

Para pegar un elemento en la página principal de un eRoom, haga clic con el botón secundario en el icono () que hay junto al nombre del eRoom y seleccione "Pegar" en el menú emergente.

Consulte también: Acerca del control de acceso más abajo para obtener información sobre la configuración de acceso predeterminada para los nuevos elementos que copie y pegue.

Para elegir un icono distinto para un elemento:

Al crear o editar un elemento, haga clic en "cambiar icono" en el asistente Crear o en la página Editar elemento.

Se abrirá la página Cambiar icono y eRoom mostrará un conjunto de iconos disponibles para ese tipo de elemento.

Haga clic en el que desee utilizar y, a continuación, en "Aceptar".

Para cambiar el nombre de un elemento:

En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro para anexos, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y seleccione "Cambiar nombre" en el menú emergente.

O bien, puede editar un elemento y cambiarle el nombre o el título.

Acerca del control de acceso

Todos los miembros que puedan acceder a un nuevo elemento que se crea podrán abrirlo pero sólo el usuario (propietario) podrá editarlo. Puede cambiar la configuración de acceso predeterminada cuando cree un elemento (excepto en enlaces y otros archivos) o bien más adelante, cuando lo edite.

En el caso de un contenedor (como una carpeta, bandeja de entrada, calendario o base de datos), puede cambiar la configuración de propietario inicial que determina la lista Editar predeterminada de los elementos secundarios del contenedor. Por tanto, todos los nuevos elementos de ese contenedor tendrán la lista Abrir definida como Todos los miembros que puedan acceder a él (que es lo normal), mientras que la lista Editar estará determinada por la configuración de propietario inicial del elemento principal.

Nota: Si copia y pega un elemento, la copia conserva la lista Abrir del elemento original.

Acerca de los elementos ocultos

Puede que algunos de los elementos con los que trabaja contengan información confidencial (por ejemplo, un informe de nóminas) que desea que esté disponible sólo para un subconjunto de miembros del eRoom. Si es propietario de ese tipo de elementos, puede restringir los derechos de acceso que tienen los miembros para abrirlos. Para lograr una mayor confidencialidad (por ejemplo, para planes de reestructuración corporativos), puede ocultar elementos a fin de que los miembros no puedan abrirlos ni verlos. Estos miembros no podrán ver los elementos ocultos en el cuadro de elementos ni en el área de anexos, mapa, resultados de la búsqueda, notificaciones por correo electrónico, página de calendarios, página de resumen de base de datos, etc.

Si puede abrir elementos que estén ocultos para otros miembros, se mostrarán en un área aparte del cuadro de elementos (o del área de anexos) llamada "Sus elementos ocultos".

Nota: No hay un área aparte para elementos ocultos ni en la página Reuniones y eventos, ni en la papelera de reciclaje ni en los resultados de búsqueda.

Los elementos ocultos que se puedan abrir se muestran de la forma habitual en el mapa, en los resultados de la búsqueda, en las notificaciones por correo electrónico, etc. con las siguientes excepciones:

En la columna de tamaño de un cuadro de elementos en la vista detallada, el recuento de elementos no incluye los elementos ocultos que haya dentro del contenedor.
En las bases de datos, los campos de registro de cambios nunca muestran entradas para los cambios efectuados en anexos mientras estén ocultos. Las entradas de los registros de cambios guardadas antes de ocultar el elemento se reservan, y se reanudan (o comienzan) cuando el elemento deja de estar oculto.

Para miembros con derechos de apertura para elementos ocultos, tampoco aparecerán:

en la lista de elementos disponibles como elementos de plantilla
como elementos de plantilla en la página Crear
en cuadros de diálogo de destinos de distribución

En el caso de miembros sin derechos de apertura para elementos ocultos, la opción "siguiente no leído" no permitirá ir a esos elementos y no se podrán sincronizar con Outlook tareas en bases de datos ocultas ni eventos de calendarios ocultos.

Acerca de la administración de derechos

Si la administración de derechos está activada en el eRoom, los archivos utilizables de las carpetas, en áreas para anexos para cualquier tipo de elemento de eRoom o anexos a mensajes en bandejas de entrada de eRoom, se pueden proteger con una política de administración de derechos o están protegidos automáticamente, dependiendo de la configuración de políticas vigente del eRoom o de la carpeta.

Modificar la vista de elementos

Puede cambiar el modo en el que eRoom muestra los elementos en el cuadro de elementos y seleccionar entre mostrar la lista de elementos ocultos expandida o contraída (está expandida de forma predeterminada). En las vistas de todos los elementos, puede hacer clic con el botón secundario en los iconos para que se muestre el menú emergente. También puede arrastrar y colocar elementos.

Para cambiar la vista de elementos:

Utilice los siguientes botones de la barra de comandos:
- Haga clic en para mostrar los elementos como iconos grandes con etiquetas para los nombres.
- Haga clic en para mostrar los elementos de una lista de iconos pequeños con nombre.
- Haga clic en para mostrar los elementos en una lista detallada de pequeños iconos con columnas para el nombre, la fecha de modificación, el propietario y el tamaño. En esta vista, puede acceder a todos los comandos de la barra de comandos. Las casillas de verificación aparecerán junto a cada elemento para que pueda marcar uno o más elementos y realizar acciones sobre ellos.

Para ocultar o mostrar los elementos ocultos:

En la barra de título del área "Sus elementos ocultos" (si aparece):
- Haga clic en para contraer la lista y ocultar los elementos.
- Haga clic en para expandir la lista y mostrar los elementos.

