Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Los usuarios de eRoom se denominan miembros. Un miembro de eRoom puede ser un usuario individual, o bien un conjunto de usuarios de eRoom en un grupo con nombre. Todos los miembros de un sitio de eRoom se organizan y administran en el contexto de comunidades. Los miembros se pueden crear en una comunidad como miembros locales o bien incorporar en una comunidad como miembros externos por medio de directorios de pertenencia externa conectados a la comunidad (ambos son miembros nativos de esa comunidad, y esta comunidad es su comunidad principal). Cada miembro de eRoom tiene sólo una comunidad principal en su sitio, pero puede pertenecer a otras comunidades como miembro invitado. Los eRooms obtienen sus miembros de los miembros nativos e invitados de la comunidad en la que se encuentren.
Consulte también:
Diagrama de pertenencia de eRoom (se abre en una ventana emergente)
Directorios de empresas (para obtener información acerca de la administración de miembros externos)
Administrar miembros y grupos locales (más adelante en este mismo tema)
eRoom conserva la información de miembro de todos sus miembros. Puede cambiar su propia información, pero, a menos que sea administrador o disponga de los permisos adecuados, lo único que podrá hacer con la información de los demás miembros es verla.
Consulte también: En "Iniciar sesión en eRoom", los siguientes procedimientos:
Para abrir su propia página Información de miembro, diríjase a la página Mis eRooms y haga clic en .
Para abrir la Página de información de miembro referente a sí mismo o a otro miembro, en una página de lista de miembros, haga clic en un nombre de miembro o, si dispone de derechos de edición, en el icono de edición () situado junto a éste.
Si el miembro forma parte de un grupo, haga clic en el nombre del grupo y, a continuación, en el nombre del miembro.
Para abrir la Página de información de miembro referente a sí mismo o a otro miembro, haga clic en y seleccione "Ver información" en el menú desplegable.
En una página Información de miembro, puede editar cualquier campo que proporcione un control de edición (un cuadro de texto en un campo de texto, una casilla de verificación en una opción, etc.). Consulte Modificar la información de miembro (más abajo) para obtener información sobre quién puede cambiar cada parámetro y en qué condiciones.
Nota: En la parte superior de la página Información de miembro, los administradores de sitios solo podrán ver un campo "ID de miembro" (también denominado ID de usuario o campo UID) que identifica de forma exclusiva a los miembros de la comunidad. eRoom utiliza los campos UID de miembro para realizar un seguimiento de los miembros de comunidad nuevos, combinados y eliminados.
Los campos de la página Información de miembro son los siguientes:
Nombre, Segundo nombre (opcional) y Apellido.
Iniciales: este campo se rellena automáticamente conforme un miembro introduce texto en los campos de nombre, segundo nombre y apellido.
Nombre para mostrar: modo en que eRoom muestra el nombre de un miembro en contextos que no sean listas con columnas (por ejemplo, en invitaciones, comentarios y registros de cambios). Este campo es necesario y se rellena automáticamente conforme el miembro edita el texto de los campos de nombre, segundo nombre y apellido.
Si el nombre para mostrar contiene caracteres Kanji, éstos se agregarán al nombre para mostrar detrás de un doble espacio.
Nota: El nombre para mostrar de los miembros actualizados desde versiones de eRoom anteriores a la 7.2 o sincronizados desde NT tendrá el formato Nombre Apellido.
Nombre de inicio de sesión: nombre que un miembro utiliza para iniciar sesión en eRoom. Este campo es de solo lectura cuando en una comunidad se requieran direcciones de correo electrónico para los nombres de inicio de sesión. Si el nombre de inicio de sesión de eRoom de un miembro externo es distinto de su nombre de inicio de sesión externo (porque se agregaron mediante el cuadro de diálogo Conflicto de nombre de inicio de sesión), habrá dos campos de nombre de inicio de sesión:
eRoom login (Inicio de sesión de eRoom): para iniciar sesión en eRoom.
Inicio de sesión de directorio: nombre de inicio de sesión del miembro desde el directorio externo que creó el conflicto con un nombre de inicio de sesión existente.
Información de cuenta de Documentum Server (solo para eRoom Enterprise): el nombre de usuario y la contraseña que el miembro de eRoom utiliza para iniciar sesión en un repositorio de Documentum Server cuando sus credenciales de inicio de sesión difieren de su nombre de inicio de sesión y contraseña de eRoom.
A diferencia del campo de nombre de usuario, el de contraseña nunca se almacena en eRoom. Cuando se guarda la página de información de miembro o se envía un cuadro de diálogo de inicio de sesión en el repositorio, la contraseña se utiliza sólo para validar el campo de nombre de usuario en todos los repositorios que puede ver el miembro en ese momento.
Nota: Al quitar la marca del campo de nombre de usuario de Documentum Server y guardar la información de miembro de eRoom se borra el nombre de usuario de Documentum Server para todos los repositorios. La próxima vez que acceda a un repositorio mientras estos campos están en blanco, se le solicitará un nombre de usuario y una contraseña. Si inicia sesión correctamente, su nombre de usuario de Documentum Server se guardará con su información de miembro de eRoom y se validará en ese repositorio y en los demás que pueda ver en ese momento, para los cuales dispone del mismo nombre de usuario y la misma contraseña. A menos que el campo de nombre de usuario esté en blanco, su nombre de usuario nunca se sobrescribirá automáticamente cuando especifique credenciales distintas en un cuadro de diálogo de inicio de sesión en un repositorio.
Organización (opcional)
Correo electrónico: dirección de correo que eRoom utiliza para ponerse en contacto con el miembro.
