En la barra de botones situada en la página principal del eRoom, haga clic en 
.
Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Cuando cree un eRoom, pasará a ser su coordinador. O bien, se le puede asignar la función de coordinador de un eRoom que creó otro miembro. Los coordinadores son responsables de:
Gestionar su pertenencia
Efectuar cambios en su configuración
Controlar el acceso a los elementos que contiene, incluido quién puede eliminar desde la papelera de reciclaje
Generar informes de uso
Exportar el eRoom, si es necesario
Eliminar el eRoom, cuando sea necesario
Los coordinadores administran la pertenencia a los eRooms de forma continua mediante la página Miembros de eRoom. Puede agregar e invitar a miembros al eRoom, quitar miembros de la lista de miembros del eRoom y agregar una función personalizada o cambiar las funciones de los miembros.
Si tiene el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad", puede crear nuevos miembros, crear nuevos grupos y cambiar la pertenencia a grupos.
En la barra de botones situada en la página principal del eRoom, haga clic en .
Nota: Cuando las listas de miembros alcanzan un determinado tamaño, especificado por dos umbrales incrementales en Configuración del sitio, eRoom proporciona formas mejoradas de explorarlas mediante la creación de páginas etiquetadas "Rolodextm-style" y un formulario de búsqueda. Para las listas de mayor tamaño, eRoom sólo muestra un formulario de búsqueda.
Si es coordinador con el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad", abra la lista de miembros del eRoom.
Haga clic en "agregar" para abrir la página Elegir miembros, en la que se muestra una lista de todos los miembros de la comunidad (con o sin contraseñas).
Seleccione los miembros que desee agregar al eRoom y, a continuación, haga clic en "Aceptar" para abrir la página Elegir función.
Seleccione una función a la que asignar los miembros agregados y, a continuación, haga clic en "Aceptar" para volver a la página Miembros.
Nota: Antes de que pueda invitar a miembros a un eRoom, éstos deben ser agregados a dicho eRoom.
Si es coordinador con el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad", abra la lista de miembros del eRoom.
Haga clic en "invitar" para abrir la página Elegir miembros.
Seleccione los miembros que desee invitar al eRoom y, a continuación, haga clic en "Aceptar".
Se abrirá la página Invitar, en la que se muestra la invitación dirigida a los miembros que seleccionó y con copia para usted. La invitación incluye la dirección URL del eRoom.
Puede editar la invitación o redactar una nueva, si lo desea.
Haga clic en "Aceptar" cuando termine el mensaje.
eRoom envía la invitación, que contiene un vínculo al eRoom.
Los miembros con contraseña pueden hacer clic en el enlace, iniciar sesión y dirigirse directamente al eRoom.
Los miembros sin contraseña pueden hacer clic en el enlace, establecer sus contraseñas, iniciar sesión y dirigirse al eRoom.
Nota: En la página Invitación de Configuración de eRoom, puede personalizar la invitación al eRoom.
Si es coordinador con el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad", abra la lista de miembros de eRoom.
Haga clic en "agregar" para abrir la página Elegir miembros.
Haga clic en "Nuevo grupo" para abrir la página Crear grupo.
Escriba un nombre y, si lo desea, una descripción del nuevo grupo.
Seleccione quién puede Editar el nuevo grupo (sus propiedades y miembros).
A menos que sea administrador, no puede establecer permisos para los miembros del nuevo grupo; éstos tienen los mismos permisos predeterminados que todos los nuevos miembros, como se especifica en la página Miembros de la configuración del sitio y de la comunidad.
Haga clic en "Aceptar"
Se volverá a abrir la página Elegir miembros y el nombre del nuevo grupo aparecerá (seleccionado) en la lista.
Haga clic en "Aceptar" para agregar el nuevo grupo a la pertenencia del eRoom.
En la página Elegir función, especifique la función que desee asignar a los miembros (que se van a agregar) del nuevo grupo.
Cuando haga clic en "Aceptar" en la página Elegir función, volverá a la lista de miembros del eRoom, que ahora incluirá el nuevo grupo.
Abra la lista de miembros de eRoom y haga clic en 
junto al nombre del miembro o grupo que desee eliminar.