Para ordenar una lista de elementos:

Cuando se muestren los detalles de los elementos en el cuadro de elementos, haga clic en un encabezado de columna para ordenar los elementos por las siguientes propiedades:

- nombre
- fecha de modificación
- propietario y tamaño

Vuelva a hacer clic en el mismo encabezado para invertir el orden de ascendente a descendente (o viceversa).

Para mantener la vista actual:

Haga clic en en la esquina inferior derecha del cuadro de elementos.

De este modo se guarda la configuración de la vista actual (incluido si los elementos ocultos se muestran o no) en las distintas sesiones del explorador o de inicio de sesión. Si dispone de derechos de edición en la página, con esta operación también se establece la vista predeterminada del cuadro de elementos para todos los miembros del eRoom.

Utilizar arrastrar y colocar en eRoom

Puede arrastrar y colocar elementos desde el mapa hasta un cuadro de elementos o cuadro de anexos, desde un cuadro de elementos o de anexos hasta el mapa o de un lugar del mapa a otro. También puede arrastrar y colocar elementos de eRoom desde la papelera de reciclaje a cualquier otro lugar y viceversa.

En la siguiente tabla se explican resumidamente las convenciones para arrastrar y colocar en eRoom. Los asteriscos (*) indican las acciones que requieren el componente. Los elementos que pueden tener anexos son: notas, encuestas, temas de discusión, entradas de base de datos, tareas de plan de proyecto, calendarios y eventos del calendario.

Nota: No puede colocar elementos en el área de "elementos ocultos" del cuadro de elementos.

Arrastrar	Colocar	Acción
Carpetas de eRoom.	Cuadro de elementos, carpeta o un cuadro para anexos de un elemento.	Se mueve si está en el mismo eRoom. Se realiza una copia si está en un eRoom distinto.
	*Fuera de eRoom.	Se crean carpetas, se realizan copias de archivos y subdirectorios.
Archivos de eRoom.	Cuadro de elementos, carpeta o un cuadro para anexos de un elemento.	Se mueve si está en el mismo eRoom. Se realiza una copia si está en un eRoom distinto. Se solicitará una sustitución en caso de conflicto de nombre.
	Archivo de eRoom.	Se solicitará una sustitución.
	*Fuera de eRoom.	Se realiza una copia.
Enlaces de eRoom.	Cuadro de elementos, carpeta o un cuadro para anexos de un elemento.	Se mueve si está en el mismo eRoom. Se realiza una copia si está en un eRoom distinto.
	*Fuera de eRoom.	Se crea un acceso directo a una dirección URL.
*Archivos del escritorio.	Cuadro de elementos, carpeta o un cuadro para anexos de un elemento.	Se realiza una copia. Se solicitará una sustitución en caso de conflicto de nombre.
	Archivo de eRoom.	Se solicitará una sustitución.
*Carpetas del escritorio.	Cuadro de elementos, carpeta o un cuadro para anexos de un elemento.	Se realiza una copia. Se solicitará que se cree un conjunto de archivos en caso de conflicto de nombre.
*Acceso directo a una dirección URL desde el escritorio.	Cuadro de elementos, carpeta o un cuadro para anexos de un elemento.	Se crea un enlace.

Nota: Sólo puede arrastrar y colocar un tema de discusión hasta una discusión, un evento del calendario hasta un calendario, una entrada de base de datos hasta una base de datos y una tarea de plan de proyecto hasta un plan de proyecto.

Consulte también: Los resultados de las acciones arrastrar y colocar con carpetas enlazadas.

Imprimir elementos

Además de poder imprimir cualquier página de eRoom con el comando Imprimir del explorador, eRoom proporciona mejoras de impresión para determinados elementos.

Para una base de datos, escritorio o plan de proyecto, puede imprimir lo que muestra el elemento actualmente. En la barra de comandos de uno de estos elementos, haga clic en "vista de impresión" para mostrar una página de vista de impresión que solo muestre la base de datos, el escritorio o el contenido de plan de proyecto. El titular gráfico se muestra en esta página, aunque no se muestran los controles específicos en línea como el mapa, los iconos y los botones. La vista de impresión también refleja cualquier grupo o filtrado vigente.

Cada página de vista de impresión puede tener hasta 1000 filas. El contenido de la página de vista de impresión podría imprimirse en varias hojas de papel. Si una base de datos tiene más de 1000 filas, eRoom crea varias páginas de impresión a las que se puede desplazar para imprimir todo el contenido.

Siga las instrucciones (que no sean de impresión) en una página de vista de impresión para imprimir el contenido de una base de datos, escritorio o elemento de plan de proyecto. Sólo para las bases de datos y los escritorios, puede hacer clic en "elegir columnas" para seleccionar las columnas que se van a ocultar o mostrar en la salida de impresión. Para los planes de proyecto en vista Gantt, puede imprimir todo el proyecto o un intervalo de fechas especificado.

Una vez esté preparado para enviar la página a una impresora, haga clic en "imprimir" para abrir el cuadro de diálogo Imprimir del explorador. Haga clic en "cancelar" para volver a la página del elemento sin imprimir.

Si una base de datos no entra dentro de una página impresa, puede desplazarse a páginas siguientes utilizando los enlaces de páginas numerados que se proporcionen e imprimiendo cada uno.

Si el contenido se imprime en sentido vertical en las distintas páginas, los encabezados de columnas se repetirán en cada página.