Consulte también: Opciones del cliente de eRoom para obtener información sobre la forma de instalar o actualizar el componente y de cambiar la opción de cliente.Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Puede usar eRoom simplemente con el explorador o (si utiliza Windows) con un componente para un explorador opcional. Las siguientes funciones sólo están disponibles con el componente:
Monitor de eRoom (puede configurar el Monitor para que permita sincronizar las bases de datos de tareas y los eventos de calendario de eRoom con Microsoft Outlook)
Si bien la mayoría de las funciones funcionan de la misma forma si usa eRoom con o sin el cliente del componente, algunas funciones sólo funcionan con el componente. Por ejemplo:
Para agregar un archivo proporciona información sobre la creación de un archivo en eRoom al usar el componente.
Editar y reservar archivos proporciona información sobre las funciones exclusivas del componente relacionadas con editar archivos.
Utilizar arrastrar y colocar en eRoom proporciona información sobre arrastrar y colocar elementos de eRoom hacia y desde su escritorio mientras utiliza el componente.
Cerrar sesión en eRoom proporciona información sobre la forma en que el componente afecta al botón Cerrar sesión.
Autenticar con el servidor IRM proporciona información sobre el uso del componente con administración de derechos de eRoom.
Para saber si está usando el componente, mueva el puntero del ratón sobre el titular gráfico situado en la esquina superior izquierda de cualquier página de eRoom y aparecerá una información de pantalla al respecto.
Consulte también: Opciones del cliente de eRoom para obtener información sobre la forma de instalar o actualizar el componente y de cambiar la opción de cliente.
El editor de texto enriquecido (RTE) permite dar formato al texto, insertar imágenes y enlaces y comprobar la ortografía. Si el sistema admite caracteres de doble byte (asiáticos), el RTE los aceptará y mostrará correctamente.
Cuando pegue en el RTE texto que tenga una sola fuente o un solo tamaño, eRoom aplicará la fuente o tamaño predeterminados (Verdana de 10 puntos) al texto pegado, en lugar de conservar la información de fuente de éste. Con ello se mejora la legibilidad del texto del eRoom, ya que tendrá un aspecto coherente. No obstante, si hay variaciones en el tipo y tamaño dentro de la misma familia de fuentes, dichas variaciones se mantienen. Así, por ejemplo, si pega en el RTE texto que esté todo en Times New Roman de 12 puntos y algunas palabras están en negrita, eRoom conservará la negrita en esas palabras pero convertirá todo el texto a la fuente predeterminada de eRoom (Verdana de 10 puntos).
Nota: Si pega texto en una sección de texto de doble byte, el RTE no cambiará la fuente, ya que no dispone de fuentes predeterminadas para ese tipo de texto.
Si utiliza eRoom sólo con el explorador, el formato estándar para editar páginas y cuadros de texto es texto sin formato. Si utiliza eRoom sin el componente y edita texto que tenga formato creado con el RTE (como imágenes, hipervínculos o cambios de fuente), eRoom conserva el texto con formato, pero muestra este mensaje (de sólo lectura): Este campo contiene texto con formato, que sólo se puede editar con el software del componente eRoom. Al editar el mismo texto con el componente, el texto con formato se muestra tal y como se creó.
Para identificar los botones de la barra de herramientas del RTE, mueva el ratón sobre un botón para ver su nombre en forma de información de pantalla.
Icono |
Nombre |
Haga clic para |
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Insertar enlace |
Agregar un enlace. También puede arrastrar y colocar o copiar y pegar enlaces en el editor de eRoom. Para convertir un gráfico en enlace, seleccione dicho gráfico, haga clic en el botón Insertar enlace e introduzca la dirección URL. |
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Insertar gráfico |
Agregar gráficos a una página y elegir un archivo en formato BMP, GIF o JPEG. Los gráficos aparecen alineados con el texto circundante. Puede cambiar la alineación haciendo doble clic en el gráfico y utilizando el cuadro de diálogo Posición del gráfico para alinear el gráfico a la izquierda o a la derecha, con el texto a su alrededor. En el editor, el texto no se coloca alrededor de los gráficos, pero sí en la página. |
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Comprobar ortografía |
Comprobar la ortografía. |
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Portapapeles |
Ver un menú desplegable con comandos de edición del portapapeles. |
Cuando está comprobando la ortografía mediante el RTE y eRoom encuentra un posible error, se abre el cuadro de diálogo "Comprobar ortografía". La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiar, con una sugerencia alternativa en el cuadro A. Puede editar la palabra en el cuadro A o bien seleccionar una palabra en la lista. Los comandos de ortografía son los siguientes:
Comando |
Descripción |
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Cambiar |
Cambia la palabra seleccionada por la del cuadro A. |
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Ignorar |
Deja la palabra seleccionada tal y como está. |
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Agregar al diccionario |
Agrega la palabra seleccionada al diccionario que eRoom utiliza para comprobar la ortografía. |
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Cambiar todo |
Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. |
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Ignorar todo |
Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. |
El Monitor de eRoom controla la sincronización con Outlook de bases de datos de tareas, pasos en bases de datos de procesos de aprobación, planes de proyecto y eventos de calendario en todos los eRooms que controla. Si no está ya ejecutándose, puede iniciar el Monitor eligiendo Inicio > Programas > eRoom 7 > Controlar mis eRooms.