O bien, haga clic en "Quitar" para abrir la página Elegir miembros, en la que podrá seleccionar miembros individuales o grupos, y haga clic en "Aceptar".
Cuando confirme, eRoom quitará los miembros de la página Miembros y actualizará la lista de miembros del eRoom.
Las funciones se asignan cuando se agregan miembros al eRoom. A continuación se presenta cómo puede cambiarlas.
Abra la lista de miembros de eRoom y haga clic en 
junto al nombre del miembro cuya función desea cambiar. Se abrirá la página Cambiar funciones.
O bien, para cambiar las funciones de varios miembros de una vez, haga clic en "cambiar funciones" y, en la página Elegir miembros, seleccione los miembros o grupos individuales cuyas funciones desee cambiar; a continuación, haga clic en "Aceptar".
Sugerencia: Para seleccionar un miembro de un grupo, agregue primero el miembro como miembro individual.
Seleccione la función o funciones (estándar, personalizada o ambas) a la que desea asignar este miembro (o miembros). Puede asignar miembros a varias funciones personalizadas marcando las casillas de verificación correspondientes.
Haga clic en "Aceptar" para que se apliquen los cambios de función y volver a la página Miembros.
Una función personalizada es un título descriptivo y funcional para una de las tres funciones estándar incorporadas de eRoom (coordinador, participante y observador). Las funciones personalizadas son específicas del eRoom en el que se crearon. Pueden estar definidas previamente en un eRoom de plantilla, aunque también puede definir sus propias funciones personalizadas cuando cree un eRoom. También puede crear y editar funciones personalizadas en los eRooms existentes que coordine.
Puede establecer por adelantado funciones personalizadas pertinentes para el proyecto, asegurándose de que las funciones tengan los derechos de acceso apropiados. A continuación, cuando un proyecto esté en curso, podrá rellenar esas funciones abstractas con miembros o grupos específicos. Por ejemplo, puede establecer funciones personalizadas para reflejar la estructura de un equipo (funciones jerárquicas como administrador, supervisor y asociado) o áreas funcionales (funciones basadas en tareas como escritores, editores y diseñadores).
Todos los miembros de la misma función personalizada tienen el mismo nivel de acceso a los elementos de un eRoom. (Como siempre en un eRoom, prevalece el mayor nivel de acceso que tenga un miembro, ya sea en su estado de individuo o de grupo).
Puede especificar funciones personalizadas en cualquier lugar donde pueda usar miembros o grupos en un eRoom: configuración de control de acceso, permisos de distribución, lista de miembros de base de datos y campos de aprobación, etc. Las principales diferencias entre grupos y funciones personalizadas son:
Los grupos son de toda la comunidad, mientras que las funciones personalizadas son específicas del eRoom.
Puede agregar miembros a grupos en una página de lista de miembros, pero solo puede asignarlos a funciones personalizadas en la página Cambiar función que se abre al hacer clic en el icono "cambiar función" (<="" alt="" border="0" /> style="width: 12px; height: 12px; border-style: none; border-style: none;" width=12 height=12 border=0>), o en la página Asignar funciones en el asistente Crear eRoom.
Abra la Lista de miembros del eRoom y haga clic en 
O bien, cuando esté asignando funciones a miembros en la página Asignar funciones del asistente Crear eRoom, haga clic en .
En la página Función personalizada, escriba un nombre y, si lo desea, una descripción para la función personalizada.
Al nombrar y describir la función, siga las sugerencias que aparecen en la mitad inferior de la página.
Seleccione qué funciones incorporadas de eRoom (coordinador, participante u observador) tiene los derechos apropiados para la función personalizada que está definiendo.
Para hacer la elección, piense primero en las tareas que tendrá que realizar un miembro con esa función (editar o ver archivos, por ejemplo). A continuación, identifique el nivel de acceso correcto a los elementos del eRoom que ese miembro necesitaría para realizar estas tareas.
Haga clic en "Aceptar" para definir la función personalizada.
El nombre de esta función (al igual que su descripción, si tuviera) aparece ahora en la lista de funciones disponibles para asignar miembros cuando se agregan miembros al eRoom.
En la página Miembros de eRoom, si ordena la lista de pertenencia de acuerdo con las funciones, las funciones personalizadas se agrupan con las funciones estándar en las que estén basadas, con el siguiente orden: en primer lugar, funciones de coordinador; en segundo, funciones de participante; y, en tercero, funciones de observador.