Cuenta de mensajes instantáneos (sólo con eRoom Instant Messaging Integration Services): si la mensajería instantánea está activada para el sitio, los miembros del Grupo de permisos para mensajería instantánea (y que dispongan del permiso Se puede contactar mediante mensajería instantánea) pueden tener únicamente una cuenta de mensajería instantánea en eRoom. Si puede editar la información de los miembros, se muestran los controles Nombre de cuenta (campo de texto) y Red (lista desplegable) junto a un botón "probar". El botón "probar" sólo está visible para los administradores de sitios y comunidades, coordinadores y para los miembros en sus propias páginas de información de miembro. Al hacer clic en "probar" se intenta aprovisionar la cuenta en una identidad de eRoom, obtener información de la presencia para la cuenta y enviar un mensaje instantáneo al nombre de cuenta en la red seleccionada. Si no puede editar la información del miembro, (por ejemplo, si está asignado a un campo LDAP o no dispone de derechos de edición con respecto a la información del miembro), el nombre de cuenta y la red se muestran como de sólo lectura.
Cuando se proporciona información de la cuenta de mensajería instantánea, el icono de miembro que se muestra frente al nombre de la cuenta puede aparecer con los siguientes estados:
-- en línea
-- inactivo
-- desconectado
-- desconocido
Página Web (opcional)
Información adicional(opcional), podría cambiar el nombre por Configuración del sitio.
Zona horaria: zona horaria que un miembro selecciona cuando inicia sesión en un sitio por primera vez.
Botón cambiar contraseña: visible para miembros locales de la comunidad solo si tienen permiso para cambiar sus propias contraseñas. También está visible para los administradores y los miembros con permiso para definir contraseñas.
Botón Cambiar pregunta personal: visible para los miembros locales de la comunidad si el sitio tiene activada la recuperación de la contraseña.
Autenticar en [nombre del directorio de pertenencia]: identifica la conexión de directorio de pertenencia externa a partir de la cual se creó la cuenta del miembro y en la que el miembro se autenticará en las próximas operaciones de sincronización de listas de miembros.
Desactivado: identifica un miembro que no puede iniciar sesión. Un administrador o miembro con el permiso "Puede modificar la lista de los miembros de la comunidad" puede marcar esta casilla de verificación para quitar la posibilidad que tiene un miembro de iniciar sesión. Para volver a activar el miembro, quite la marca de la casilla de verificación.
Locked (Bloqueada): aparece sólo cuando una cuenta está bloqueada, bien porque un miembro ha intentado sin éxito iniciar sesión demasiadas veces, ha superado el umbral de tiempo permitido para iniciar sesión o ha tratado de recuperar una contraseña demasiadas veces. La razón del bloqueo aparece junto a una casilla de verificación "Desbloquear". Un administrador o miembro con el permiso "Puede modificar la lista de los miembros de la comunidad" puede quitar la marca de esta casilla de verificación para desbloquear la cuenta de un miembro.
La fecha y hora del último inicio de sesión del miembro, o "(ninguno)", si el miembro nunca ha iniciado sesión (este valor puede variar de un servicio a otro).
Permisos: indica qué permisos tiene o no tiene el miembro. Son los siguientes:
Pueden contactarse a través de mensajes instantáneos (sólo con Instant Messaging Integration Services)
La información que vea en la sección Permisos dependerá de su estado de pertenencia (administrador o miembro normal) y de si está viendo su propia información o la de otro miembro.
Cuando un miembro tenga un permiso determinado debido a su pertenencia a un grupo, el texto "(a través del grupo <nombre del grupo> )" aparecerá detrás del nombre del permiso.
Si es un administrador del sitio y está viendo información de un miembro, puede hacer clic en "Ver permisos para todas las comunidades" (botón que sólo está disponible para administradores de sitios) para ver una tabla con los permisos que tiene ese miembro en todas las comunidades a las que pertenezca. Para volver a ver los permisos del miembro sólo en su comunidad nativa, haga clic en "Ver permisos sólo para la comunidad nativa".
A continuación se presentan los resultados de mostrar la propia información de miembro:
Quién |
Procedencia de la información de miembro |
Resultados |
¿Aparece el botón "Permisos para todas las comunidades"? |
Administrador del sitio |
"Mi información como miembro" de Mis eRooms |
Permisos en la comunidad nativa |
No |
Lista de miembros del sitio |
Permisos en la comunidad nativa |
Sí |
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Lista de miembros de la comunidad |
Permisos en la comunidad actual |
Sí |
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Lista de miembros del eRoom |
Permisos en la comunidad actual |
Sí |
|
Administrador de la comunidad |
"Mi información como miembro" de Mis eRooms |
Permisos en la comunidad nativa |
No |
Lista de miembros de la comunidad |
Permisos en la comunidad actual |
No |
|
Lista de miembros del eRoom |
Permisos en la comunidad actual |
No |
|
Miembro normal
|
"Mi información como miembro" de Mis eRooms |
Permisos en la comunidad nativa |
No |
Lista de miembros de la comunidad (sólo si tiene el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad") |
Permisos en la comunidad nativa |
No |
|
Lista de miembros del eRoom |
Permisos en la comunidad actual |
No |
A continuación se presentan los resultados de mostrar la información de otro miembro:
Quién |
Procedencia de la información de miembro |
Permisos que se ven |
¿Aparece el botón "Permisos para todas las comunidades"? |
Administrador del sitio |
Lista de miembros del sitio |
Permisos del miembro en su comunidad nativa |
Sí |
Lista de miembros de la comunidad |
Permisos del miembro en su comunidad actual |
Sí |
|
Lista de miembros del eRoom |
Permisos del miembro en su comunidad actual |
Sí |
|
Administrador de la comunidad |
Lista de miembros de la comunidad |
Permisos del miembro en su comunidad actual |
No |
Lista de miembros del eRoom |
Permisos del miembro en su comunidad actual |
No |
|
Miembro normal
|
Lista de miembros de la comunidad (solo si tiene el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad") |
Permisos del miembro en su comunidad nativa |
No |
Lista de miembros del eRoom |
Permisos del miembro en su comunidad actual |
No |
Lista de eRooms a los que pertenece el miembro, por comunidad.
Lista de Grupos a los que pertenece el miembro.
La posibilidad de modificar la información de miembro depende de la función y los permisos que tenga y de las opciones activas del sitio y la comunidad. En la siguiente tabla se resumen las tareas de información de miembro y los requisitos correspondientes.