Haga clic en el icono del Monitor (
) para que se muestre un menú desplegable en el que podrá elegir estos comandos:
Comando |
Descripción |
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Mis eRooms O bien Mis eRooms (nombre de sitio1) |
Si hay un solo sitio, "Mis eRooms" abrirá la página Mis eRooms. Si hay más de un sitio, eRoom agregará un elemento de menú "Mis eRooms" la primera vez que vaya a una página de un sitio distinto. El nombre del sitio aparece entre paréntesis. Dispone de una página "Mis eRooms" distinta por cada sitio del que sea miembro. |
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Abre el cuadro de diálogo Configuración del cliente eRoom, en el que puede especificar la configuración de la sincronización con Outlook. |
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Errores |
Abre el cuadro de diálogo Errores de Monitor. |
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Busca cambios en todos los eRooms y sincroniza las bases de datos de tareas y calendarios del eRoom con Outlook, si ha configurado el Sincronizador para ello. |
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Detiene temporalmente el Monitor de eRoom. Esto permite trabajar sin conexión sin que el Monitor informe de errores cuando intente sincronizar tareas y eventos del calendario a los que no tiene acceso. Elija Conectar para reiniciar el Monitor.
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Desactiva el Monitor. Para iniciarlo de nuevo, elija Inicio > Programas > eRoom 7 > Controlar mis eRooms. |
Para poder sincronizarse con tareas de Outlook, los elementos de tarea de eRoom (entradas en la base de datos o tareas de planes de proyecto) deben tener campos que representen los estados de propiedad y finalización. Estos campos sirven para clasificar un elemento como tarea si tiene cualquiera de los siguientes:
al menos un campo de aprobación de propietario
al menos un campo de miembro de propietario y al menos un campo de fecha de vencimiento
Los eventos del calendario de eRoom pueden sincronizarse con el calendario de Outlook sin que sea preciso realizar ninguna modificación en concreto. Mientras el evento tenga título y fecha y esté participando en él, podrá sincronizarlo con Outlook. Otras propiedades de eventos de eRoom que se sincronizan en Outlook son las siguientes: la hora de inicio, la duración y el patrón de repetición (si lo hay).
Las tareas de planes de proyecto se sincronizan con Outlook del mismo modo que las entradas de tareas de base de datos. Además de los campos de propietario y finalización, el Monitor sincroniza los siguientes campos de plan de proyecto:
Campo de Outlook |
Campo de plan de proyecto de eRoom |
Descripción |
|
Inicio |
Inicio |
Pasa a Outlook, sólo como fecha. |
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Vencimiento |
finish date (fecha de finalización) |
Pasa a Outlook. |
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% completado |
% actual progress (% progreso real) |
Si los informes de progreso están activados. |
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realizado |
Si los informes de progreso están desactivados, se sincroniza como "sí" si es 100% y como "no" en cualquier otro caso. |
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Categorías |
Categorías |
Pasa a Outlook. |
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"eRoom Notes" (Notas de eRoom) personalizado |
Notas |
Pasa a Outlook. |
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"eRoom Status" (Estado de eRoom) personalizado |
Estado |
Si los informes de progreso están activados, se sincroniza con Outlook. El campo personalizado "eRoom Status" (Estado de eRoom) contiene el texto del estado de la tarea; por ejemplo, "38% (2d) de retraso". |
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"eRoom ID" (ID de eRoom) personalizado |
ID |
Si los informes de progreso están activados, se sincroniza con Outlook. |
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"eRoom Predecessors" (Predecesoras de eRoom) personalizado |
Predecesoras |
Si los informes de progreso están activados, se sincroniza con Outlook. El campo personalizado "eRoom Predecessors" (Predecesoras de eRoom) contiene los ID y nombres de las predecesoras, delimitados por comas. |
Para sincronizar las bases de datos de tareas, planes de proyecto o eventos del calendario de eRoom con Outlook, debe configurar el Monitor de eRoom al efecto. En el cuadro de diálogo Configuración del cliente eRoom, puede agregar estos elementos y especificar la carpeta correspondiente de Outlook en la que desee realizar la sincronización.
En la barra de tareas de Windows, haga clic en el icono del Monitor de eRoom () y seleccione "Configuración" en el menú desplegable.
Se abrirá el cuadro de diálogo "Configuración del cliente eRoom", con un árbol, que se puede expandir, de todos los sitios de eRoom que se estén controlando. (Se agrega un sitio la primera vez que visite este cuadro). Si está sincronizando elementos, éstos se mostrarán bajo el nombre del sitio. Haga clic en 
para verlos.