En la configuración de eRoom, puede administrar las propiedades del eRoom (nombre, titular, descripción, etc.) y también ocuparse de detalles administrativos, como ejecutar informes sobre el eRoom, exportarlo o eliminarlo.
Para abrir Configuración de eRoom, haga clic en 
en la parte superior de la página principal del eRoom, junto al nombre del eRoom. La configuración de eRoom se divide en páginas que podrá abrir haciendo clic en los nombres de la columna izquierda.
Opciones (incluye las opciones Títulos del gráfico, Limite de tamaño de eRoom, Papelera de reciclaje, eRooms no enumerados, Control de acceso, Enlaces de Documentum Server y Administración de derechos)
Después de realizar los cambios en la configuración de eRoom, haga clic en "Aceptar" para que surtan efecto
La información de estado ofrece una instantánea de lo que ocurre en el eRoom (aparece en la página principal del eRoom y en las páginas Mis eRooms de los miembros).
Seleccione un símbolo Semáforo que ofrezca un indicador visual breve del estado del proyecto.
Escriba un resumen corto del estado del proyecto en el cuadro Estado general. Esta información más el semáforo de arriba constituyen la configuración de la información "básica de estado del proyecto" para las páginas Mis eRooms.
Puede ofrecer más detalles en un Informe de estado más extenso y detallado. Esta información constituye el "informe completo del estado del proyecto" para las páginas Mis eRooms.
Sugerencia: Una forma rápida de actualizar el estado del eRoom consiste en hacer clic en 
en la línea de estado de la página principal del eRoom. Con ello se abrirá directamente la página Estado de Configuración de eRoom.
Escriba un nombre para el eRoom. Mientras escribe, eRoom rellena automáticamente la URL, sin espacios en blanco ni caracteres no permitidos.
Nota: El nombre de eRoom en la dirección URL puede ser distinto al verdadero nombre del eRoom. Si cambia la dirección URL del eRoom, asegúrese de notificarlo a todos los miembros para que puedan actualizar los enlaces a ese eRoom.
El nombre y la descripción opcional de eRoom aparecerán en la sección "Todos mis eRooms" de la página Mis eRooms de los miembros y también en los resultados de la búsqueda de eRoom.
Seleccione otros coordinadores que también desee que aparezcan en la lista como contactos para este eRoom. Estos nombres, junto con un icono de correo electrónico (
) para cada uno, aparecen en los resultados de la búsqueda del eRoom para que los miembros del sitio sepan con quién deben contactar con respecto a un eRoom.
Cada eRoom tiene un titular gráfico que aparece en la parte superior de cada página. Para seleccionar su propio titular, marque la casilla de verificación para utilizar un titular personalizado y, a continuación, haga clic en "Examinar" para buscar y seleccionar la imagen que desee. De lo contrario, el eRoom mostrará el titular predeterminado de la comunidad.
Nota: El tamaño predeterminado del espacio para el titular es de 600 píxeles de ancho y 36 de alto. Sin embargo, hay variables de personalización de la interfaz de usuario que puede utilizar para cambiar el tamaño del titular personalizado.
El límite de tamaño de un eRoom (establecido en el ámbito del sitio o la comunidad) especifica un umbral superior de espacio en disco que un eRoom puede consumir. En eRooms que superen ese límite, los miembros no podrán crear elementos hasta que el tamaño total del archivo sea menor que el límite especificado. Para disminuir el tamaño de un eRoom, elimine elementos y archivos (incluidos los de la papelera de reciclaje).
Sólo los administradores de sitios y de comunidades con los permisos apropiados pueden cambiar el límite de tamaño del eRoom.
A menos que la opción Papelera de reciclaje esté desactivada en Configuración de la comunidad, cada eRoom tendrá una Papelera de reciclaje, a la que van los elementos eliminados antes de eliminarse completamente. Para desactivar la papelera de reciclaje del eRoom, quite la marca de la casilla de verificación "Utilizar la papelera de reciclaje en este eRoom".