Nota: Al cambiar los permisos de un miembro en una página Información de miembro, el miembro se agrega o quita del grupo de permisos correspondiente, en la comunidad que proceda. Esto también sucede al revés (al cambiar la pertenencia a un grupo, se modifica la información de miembro).
Tarea de información de miembro |
Quién |
Parámetro relacionado (si lo hay) |
Conceder permisos en la página Información de miembro |
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Cambiar funciones |
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Cambiar la dirección de correo electrónico editando el cuadro de texto de la página Información de miembro |
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Opción de comunidad que "requiere direcciones de correo electrónico para usarlas como nombres de inicio de sesión": DESACTIVADA |
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Cambiar la dirección de correo electrónico haciendo clic en el botón "Cambiar" de la página Información de miembro.
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Los miembros pueden cambiar sus propias direcciones de correo electrónico |
Opción de comunidad que "requiere direcciones de correo electrónico para usarlas como nombres de inicio de sesión": DESACTIVADA y Norma de creación de contraseñas, en todo el sitio, para miembros locales de la comunidad: "Los miembros podrán cambiar más adelante sus propias contraseñas" : ACTIVADA y Norma de creación de contraseñas, en todo el sitio, para miembros locales de la comunidad: "Los miembros pueden recuperar sus propias contraseñas": ACTIVADA |
Cambiar contraseña Nota: Este botón estará desactivado si el miembro se autentica mediante SecurID. |
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Norma de creación de contraseñas, en todo el sitio, para miembros locales de la comunidad: "Los miembros podrán cambiar más adelante sus propias contraseñas" : ACTIVADA |
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Cambiar pregunta personal |
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Norma de creación de contraseñas, en todo el sitio, para miembros locales de la comunidad: "Los miembros podrán cambiar más adelante sus propias contraseñas" : ACTIVADA y Norma de creación de contraseñas, en todo el sitio, para miembros locales de la comunidad: "Los miembros pueden recuperar sus propias contraseñas": ACTIVADA |
Desactivar cuenta |
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Desbloquear cuentas |
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Editar campos de miembros |
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Los grupos de eRoom reúnen a varios miembros en un conjunto lógico, de modo que se pueda hacer referencia a ellos indirectamente. Los grupos existen en el contexto de las comunidades. Los administradores y miembros con permiso Puede crear grupos o Puede modificar la lista de miembros de la comunidad pueden crear grupos de eRoom.
Los grupos pueden estar definidos por el usuario con el fin de reunir miembros de acuerdo con líneas organizativas o funcionales, por ejemplo. Imagine que crea un grupo para el equipo Ventas y, a continuación, agrega el grupo "Ventas" como miembro de todos los eRooms relacionados con las ventas. Cada vez que agregue a un empleado de ventas al grupo "Ventas", dicho empleado pasará a ser miembro de todos los eRooms relacionados con las ventas. Los nombres de los grupos definidos por el usuario deben ser exclusivos sólo dentro de la comunidad en la que se creen.
eRoom también reúne miembros en grupos de acuerdo con el tipo de permisos y el tipo de pertenencia a la comunidad que tengan. Estos grupos se denominan grupos integrados porque eRoom los crea automáticamente. Los nombres de los grupos integrados no crean conflictos con los nombres de los demás grupos de la misma comunidad. Hay dos tipos de grupos integrados de eRoom: grupos de permisos y grupos no de permisos.
Los grupos de permisos conceden permisos específicos a los miembros de esos grupos. Sólo los administradores de sitios pueden modificar el grupo "Administradores del sitio", pero los administradores de sitios y de comunidades pueden modificar todos los demás.
Nombre del grupo |
Permiso |
Todos los permisos anteriores y, además, puede agregar o quitar miembros de los grupos de permisos correspondientes (incluido éste) |
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Todos los permisos anteriores y, además, puede agregar o quitar miembros de este grupo |
Nota: El grupo integrado SecurID es un grupo de permisos del ámbito del sitio que sirve para especificar miembros que deben iniciar sesión mediante RSA SecurID®. Sólo se puede acceder a este grupo a través de la lista de miembros del sitio.
Los grupos no de permisos reúnen a miembros de acuerdo con su tipo de pertenencia a la comunidad.
Nombre del grupo |
Quién |
Todos los miembros e invitados de la comunidad, incluidos los grupos. |
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Todos los miembros nativos de la comunidad. Contiene los dos grupos siguientes. |
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Todos los miembros de una sola conexión de directorio. Cada conexión de directorio tiene su propio grupo de directorio, cuyo nombre depende de la conexión. |
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Todos los miembros nativos que se crearon en eRoom (que no proceden de una conexión de directorio). Todos los miembros que se crean en una comunidad se agregan, de forma predeterminada, a este grupo. Cuando se quitan miembros de este grupo, dichos miembros se quitan también del sitio. |
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Todos los miembros y grupos invitados. |
Además de miembros, los grupos también tienen propiedades, entre las que se incluyen el nombre, una lista Editar que indica quién puede modificar la lista de miembros y sus propiedades y, por último, qué permisos tienen los miembros. Dependiendo de su función y permisos, podrá editar estas propiedades en grupos definidos por el usuario. En el caso de grupos no de permisos, puede editar sus permisos del mismo modo que con otros miembros. No obstante, no es posible editar ninguna de las propiedades de los grupos de permisos.
En cada nivel de un sitio de eRoom, los miembros y grupos se organizan en listas de miembros.
