Realizar un seguimiento de información nueva
Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Acerca de la comunicación entre proyectos
Una buena administración de la información de un proyecto permite establecer una buena comunicación con otros miembros del proyecto y estar al día de la información nueva y de la que cambie. Con eRoom, puede:
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Realizar un seguimiento del estado de los eRooms y escritorios de la página Mis eRooms.
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Informar a otros de los cambios mediante el envío de alertas, ya sea por correo electrónico; o bien si dispone de servicios de integración de mensajería instantánea de eRoom mediante un mensaje instantáneo.
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Recibir automáticamente notificaciones siempre que se modifiquen los elementos de los eRooms.
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Publicar anuncios en la página principal del eRoom (si es un coordinador).
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Utilizar el intercomunicador para mantener conversaciones de texto con otros miembros presentes en el eRoom.
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Realizar un seguimiento de las (
) que le indican la información nueva o que ha cambiado.
Alertas
Puede alertar a otros miembros sobre elementos nuevos o cambiados en el eRoom, ya sea por correo electrónico o, si dispone de Servicios de integración de mensajería instantánea de eRoom por mensaje instantáneo. Cuando envía una alerta sobre un elemento, eRoom la enviará aunque los destinatarios hayan desactivado la notificación para el elemento. El mensaje (correo electrónico o mensaje instantáneo) incluye un enlace al elemento y un enlace a la configuración de notificación del elemento.
Para poder recibir alertas por correo electrónico, los miembros necesitan una dirección de correo electrónico.
Para recibir alertas por mensaje instantáneo, se deberán cumplir todos los puntos siguientes:
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En un eRoom, haga clic en 
("enviar una alerta") en la barra de control de eRoom.
Se abrirá la página Elegir miembros.
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Seleccione o busque los miembros a los que desee alertar y haga clic en "Aceptar".
Se abrirá la página Alerta.
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Si la mensajería instantánea está disponible, puede elegir cómo desea enviar la alerta, ya sea por correo electrónico, o por mensaje instantáneo.
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Personalice el asunto y el mensaje si lo considera oportuno. El mensaje predeterminado incluye un enlace a la página desde la que se está enviando la alerta.
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Haga clic en "Aceptar" para enviar la alerta.
Si algunos de todos los destinatarios pueden recibir alertas de la manera especificada, un mensaje confirmará que se envió la alerta; haga clic en "Aceptar" para volver al eRoom.
Nota: Desde el intercomunicador, puede enviar mensajes de correo electrónico directamente a un miembro si hace clic en su nombre en la lista de miembros presentes.
Notificaciones
Cada vez que cambie un elemento concreto, o cualquier aspecto de un eRoom, podrá recibir una notificación por correo electrónico o, si dispone de servicios de integración de mensajería instantánea de eRoom, por mensaje instantáneo.
Puede recibir la notificación de forma instantánea o durante la noche. Para recibir la notificación de forma inmediata, puede elegir que se le envíe un mensaje instantáneo si se cumplen todos los puntos que se citan a continuación:
Puede elegir entre recibir los mensajes de correo electrónico de notificación en formato HTML o en texto sin formato, dependiendo de cómo se defina la opción en la página Configuración de la comunidad.
Nota: A los usuarios no se les notifican todas las operaciones si se realizan varias en sucesión rápida. Este comportamiento depende del diseño. Por ejemplo, al crear una carpeta y, posteriormente, crear subcarpetas dentro de la primera en sucesión rápida, el sistema le notifica la creación de la carpeta principal únicamente y no le notificará la creación de las subcarpetas. Una vez creada una carpeta, se le recomienda crear las subcarpetas dentro una vez se haya ejecutado el servicio de notificaciones (se ejecuta cada 5 minutos) de la creación de la carpeta principal.
Para cambiar la configuración de la notificación:
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En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y seleccione "Notificación" en el menú emergente.