Para ocultar un eRoom de la vista de quienes no sean miembros, quite la marca de la casilla de verificación "Los usuarios no miembros pueden ver el nombre de este espacio". Al hacerlo se evita que el nombre y la descripción (si la hay) del eRoom aparezca en la lista de resultado de las búsquedas en eRoom que realicen personas que no sean miembros. En este caso, sólo los coordinadores, administradores y los miembros del eRoom podrán encontrarlo y abrirlo.
Aunque quienes no sean miembros puedan ver el eRoom en los resultados de la búsqueda, no podrán abrirlo.
Cuando un proyecto se acaba y un eRoom no se utiliza activamente, es posible que desee ocultar un eRoom a quienes no sean miembros. Puede mantenerlo disponible para que los miembros lo consulten, en lugar de eliminarlo o archivarlo (exportándolo a un archivo .erm). Tal vez prefiera mantener un eRoom privado para un grupo de miembros determinado (personal de recursos humanos que trabaja en un proyecto confidencial, por ejemplo).
Consulte también: Para conocer otra forma de mantener la confidencialidad de los elementos, consulte Acerca de los elementos ocultos.
Disponer de derechos de edición sobre la página principal del eRoom significa que puede guardar la vista de elemento para todos los otros miembros del eRoom. Para asignar derechos de edición sobre la página principal, haga clic en el selector de miembros (
).
Si un eRoom es de sólo lectura, significa que los miembros no pueden crear o quitar elementos de la página principal ni agregar anuncios (si hay anuncios incluidos en la página principal). Para hacer que la página principal sea de sólo lectura, marque la casilla de verificación Sólo lectura.
Nota: La configuración de derechos de edición y de sólo lectura en la configuración de eRoom se aplica sólo a la página principal del eRoom y no afecta a los derechos de acceso a otros elementos de la página. Los miembros de la función de participante y superior pueden crear elementos en otros elementos (que no están marcados como de sólo lectura) en el eRoom, incluso cuando la página principal está marcada como de sólo lectura.
Con eRoom Enterprise, si es coordinador con permiso (otorgado por el administrador de la comunidad) para crear y editar enlaces de Documentum Server, puede limitar esa capacidad en el eRoom a solo aquellos que sean coordinadores. Para hacerlo, quite la marca de la casilla de verificación "Permitir a los participantes crear y editar enlaces de Documentum Server".
También puede especificar una ubicación o plantilla predeterminada para todo el eRoom en un repositorio para que todos los archivos, carpetas y campos para anexos del eRoom tengan esta plantilla o ubicación inicialmente especificada en la configuración relacionada con Documentum Server.
Nota: Las carpetas o bases de datos individuales pueden anular la configuración predeterminada de ubicación o plantilla para todo el eRoom en los archivos que ya estuvieran enlazados a esos lugares.
En el apartado Enlaces de Documentum Server de la página Opciones de Configuración de eRoom, haga clic en "configuración".
Desde la página "Enlace de Documentum Server: Seleccionar un repositorio", seleccione un repositorio de entre los disponibles para los eRooms en el servidor y haga clic en "Aceptar".
Desde la página "Enlace de Documentum Server: Seleccionar ubicación", seleccione un archivador, una carpeta o una subcarpeta de las que aparecen en la lista y haga clic en "Aceptar".
En la página Configuración de eRoom, haga clic en "guardar configuración", en la parte superior, para que la ubicación de almacenamiento predeterminada del repositorio se aplique al eRoom.
Nota: Para borrar la configuración de plantilla o ubicación predeterminada, quite la marca de la casilla de verificación "Permitir a los participantes crear y editar enlaces de Documentum Server" y haga clic en "Aceptar" en la página Opciones de Configuración de eRoom.
Si administración de derechos está activada en su comunidad, puede activar, desactivar o volver a activar administración de derechos para el eRoom y, si la activa, definir su política. La política de eRoom es la política inicial para archivos recientemente protegidos y para carpetas recientemente activadas en el nivel superior del eRoom. Los cambios en una opción de la política del eRoom pueden afectar la política vigente de las carpetas y los archivos del eRoom.
Abra la página Opciones en Configuración de eRoom, que tiene un área de Administración de derechos.