Lista de miembros |
Descripción |
Procedimiento de apertura |
Enumera todos los miembros y grupos de todas las comunidades del sitio. También incluye una sección Comunidades, que contiene enlaces con la lista de miembros de cada comunidad del sitio. Administrada por el administrador del sitio. |
En la página Miembros de Configuración del sitio, haga clic en . |
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Muestra todos los miembros nativos e invitados. Administrada por los administradores y los miembros con el permiso Puede modificar la lista de miembros de la comunidad. |
En la página Miembros de Configuración de la comunidad, haga clic en . o bien En la ficha Comunidades de la lista de miembros del sitio, haga clic en el nombre de una comunidad. o bien Si tiene el permiso Puede modificar la lista de miembros de la comunidad pero no es un administrador, en su página Mis eRooms, haga clic en el enlace "Lista de miembros de la comunidad", bajo el encabezado Administración. |
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Muestra los miembros de un eRoom (la lista es un subconjunto de la lista de miembros de la comunidad). Administrada por los coordinadores del eRoom (o los administradores). La lista se divide en "Grupos y funciones" y "Miembros". |
En la página principal del eRoom, haga clic en , en la barra de botones. |
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Muestra los miembros constituyentes de un grupo. Administrada por administradores y miembros con el permiso Puede crear grupos. |
En una lista de miembros, haga clic en el nombre del grupo. |
|
Muestra el total de miembros disponibles para realizar una acción de miembro determinada. |
Haga clic en para abrir un selector de miembros para tareas como establecer el control de acceso, agregar miembros a un grupo, asignar miembros a funciones, seleccionar miembros para campos de miembros de bases de datos, etc. o bien En listas de miembros, los botones de comando abren selectores de miembros para tareas tales como agregar invitados a una comunidad, mover miembros a una comunidad diferente o eliminar miembros locales de una comunidad. |
Consulte también: Trabajar con listas de miembros para obtener más información sobre el modo en que eRoom muestra las listas de miembros, cómo se puede ajustar la visualización de información en listas de miembros y cómo se pueden buscar miembros en listas de miembros extensas.
En aquellas listas de miembros que no sean selectores de miembros, los símbolos que aparecen en las columnas situadas a la izquierda de los nombres de miembros (individuales y grupos) son los siguientes:
Símbolo |
Descripción |
(sólo miembros individuales) Indica si un miembro individual ha iniciado sesión () o no (), o bien, si la cuenta tiene errores (). Señale el símbolo para ver información de pantalla sobre éste. |
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Si tiene derechos de edición sobre la información de miembro (la suya propia, siempre; la de los demás miembros, sólo si dispone del permiso apropiado), haga clic para editar dicha información. Si se trata de un grupo, haga clic para editar sus propiedades, entre las que se incluyen el nombre y la lista de edición. |
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(Sólo lista de miembros de eRoom) Si es un administrador o coordinador de eRoom, haga clic para cambiar la función del miembro. En la lista de grupos y funciones, haga clic para editar una configuración de la función del cliente. |
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Haga clic para quitar el miembro (o grupo) de la lista de miembros. Este símbolo no aparece en el caso de miembros de directorio en la comunidad o listas de miembros del sitio; estos miembros sólo se pueden quitar eliminándolos del directorio o eliminando la conexión de directorio. Sin embargo, sí se pueden quitar miembros de directorio de las listas de miembros de eRoom. |
|
Haga clic para enviar un mensaje de correo electrónico a un miembro. |
La información de los miembros es la siguiente:
Columna |
Descripción |
nombre |
Nombre del miembro, del grupo o de la función personalizada; indica además si su pertenencia está desactivada (entre paréntesis, junto al nombre). Si tiene derechos de edición sobre la información de miembro, haga clic para editar dicha información o para modificar la pertenencia del grupo. |
función |
(Sólo lista de miembros de eRoom). Indica la función de eRoom que tiene el miembro (estándar o personalizada), lo que especifica el conjunto de derechos que tiene un miembro. Si un miembro tiene varias funciones en eRoom, en esta columna se muestran todas ellas. |
organización |
Organización a la que esté asociado el miembro (si la hay). |
comunidad |
Comunidad principal del miembro. Permite identificar a los invitados que tengan el mismo nombre pero que procedan de otras comunidades y grupos. Esta columna estará vacía si la comunidad principal del miembro es la actual. |
directorio |
Conexión con el directorio de pertenencia externa, si existe, a través de la cual el individuo o grupo es miembro de la comunidad o eRoom, o con la cual se autentica el miembro. Esta columna estará vacía si se trata de miembros locales de la comunidad. En el caso de miembros que pertenezcan a un dominio de NT distinto de aquél al que señala la conexión del directorio externo (por ejemplo, el eRoom está conectado con el Dominio1 y Usuario1 pertenece al Dominio2, pero está incluido en el Dominio1 a través de un grupo), el nombre de dominio del miembro aparecerá entre paréntesis junto al nombre del directorio, del siguiente modo: Conexión1 (Dominio2). |
A través del grupo |
Con la opción "mostrar por miembros del grupo" activada, el grupo o grupos a través de los cuales el individuo o grupo es miembro de la comunidad o eRoom. Esta columna está vacía para miembros explícitos (aquellos que no son miembros a través de grupos) y no aparece cuando está activado "ocultar por miembros del grupo". |
Nota: Según la configuración de la en Configuración del sitio, puede que se muestren los siguientes campos en las listas de miembros: nombre de inicio de sesión, correo electrónico y información adicional (posiblemente con el nombre cambiado).
Puede cambiar el orden de las entradas de la página Miembros haciendo clic en un título de columna con el fin de clasificar las entradas en orden ascendente o descendente, de acuerdo con los valores de esa columna.
En las listas de miembros de una comunidad o eRoom, los grupos (o, en listas de miembros de eRoom, los grupos y funciones) y los miembros individuales aparecen en secciones distintas que se pueden expandir o contraer.
En las listas de miembros de eRoom y de grupos, puede ver la lista bien como una lista simple en la que se muestran todos los miembros, incluidos los miembros de los grupos (el nombre de cada grupo aparece en la columna "a través del grupo") o como una lista jerárquica en la que sólo aparecen los miembros explícitos de la lista (es decir, los miembros que no formen parte de un grupo). En una vista jerárquica, puede ver los miembros de los grupos en las listas de grupos. Para cambiar entre una vista sencilla y una vista jerárquica, haga clic en "ocultar por miembros del grupo". Para volver a la vista anterior, "haga clic en "mostrar por miembros del grupo"".