En la lista, seleccione un sitio o un elemento de un sitio.
Haga clic en "Agregar" para abrir el cuadro de diálogo "Sincronizador Outlook de eRoom: Agregar elemento". La lista contiene todos los eRooms que figuran en la sección eRooms activos de su página Mis eRooms correspondiente al sitio seleccionado (o al sitio que contiene el elemento seleccionado).
Haga clic en junto al nombre de cada eRoom en el que haya una base de datos, plan de proyecto o calendario que desee sincronizar.
Marque la casilla de verificación correspondiente a cada elemento que desee sincronizar y haga clic en "Aceptar".
En el menú desplegable del cuadro Archivo de Outlook en el que se sincronizarán las bases de datos y los proyectos, seleccione la carpeta de Outlook adecuada (por ejemplo, Tareas).
En el menú desplegable del cuadro Archivo de Outlook en el que se sincronizarán los calendarios, seleccione la carpeta de Outlook adecuada (por ejemplo, Calendario).
Cuando haga clic en "Aceptar", el Sincronizador sincronizará las bases de datos de tareas, planes de proyecto y calendarios de eRoom que haya elegido en las carpetas de Outlook especificadas, de acuerdo con la programación del Monitor, que puede especificar en el cuadro de diálogo "Configuración avanzada" (consulte el siguiente procedimiento).
Abra el cuadro de diálogo "Configuración del cliente eRoom" haciendo clic en el icono del Monitor de eRoom () y seleccione "Configuración" en el menú desplegable.
Haga clic en el botón Avanzada para abrir el cuadro de diálogo "Configuración avanzada" y especificar los siguientes parámetros, según sea necesario:
Nombre y Contraseña: introduzca su nombre de usuario y contraseña, si está usando un servidor proxy HTTP. Si no está seguro, pregunte al administrador de la red.
Ubicación de almacenamiento del archivo de datos: los archivos de datos son el lugar en el que eRoom guarda archivos en caché cuando los vea o edite mediante el componente. Muévalos únicamente (haciendo clic en el botón Cambiar directorio de datos...) si no tiene espacio libre en la unidad predeterminada.
Lím. caché archiv.: normalmente, no tiene por qué cambiar el tamaño predeterminado de la caché de archivos de eRoom. Sin embargo, si no dispone de mucho espacio en disco, tal vez desee reducir este límite. Por otro lado, si usa frecuentemente muchos archivos de gran tamaño que no suela cambiar muy a menudo, tal vez prefiera aumentar este límite, de forma que los archivos puedan permanecer en caché mientras los esté utilizando.
Sincronizar con Outlook: cuando esta casilla de verificación está marcada y está conectado (ha iniciado sesión) con un sitio de eRoom, el Monitor buscará en sus eRooms según la frecuencia especificada (cada n [horas|minutos]) y sincronizará las bases de datos de tareas, planes de proyecto y eventos del calendario en Outlook, si ha configurado el Sincronizador para tal fin. Si quita esta marca, aún podrá comprobar manualmente los cambios en eRoom y sincronizar tareas o eventos haciendo clic en el Monitor de eRoom y eligiendo Comprobar ahora en el menú desplegable.
Haga clic en "Aceptar" para que los cambios de la configuración avanzada surtan efecto.
Haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo "Configuración del cliente eRoom" y empezar a sincronizar los elementos que haya agregado.
El Sincronizador de Outlook funciona de acuerdo con la programación especificada en el cuadro de diálogo Configuración de sincr. de Mis eRooms y Outlook. Puede ejecutar manualmente el Sincronizador haciendo clic en el icono del Monitor de eRoom () y eligiendo "Comprobar ahora" en el menú desplegable.
Al sincronizar tareas y eventos, el Sincronizador de Outlook lleva a cabo el siguiente proceso:
Asocia tareas o eventos existentes de eRoom con tareas o eventos de Outlook correspondientes. Por cada par obtenido, busca cambios (en eRoom o en Outlook) que se hayan producido desde la última sincronización y actualiza las tareas o eventos que no estén al día. Repite el proceso de comprobación y actualización con todos los pares de tareas o eventos hasta que todos coincidan.
Busca en eRoom nuevas tareas o eventos desde la última sincronización y los agrega a Outlook.
Busca en eRoom tareas o eventos eliminados desde la última sincronización y elimina los correspondientes de Outlook.
Busca en Outlook tareas o eventos eliminados desde la última sincronización y los restaura allí si los correspondientes siguen existiendo en eRoom.
No crea ni elimina en eRoom ninguna tarea o evento que se haya creado o eliminado en Outlook desde la última sincronización.
Si inicia sesión en eRoom con RSA SecurID®, el Monitor no podrá guardar sus credenciales de SecurID, como lo hace con la contraseña. Por tanto, si inicia sesión en Windows y el Monitor se inicia, no podrá iniciar Outlook automáticamente sincronizando. No obstante, una vez que inicie sesión en el sitio, la sincronización de Outlook podrá continuar.