Seleccione una de las siguientes opciones para la configuración Archivos nuevos de Microsoft Office y Adobe Acrobat de este espacio...:
En el área de políticas de administración de derechos, especifique la configuración de políticas de administración de derechos para el eRoom. Ésta es la política heredada por carpetas y archivos recientemente protegidos de Microsoft Office y Adobe Acrobat en este eRoom. Si nunca se ha activado administración de derechos en el eRoom, se desactivan los controles de esta área. Una vez que selecciona se puede proteger opcionalmente mediante una política de administración de derechos o se protegerán automáticamente mediante una política de administración de derechos, se activan estos controles y se configuran inicialmente de acuerdo con los valores predeterminados del eRoom (que puede cambiar).
Nota: (Solo eRoom Enterprise) Si la política del eRoom es "proteger automáticamente" contenido utilizable, la opción para especificar una ubicación de almacenamiento predeterminada en un repositorio de Documentum no está disponible para carpetas en ese eRoom. Así mismo, no puede agregar un archivo desde un repositorio ni enlazar un archivo nuevo o uno existente a un repositorio en este eRoom.
Abra la página Opciones en Configuración de eRoom.
En la configuración Archivos nuevos de Microsoft Office y Adobe Acrobat de este espacio... del área de Administración de derechos, seleccione la opción no se puede proteger mediante una política de administración de derechos.
No se activa administración de derechos en el eRoom y no se puede proteger archivos utilizables nuevos en el eRoom. Si administración de derechos estaba activada anteriormente en el eRoom, la configuración se desactiva. Los archivos protegidos existentes permanecen protegidos por sus políticas reales, las que puede editar de todas formas. Sin embargo, una vez que administración de derechos está desactivada, las políticas de eRoom y de carpeta ya no afectan a los archivos que contienen. Por lo tanto, las políticas reales de los archivos protegidos pueden ser distintas a las políticas vigentes mientras administración de derechos estuvo activada.
Abra la página Opciones en Configuración de eRoom.
En el área Administración de derechos, seleccione una de las siguientes opciones para la configuración "Archivos nuevos de Microsoft Office y Adobe Acrobat de este espacio...":
se pueden proteger opcionalmente mediante una política de administración de derechos (se describe aquí)
se protegerán automáticamente mediante una política de administración de derechos (se describe aquí)
Administración de derechos se vuelve a activar en todas las carpetas del eRoom que usaron administración de derechos antes de que se desactivara.
Cuando invite a miembros a unirse al eRoom, podrá enviarles el mensaje de invitación predeterminado que ofrece eRoom. Si lo prefiere, puede enviar un mensaje personalizado.
En la página Invitación de Configuración de eRoom, marque la casilla de verificación "Usar esta invitación personalizada:".
Edite el asunto y el mensaje de la invitación como desee.
Escriba "{eRoomURL}" en el lugar del mensaje donde desee que eRoom inserte automáticamente la dirección URL del eRoom.
Un eRoom de plantilla está personalizado para usarse en una organización particular. Puede ofrecer eRooms de plantilla para que los miembros (con el permiso "puede crear eRooms") creen eRooms. Normalmente, un eRoom de plantilla se rellena con un conjunto de elementos apropiados para las tareas específicas del proyecto (por ejemplo, una base de datos de contactos personalizada, un informe de gastos, un calendario de equipo, un foro de debate, etc.).
Para que el eRoom esté disponible como plantilla y se muestre en el asistente Crear eRoom en la comunidad, siga este procedimiento:
En la página Plantilla de Configuración de eRoom, marque la casilla de verificación "Utilizar este eRoom como plantilla".
Si lo desea, puede escribir una categoría para la plantilla, de modo que, en el asistente Crear eRoom, los eRooms de plantilla se muestren bajo una categoría apropiada, como Captación de clientes, Seguimiento de ventas o Adquisición.
Opcionalmente agregue una descripción del eRoom que explique brevemente su propósito.
Cuando designe un eRoom como plantilla, estará disponible como plantilla para todos los eRooms creados en ese servicio. Si agrega eRooms de plantilla a un servicio de plantilla, puede distribuir los eRooms de plantilla en un sitio, ya que se incluyen en cada nuevo servicio que se cree en la comunidad.
Cuando cree un eRoom desde una plantilla con contenido protegido por administración de derechos o carpetas habilitadas con derechos, se crea el eRoom como una copia y se mantiene la protección durante el tiempo que esté representada la plantilla en el mismo sitio que se creó.