Consulte también:
En muchas organizaciones se utilizan directorios de dominio de NT o LDAP para administrar miles de cuentas de usuario. Dado que eRoom se integra con estos directorios, las listas de miembros de eRoom pueden ser igualmente muy extensas. Cuando una lista de miembros alcanza un determinado tamaño, eRoom proporciona métodos optimizados para desplazarse por ellos: mediante la creación de páginas con fichas de "estilo Rolodextmy un formulario de búsqueda, o bien, en listas de mayor tamaño, simplemente un formulario de búsqueda. eRoom ofrece dos números de umbral incrementales (especificados en Configuración del sitio) por encima de los cuales las listas de miembros se van compactando cada vez más de modo que pueda desplazarse por ellas con mayor eficacia:
Cuando una lista de miembros alcanza un determinado tamaño (el umbral inicial es 500, pero se puede cambiar en Configuración del sitio), eRoom divide la lista en páginas con fichas de estilo Rolodex y proporciona un formulario de búsqueda que puede mostrar u ocultar.
Las páginas con fichas se pueden agrupar por apellido (alfabéticamente o de acuerdo con fichas personalizadas definidas en Configuración del sitio), más una página para "Otros" miembros y otra más para "Grupos". Para desplazarse entre las páginas con fichas, haga clic en las etiquetas de las fichas situadas a lo largo de la parte superior de la página.
Cuando una lista de miembros alcanza un determinado tamaño entre 250 y 20.000 miembros (el umbral inicial es 10.000, pero se puede cambiar en Configuración del sitio), eRoom muestra simplemente un formulario de búsqueda. En estas listas más extensas, no se puede ocultar el formulario de búsqueda.
En todas las listas extensas de miembros, el formulario de búsqueda cuenta con un botón "más opciones" que puede seleccionar para ver más campos de búsqueda.
Cuando una página de lista de miembros contiene más de 500 miembros (límite inicial, que se puede modificar en Configuración del sitio), eRoom la divide en subpáginas con fichas. Las fichas tienen etiquetas con caracteres que distinguen los nombres de los primeros y últimos miembros de cada subpágina.
Las etiquetas de las fichas presentan la forma Nombre1-Nombre2, donde Nombre1 y Nombre2 son los nombres distintivos del primer y último miembro de la página, separados por guión. Por ejemplo, si el apellido del primer miembro de la primera página es Acedo y el apellido del último miembro es Alcántara, la ficha de la primera página presenta la forma Ace-Alc. Si el apellido del último miembro de la primera página es Aguilar y el apellido del primer miembro de la segunda página es Aguilera, la ficha de la primera página muestra Ace-Aguilar, mientras que la ficha de la página dos muestra Aguiler-Alc.
Para desplazarse entre las subpáginas con fichas, haga clic en los enlaces correspondientes, situados en la parte inferior o superior de cada página.
Las fichas de segundo nivel para los grupos se crean de la misma manera que para los miembros, salvo que los grupos integrados tienen su propia ficha, que siempre aparece en primer lugar. Esta ficha muestra siempre todos los grupos integrados, incluso si se presentan más del máximo de 500 por página. En principio, los grupos se ordenan alfabéticamente por nombre de grupo, con una clasificación secundaria por nombre de comunidad.
Utilice el formulario de búsqueda de miembros para filtrar una lista extensa de miembros de modo que muestre solamente aquellos que se ajustan a sus criterios.
Si aparece, haga clic en "mostrar búsqueda", en la barra de botones situada en la parte superior de una lista de miembros extensa (o un selector de miembros, como, por ejemplo, al eliminar miembros o enviar una alerta). En el caso de listas más extensas, siempre se muestra el formulario de búsqueda.
En el formulario de búsqueda sencillo, seleccione Apellido para buscar un miembro por apellido, o bien Grupos (en una comunidad o sitio) o Grupos/Funciones (en un eRoom) para localizar grupos o funciones en particular.
O bien, en el formulario de búsqueda expandido, que se muestra cuando se hace clic en "más opciones" en el formulario abreviado, especifique los criterios de búsqueda de la forma siguiente:
Seleccione Personas para buscar miembros individuales. Emplee cualquier combinación de los siguientes campos de búsqueda: Nombre para mostrar, Nombre, Apellido y Organización. Según la configuración de la personalización del campo de miembros en Configuración del sitio, puede que se muestren los siguientes campos en las listas de miembros: Nombre de inicio de sesión, Correo electrónico e Información adicional (posiblemente con el nombre cambiado). Para restringir la búsqueda de personas a funciones incorporadas específicas, puede seleccionar una de las siguientes opciones en la lista desplegable "¿Qué miembros?": Todos, Coordinadores, Participantes, Observadores.
Seleccione Grupos (en una comunidad o sitio) o Grupos/Funciones (en un eRoom) para buscar grupos o funciones personalizadas particulares.
Escriba tantos criterios de búsqueda como considere apropiado para filtrar la lista de miembros. Cuantos más criterios incluya, más restrictiva será la búsqueda y menor será el número de resultados.
En los cuadros de texto, puede usar el asterisco (*) como carácter comodín al final de una cadena para especificar que a continuación puede figurar "cualquier carácter".
El asterisco está ya implícito cuando escribe una cadena de nombre parcial. Por ejemplo, si escribe "A" en el cuadro "Apellido", aparecerán todos los miembros cuyo apellido empiece por "A" (como Acedo, Alcántara y Anguita). Si escribe "Ad", los resultados de la búsqueda serán miembros con apellidos tales como Adalid, Adrados, Adarve, etc.
Si en el formulario de búsqueda se encuentran disponibles los campos Nombre de inicio de sesión o Correo electrónico, puede especificar varios valores en los respectivos cuadros de texto. Simplemente se deben separar los valores con punto y coma (;).
Una vez que especifique los criterios, haga clic en "Buscar" para filtrar la lista o el selector de miembros.
eRoom mostrará solo los miembros que cumplan los criterios. En una lista de miembros, haga clic en el nombre de un miembro para ver su información correspondiente; haga clic en el nombre de un grupo para ver los miembros que lo componen.
Para realizar acciones con miembros en un selector de miembros, marque las casillas de verificación correspondientes.