Para cambiar la configuración de la notificación de todo el eRoom, vaya al mapa y haga clic con el botón secundario en el icono que hay a la izquierda del nombre del eRoom. Seleccione "Notificación" en el menú emergente.
O bien marque la casilla de verificación de un elemento y haga clic en "notificación" en la barra de comandos.
También puede hacer clic en el enlace para cambiar la configuración de la notificación en un informe de cambios de correo electrónico.
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En la página Notificación, elija si desea que se le notifiquen los cambios cuando se produzcan, una vez al día, o que no se le informe.
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Si la opción está disponible, seleccione si desea recibir notificaciones por correo electrónico o con un mensaje instantáneo.
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Si desea que los mensajes de correo electrónico de notificación se envíen en formato HTML, marque esa casilla de verificación en la página Notificación.
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Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuración.
Nota: Si desactiva la notificación en todo el eRoom, puede limitar los informes de cambios al elemento seleccionado.
Además de la configuración de notificación estándar, un escritorio presenta una de las siguientes opciones de notificación, dependiendo del tipo de elemento:
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Mostrar en Mis eRooms (para un elemento de escritorio)
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Resumir esta {base de datos | calendario | proyecto plan} en Mis eRooms
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Resumir estos elementos en Mis eRooms (para una selección múltiple)
Si está seleccionado, aparece el escritorio en la ficha Escritorios de Mis eRooms.
Informes de cambios
El contenido de un informe de cambios diario incluye:
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El nombre del elemento o eRoom, la fecha de la notificación, un resumen del estado y del semáforo (sólo en eRooms, no en elementos) y un enlace para modificar la configuración de la notificación del eRoom o el elemento del que se está informando
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Los nombres de las entradas de base de datos atrasadas o que estén en espera de aprobación
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Sus próximos eventos del calendario
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Otros cambios dentro del ámbito del informe (eRoom o elemento)
En general, los informes de cambios en eRoom se dan cuando se crea o edita un elemento. Con algunos elementos, sin embargo, eRoom ofrecerá información adicional sobre los cambios:
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Encuestas: eRoom informará cuando se cierre una encuesta, cuando se vuelva a abrir o restablecer y cuando cambie la configuración de visualización. eRoom informará de los cambios en los votos mientras pueda ver los resultados de la encuesta; si puede ver los resultados y los votos, también podrá ver los nombres de los votantes.
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Bases de datos: si cambian más de 100 entradas de una base de datos entre informes de notificación, eRoom informará del número de entradas que hayan cambiado en lugar de informar de cada título. Las entradas que se hayan movido en un paso de un proceso de aprobación aparecerán como "nuevas" en ese paso. La información detallada de cambios en el nivel de campo de base de datos aparecerá sólo en informes de notificación específicos de bases de datos (al igual que en registros de cambios de bases de datos).
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Archivos: eRoom informará de nuevas versiones de archivos cuando se active el seguimiento de versiones de un archivo.
Usar marcas de no leído
Cuando entre en un eRoom, verá marcas de no leído () en el mapa del eRoom y en cada elemento individual. Haga clic en un icono del mapa para ir directamente al elemento que ha cambiado o bien utilice el botón "siguiente no leído" (
) de la barra de control para leer todos los elementos nuevos o que han cambiado en el eRoom.
Si no piensa leer un elemento, puede marcarlo como leído. Si lee un elemento y desea tener un recordatorio visual para volver a éste, puede marcarlo como no leído.
Para marcar un elemento como leído o no leído
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Haga clic con el botón secundario en el elemento y seleccione "Marcar como leído" o "Marcar como no leído" en el menú emergente.
O bien, en el cuadro de elementos, marque la casilla de verificación que hay junto al elemento. A continuación, en la barra de comandos, haga clic en 
o bien 
.
Nota: Si hace clic en o bien cuando no haya elementos seleccionados en el cuadro de elementos, el comando se aplicará a todos los elementos de la página.