Nota: Las funciones personalizadas reutilizables pueden complementar el propósito de un eRoom de plantilla. En una plantilla, puede establecer en abstracto funciones pertinentes para el proyecto y asegurarse de que tengan los derechos de acceso apropiados. De este modo, cuando los coordinadores pongan un proyecto en marcha creando eRooms basados en su plantilla, podrán rellenar las funciones posteriormente con miembros específicos (individuales o grupos). Además de las funciones básicas, los coordinadores pueden asignar miembros a distintas funciones personalizadas.
Un mensaje de bienvenida saluda a los miembros del eRoom, quizás con una descripción general del contenido, instrucciones sobre el punto de partida o sugerencias para buscar información. Si ofrece un mensaje de bienvenida al eRoom, éste aparecerá bajo la barra de botones de la página principal.
Para agregar o cambiar un mensaje de bienvenida, escriba uno en el cuadro de texto o edite uno existente.
Los anuncios son una forma de que los miembros resalten información nueva o señalen cambios importantes. Aparecen en el área Anuncios, bajo el cuadro de elementos de la página principal.
Para ofrecer un espacio y un botón de comando para crear anuncios, marque la casilla de verificación "Incluir espacio para anuncios". Para desactivar esta función, quite la marca de la casilla de verificación.
Consulte: Informes de uso
Consulte: Configuración del sitio: Extensiones y Configuración de la comunidad: Extensiones
Como coordinador, tiene acceso completo a todo lo que esté dentro del eRoom y puede administrar el acceso de los miembros a esos elementos de varias formas:
Establecer las propiedades de control de acceso para los elementos. Por ejemplo, si el propietario de un documento crítico para el proyecto abandona la organización, podrá asignar nuevos propietarios cambiando la lista Editar de ese documento. De forma parecida, si un archivo de varios autores se deja abierto sin querer, podrá liberar una reserva de éste, de modo que otra persona pueda editarlo.
Restringir quién puede eliminar de la papelera de reciclaje (si el eRoom tiene). Normalmente, cualquiera que elimine un elemento puede dirigirse a la papelera de reciclaje y eliminarlo permanentemente. Si desea tener un mayor control sobre las eliminaciones permanentes en el eRoom, puede restringir esta capacidad a todos los que no sean coordinadores.
Asignar funciones (estándar o personalizadas) al agregar miembros o cambiar las funciones de los miembros existentes. Las funciones determinan el nivel de referencia del acceso que tienen los miembros a los elementos del eRoom.
Haga clic con el botón secundario en el icono de un archivo reservado y seleccione "Control de acceso" en el menú desplegable.
En la página Control de acceso, la casilla de verificación "Reservado para edición" está marcada y aparece un mensaje indicando quién lo reservó y cuándo.
Quite la marca de la casilla de verificación "Reservado para edición" y haga clic en "Aceptar".
En la página de confirmación, haga clic en "Anular" para liberar la reserva.
El archivo estará ahora disponible para que lo edite otra persona.
Haga clic con el botón secundario en la papelera de reciclaje y seleccione "Control de acceso" en el menú desplegable (disponible solo para los coordinadores).
Inicialmente, en la página Control de acceso a la papelera de reciclaje, la casilla de verificación "Sólo los coordinadores pueden eliminar elementos permanentemente" no tiene marca. Esto significa que los miembros del eRoom pueden usar el comando Eliminar de la papelera de reciclaje para quitar los elementos permanentemente.
Si marca esta casilla de verificación, sólo los coordinadores podrán usar el comando Eliminar de la papelera de reciclaje.
Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuración.
Sólo los administradores y coordinadores pueden eliminar eRooms. No es posible recuperar un eRoom después de eliminarlo; por lo tanto, asegúrese de que no haya nada en el eRoom que desee conservar.
Nota: Si cree que podría necesitar información de un eRoom eliminado, puede exportar el eRoom a un archivo .erm y guardarlo primero como copia de seguridad.
En Configuración de eRoom, haga clic en "Eliminar el eRoom".
En la página "¿Desea eliminar el eRoom?", haga clic en "Aceptar" para confirmar. Haga clic en "Cancelar" para cancelar la acción de eliminar.