Conforme se vaya desplazando por varias páginas de un selector de miembros (completo o filtrado), eRoom conservará, en un área llamada "Miembros seleccionados" y situada en la parte inferior de la página, una lista de los miembros que seleccione. La selección de miembros permanece en toda la lista.
Para seleccionar todos los miembros de todas las fichas, haga clic en "Seleccionar todo".
Nota: Los resultados de las búsquedas de miembros tienen un límite de 5000. Si la búsqueda ha generado más de 5000 resultados, deberá especificar más criterios de modo que se restrinjan los resultados. Si hay menos de 5.000 resultados, eRoom los divide en subpáginas y utiliza el menor de los dos umbrales de listas de miembros extensas para determinar el número de miembros por página. En lugar de las fichas de estilo Rolodex, eRoom crea fichas para buscar en las subpáginas de resultados con la forma Nombre1-Nombre2, según se ha descrito anteriormente. En los resultados de las búsquedas de grupos, eRoom muestra en primer lugar los grupos integrados, ordenados alfabéticamente por nombre de grupo, seguidos de los grupos de miembros, ordenados alfabéticamente por nombre de grupo.
La pertenencia se administra en el ámbito de las comunidades (agregar o eliminar miembros y grupos, agregar o eliminar conexiones de directorio y agregar o eliminar invitados). La posibilidad de modificar la pertenencia a comunidades depende de la función y los permisos que tenga y de las opciones activas de la comunidad. A continuación se resumen las acciones y requisitos.
Tarea de pertenencia |
Quién |
Parámetro relacionado |
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La comunidad "puede tener miembros locales": ACTIVADA |
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La comunidad "puede tener miembros locales": ACTIVADA |
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El administrador de la comunidad puede "crear conexiones de directorio": ACTIVADA |
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Establecer permisos de miembros predeterminados |
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Sólo administradores de sitios |
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Sólo administradores de sitios |
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Para poder iniciar sesión en el sitio, todos los miembros deben tener contraseña. Puede crear miembros locales con o sin contraseña, dependiendo del parámetro del sitio que determina quién puede crear las contraseñas iniciales de los miembros.
Si las contraseñas iniciales de los miembros son proporcionadas por el creador, de una en una, tendrá que proporcionar una contraseña por cada miembro que cree.
Si las contraseñas iniciales de los miembros son suministradas por el creador o los miembros y la creación por lotes está disponible y crea los miembros de uno en uno, podrá decidir entre establecer las contraseñas en el momento de la creación o permitir que cada miembro escoja la suya. Para que los miembros sin contraseña inicial proporcionada por el creador puedan iniciar sesión, es necesario que un administrador establezca la contraseña o bien que reciban una invitación a un eRoom, lo que les permitirá establecer la contraseña e iniciar sesión.
Si las contraseñas iniciales de los miembros son suministradas por el creador o los miembros y la creación por lotes está disponible y crea varios miembros a la vez (creación por lotes), no podrá establecer las contraseñas en el momento de la creación. En este caso, podrá invitar a esos miembros al sitio en el momento de la creación, hacer que un administrador establezca las contraseñas para que puedan iniciar sesión o agregar los nuevos miembros a eRooms e invitarlos desde ahí.
Consulte también:
Recuperación de la contraseña para obtener más información sobre cómo los miembros locales pueden seleccionar una pregunta personal y proporcionar una respuesta de modo que eRoom pueda ayudarles a recuperar las contraseñas si las olvidan en el futuro.
Normas de creación de contraseñas para miembros locales para obtener más información sobre la configuración que determina si los miembros locales del sitio pueden o deben cambiar su contraseña, y con qué frecuencia.
Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevo miembro".
O bien, en un selector de miembros de la comunidad, como la página Elegir miembros cuando esté agregando miembros a un grupo, haga clic en "nuevo miembro".
Se abrirá la página Información de miembro.
Si los creadores de miembros deben proporcionar contraseñas iniciales para los nuevos miembros del sitio, introduzca una contraseña (dos veces para comprobarla).
O bien, si los creadores de miembros o los propios miembros pueden proporcionar contraseñas iniciales en el sitio, los cuadros de contraseña estarán precedidos por la opción "permitir que el miembro elija su propia contraseña (se requiere una invitación)".
Si deja marcada esta casilla de verificación, no podrá introducir ninguna contraseña en los cuadros.
Si quita la marca de la casilla, tendrá que introducir una contraseña en los cuadros.
Rellene la Página de información de miembro y haga clic en "Aceptar" o en "Agregar" con cada nuevo miembro.
Cuando vuelva a la lista de miembros de la comunidad o al selector de miembros de la comunidad, los miembros que acaba de crear se mostrarán del modo habitual.
Los miembros recién creados sin contraseña deben agregarse a un eRoom (debe hacerlo un coordinador o administrador) y ser invitados, para poder establecer su contraseña e iniciar sesión.
Los miembros recién creados con contraseña pueden iniciar sesión en el sitio y dirigirse a su página Mis eRooms o a cualquier eRoom al que pertenezcan (no se requiere invitación).
Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevos miembros...".
O bien, en un selector de miembros de la comunidad, como la página Elegir miembros cuando esté agregando miembros a un grupo, haga clic en "nuevos miembros...".
Se abrirá la página "Nuevos miembros, paso 1 de 2".
Especifique una dirección de correo electrónico para cada miembro que desee crear y haga clic en "Siguiente".
En la página "Nuevos miembros, paso 2 de 2" del asistente, edite cualquiera de estos valores con respecto a cada miembro (los valores predeterminados se toman de las direcciones de correo electrónico que introduzca en el primer paso):
Dirección de correo electrónico
Nombre de inicio de sesión
Nombre para mostrar
Nombre
Segundo nombre
Apellido
Iniciales
En la página de confirmación, decida entre enviar invitaciones al sitio ahora o esperar a que los miembros se agreguen a un eRoom e invitarlos desde ahí.
Si opta por enviar invitaciones a todos los nuevos miembros a la vez, éstos recibirán invitaciones de correo electrónico al sitio. En este caso, cuando hagan clic en el enlace de la invitación, podrán iniciar sesión, establecer sus contraseñas y dirigirse a su página Mis eRooms, donde puede haber enlaces con los eRooms a los que ya hayan sido agregados.
Si opta por enviar las invitaciones más adelante, tendrá que agregar a un eRoom cada nuevo miembro y, a continuación, enviar una invitación a cada uno de ellos. En este caso, cuando hagan clic en el enlace de la invitación, podrán iniciar sesión y establecer sus contraseñas antes de dirigirse a su eRoom.
Si envía las invitaciones ahora, verá la página "Mensaje enviado". Si no es así, volverá a la lista de miembros de la comunidad o al selector de miembros de la comunidad, donde los miembros que acaba de crear se mostrarán del modo habitual.
Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevo miembro". (Si tiene el permiso "Puede crear grupos" pero no es administrador ni coordinador, puede abrir la lista de miembros de la comunidad desde su página Mis eRooms).
O bien, si está agregando miembros a un grupo, puede hacer clic en Nuevo grupo, en la página Elegir miembros.
Escriba el nombre del nuevo grupo y haga clic en "Aceptar".
En la página Miembros del grupo (que aparece vacía inicialmente con los grupos nuevos), haga clic en "agregar" para abrir la página Elegir miembros.
Puede buscar o seleccionar los miembros que desee del grupo.
Cuando esté rellenando un grupo y cree un grupo desde la página Elegir miembros, este último grupo aparecerá inicialmente vacío. Sin embargo, puede agregar el grupo vacío al grupo que esté rellenando. Sólo tiene que agregar miembros al grupo vacío más adelante.
Haga clic en "Aceptar" cuando termine de agregar miembros.
Repita estos pasos con cada grupo que desee crear.
Consulte también: Para crear un nuevo grupo y agregarlo como miembro del eRoom para obtener información sobre el modo en que un coordinador de eRoom con el permiso "Puede modificar la lista de los miembros de la comunidad" puede crear un grupo durante el proceso de adición de miembros al eRoom.
Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "eliminar" para abrir la página Elegir miembros (el selector de miembros de la comunidad), donde aparecen todos los miembros y grupos locales, incluidos los invitados.
Puede buscar o seleccionar los miembros o grupos que desee quitar.
O bien, para seleccionar todos los miembros y grupos locales, en la página Elegir miembros, haga clic en "Eliminar todo".
Antes de que eRoom quite los miembros o grupos, debe hacer clic en "Aceptar" para confirmar las eliminaciones. Cuando lo haga, eRoom actualizará la lista de miembros.
Nota: En la lista de miembros de la comunidad, puede hacer clic en el icono de eliminación () situado junto al nombre del miembro o grupo que desee quitar de la lista de miembros.
Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en el nombre del grupo cuya pertenencia desee modificar.
En la página Miembros del grupo, haga clic en "agregar" o "quitar" para abrir la página Elegir miembros.
Puede buscar o seleccionar los miembros o grupos que desee agregar o quitar del grupo; a continuación, haga clic en "Aceptar".
(Antes de quitar miembros o grupos de un grupo, eRoom le pedirá que confirme la eliminación).
Nota: En la página Miembros del grupo, puede hacer clic en el icono de eliminación () situado junto al nombre del miembro o grupo que desee quitar de la pertenencia del grupo.
Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en el nombre del grupo cuya pertenencia o propiedades desee modificar.
En la página Miembros del grupo, haga clic en .
En la página Editar grupo, modifique las propiedades según corresponda.
Las propiedades de un grupo son las siguientes:
Propiedad |
Descripción |
Nombre |
Nombre del grupo. (Si se trata de grupos integrados, no se puede editar). |
Descripción |
Texto opcional que aparece bajo el título de la página Miembros del grupo. (Si se trata de grupos integrados, no se puede editar). |
Editar |
Control de acceso del grupo, que determina quién puede editar la lista de miembros del grupo y sus propiedades. Haga clic en el selector de miembros y elija administradores o administradores, junto con los miembros seleccionados. Si elige la primera opción, sólo los administradores y los modificadores de lista de miembros de la comunidad podrán modificar la pertenencia del grupo y sus propiedades. Si elige la segunda, el creador del grupo (si es distinto del administrador) se seleccionará inicialmente en la lista Editar. Haga clic en el selector de miembros para especificar el conjunto de miembros que, además de los administradores, pueden modificar la pertenencia del grupo y sus propiedades. Tenga en cuenta que los miembros de la lista Editar del grupo deben tener el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad. |
Permisos |
Permisos que tienen los miembros del grupo. Se trata de los mismos permisos de los miembros individuales. La concesión o el rechazo de permisos a un grupo provoca que el permiso correspondiente se active o desactive en las páginas Información de miembro de cada uno de los miembros constituyentes de dicho grupo y, además, modifica la lista de miembros del correspondiente grupo de permisos en la comunidad. (Si se trata de grupos de permisos, no se puede editar). Cuando el administrador de un sitio está viendo la página Editar grupo desde la lista de miembros del sitio, los permisos de la comunidad nativa del grupo se muestran junto con un botón "Permisos para todas las comunidades" (al igual que ocurre con la página Información de miembro). |
Pertenencia a eRooms y grupos |
eRooms y grupos a los que el grupo pertenece en cada comunidad. (No se puede editar con ningún grupo; la pertenencia a eRooms se gestiona en una lista de miembros de eRoom y la pertenencia a grupos, en una lista de miembros de grupo). |
Los miembros de un sitio pueden pertenecer a varias comunidades, aunque cada uno puede tener sólo una comunidad principal. La pertenencia a otras comunidades se conoce como pertenencia de invitados. Puede administrar la pertenencia de invitados a comunidades según su función y permisos, así como el estado de privacidad de cada comunidad (público, privado, restringido). A continuación se detallan las tareas de pertenencia de invitados:
Acción de invitado |
Quién |
Parámetro relacionado |
Agregar invitados a una comunidad |
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Los administradores de comunidades y miembros con el permiso "Puede modificar la lista de los miembros de la comunidad" pueden "agregar o eliminar invitados": ACTIVADA |
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Los administradores de comunidades y miembros con el permiso "Puede modificar la lista de los miembros de la comunidad" pueden "agregar o eliminar invitados": ACTIVADA |
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Agregar invitados desde comunidades públicas |
Cualquier miembro que pueda agregar invitados a una comunidad (como en la acción anterior). |
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Agregar invitados desde comunidades restringidas |
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Agregar invitados desde comunidades privadas |
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Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "agregar un invitado".
Si hay más de otra comunidad pública en el sitio, se abrirá la página Elegir una comunidad.
Para buscar invitados de una comunidad en concreto, seleccione un nombre de comunidad en la lista y haga clic en "Aceptar". Se abrirá la lista de miembros de la comunidad, desde la que podrá seleccionar a los miembros.
Para buscar un miembro de un sitio en concreto, haga clic en "Agregar un invitado por nombre". En la página "Agregar un invitado por nombre", escriba el nombre de inicio de sesión del miembro (no su nombre para mostrar, como en el nombre o apellido) y haga clic en "Aceptar". Si eRoom encuentra un miembro del sitio cuyo nombre de inicio de sesión coincida con el especificado, haga clic en "Aceptar" para agregar a dicho miembro como invitado.
Si hay sólo otra comunidad pública más, se abrirá su lista de miembros, desde la cual podrá seleccionar a los miembros.
Si hay sólo otra comunidad pública más, pero al menos otra comunidad restringida, se abrirá la página Elegir una comunidad. Puede hacer clic en "Aceptar" para seleccionar la comunidad pública o bien en "Agregar un invitado por nombre" para buscar un miembro determinado en una comunidad restringida.
Si no hay ninguna otra comunidad pública o restringida, no podrá agregar miembros a menos que sea administrador de sitios.
Para quitar invitados, ha de seguir el mismo procedimiento que para eliminar miembros y grupos locales.
Como administrador de sitios, puede mover miembros y grupos locales de la comunidad (no miembros incluidos mediante conexiones de directorio) y combinar cuentas duplicadas.
Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevos miembros...".
En la página Elegir miembros (selector de miembros de la comunidad), en la que se muestran todos los miembros y grupos locales (incluidos los invitados), puede buscar o seleccionar los miembros o grupos que desee mover.
O bien, para seleccionar todos los miembros y grupos locales, en la página Elegir miembros, haga clic en "Seleccionar todo".
Haga clic en "Siguiente".
En la página Elegir comunidad, seleccione la comunidad a la que desee mover los miembros seleccionados.
Haga clic en "Siguiente" y confirme que desea mover los miembros seleccionados a la comunidad escogida.
Si hay conflictos con los nombres de grupo, elija entre Detener la operación de mover o Hacer que eRoom convierta los nombres en exclusivos. Si continúa con la operación de mover, cuando haga clic en "Aceptar", eRoom cambiará el nombre de los grupos que mueva, con el fin de convertirlos en exclusivos, agregando "_n" (donden es un numeral) a cada nombre de grupo que coincida con un nombre de grupo de la nueva comunidad.
Al mover miembros o grupos:
eRoom quita los miembros seleccionados de la lista de miembros de la comunidad actual y los agrega a la lista de miembros de la comunidad seleccionada. Todas las referencias a la comunidad de los miembros cambiarán para referirse a la nueva comunidad.
Si un grupo que se haya movido hace referencia, directa o indirectamente, a un grupo integrado, los miembros se moverán, pero los propios grupos integrados y las referencias no se moverán a la nueva comunidad. Los permisos no se mueven con los miembros o grupos a la nueva comunidad.
Por ejemplo: El grupo "Jefes", en la comunidad A, contiene el grupo de permisos "puede modificar la lista de miembros de la comunidad". Mueve el grupo "Jefes" a la comunidad B. Los miembros del grupo de permisos "Puede modificar la lista de los miembros de la comunidad", pero no el propio grupo, se moverán con el grupo "Jefes" a la comunidad B, pero dejarán de tener el permiso "Puede modificar la lista de los miembros de la comunidad".
Los invitados que mueva pasarán a ser miembros nativos de la nueva comunidad.
Los miembros de los grupos se mueven a la nueva comunidad con sus grupos.
Si mueve un grupo de directorio, dicho directorio se desconecta de la comunidad actual y se vuelve a conectar en la nueva comunidad.
Una vez terminada la operación de movimiento, volverá a la página de lista de miembros de la comunidad desde la que inició el proceso.
Abra la lista de miembros del sitio y haga clic en "combinar miembros".
Se abrirá la página Elegir miembros, en la que se muestran todas las cuentas duplicadas (solo de miembros individuales), incluidos los miembros eliminados y los miembros de comunidades y conexiones de directorio eliminadas.
Seleccione dos o más cuentas que desee combinar, incluida la cuenta en la que desee combinar todas las cuentas, y haga clic en "Siguiente".
Se abrirá la página Elegir miembros, mostrando los miembros que haya seleccionado.
En la lista de miembros que haya seleccionado, elija la cuenta en la que desee combinar todas las cuentas seleccionadas. Esta cuenta pasará a ser el miembro "superviviente".
Haga clic en "Siguiente".
En la página Combinar miembro, confirme que todas las cuentas que se muestran se purgarán del sitio y se combinarán con el miembro superviviente que haya seleccionado.
Al combinar dos o más cuentas:
eRoom descarta la información de inicio de sesión de las cuentas duplicadas (nombre de inicio de sesión, dirección de correo electrónico, contraseña) y conserva sólo la información de la cuenta combinada.
Los grupos, eRooms o comunidades que hicieran referencia a cualquiera de las cuentas duplicadas, ahora lo harán sólo a la cuenta combinada resultante.
La cuenta combinada:
Pasa a ser un invitado de las comunidades nativas de las cuentas duplicadas, si no lo era antes.
Asume los privilegios de acceso (si los había) de las cuentas duplicadas sobre los elementos de eRoom.
Asume las funciones y permisos de las cuentas duplicadas.
Las cuentas duplicadas se eliminan permanentemente de la lista de miembros del sitio y dejan de estar disponibles para su combinación.