Nota: Una de las formas en que los coordinadores pueden administrar los derechos de acceso a los elementos de sus eRooms consiste en asignar miembros a distintas funciones, cada cual con distintos niveles de acceso.Este tema se organiza en las siguientes secciones:
El control de acceso de eRoom determina qué miembros de un eRoom pueden ver, abrir y editar elementos. Cuando cree un elemento por primera vez:
Cualquier miembro que pueda obtener acceso a él podrá abrirlo.
Cualquiera que pueda abrirlo podrá verlo.
Sólo usted (el propietario) podrá editarlo.
Los derechos de edición implican que puede editar las propiedades de un elemento (su nombre, si tiene un cuadro para anexos, su icono, la configuración de control de acceso, etc.). Los derechos de apertura implican que cualquiera que pueda abrir un elemento podrá también agregar comentarios, crear elementos, adjuntar archivos, etc., siempre que tenga la función apropiada en el eRoom (de participante o coordinador, pero no de observador). Si un elemento está oculto, sólo los miembros con derecho de apertura podrán verlo en realidad.
La configuración de control de acceso de un elemento se aplica sólo a ese elemento. Los elementos anidados tienen su propia configuración de control de acceso. Sin embargo, necesita al menos derechos de apertura de un elemento para poder abrir uno de sus elementos anidados.
A continuación se presentan varios ejemplos de cómo se puede usar el control de acceso: ejemplo1, ejemplo2.
El acceso a un elemento se define del siguiente modo:
Estableciendo sus propiedades de control de acceso.
Especificando la configuración de propietario inicialde una carpeta, bandeja de entrada, calendario o base de datos, que determina la lista Editar de todos los elementos nuevos creados en ese contenedor.
Nota: Una de las formas en que los coordinadores pueden administrar los derechos de acceso a los elementos de sus eRooms consiste en asignar miembros a distintas funciones, cada cual con distintos niveles de acceso.
Si puede acceder a un elemento, podrá ver sus propiedades de control de acceso, pero, a menos que sea el propietario del elemento, probablemente no podrá cambiarlas.
En el mapa o en el cuadro del elemento, haga clic con el botón secundario en el icono y seleccione "Control de acceso" en el menú desplegable.
O bien, marque la casilla de verificación del elemento y seleccione "acceso" en la barra de comandos.
O bien, haga clic en el nombre del propietario.
Puede establecer propiedades de control de acceso para un elemento a la vez que lo crea. O bien, si es propietario de un elemento, tendrá los derechos para editarlo y podrá cambiar sus propiedades de control de acceso después de haberlo creado.
Nota: Cuando tenga derechos de edición sobre un archivo, eRoom mostrará un icono de edición (
) junto al nombre.
Cuando cree o modifique un elemento, haga clic en "control de acceso" en la página Crear o Editar, o en el asistente apropiado de creación o edición.
Sin editar un elemento, puede seguir uno de estos procedimientos:
En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botón secundario en un icono y seleccione "Control de acceso" en el menú desplegable.
En el cuadro de elementos, marque la casilla de verificación de uno o más elementos y seleccione "acceso" en la barra de comandos o "Control de acceso" en el menú desplegable.
Haga clic en el nombre del propietario.
La página Control de acceso contiene estos parámetros:
Si administración de derechos está activada en el eRoom, las páginas de Control de acceso para archivos y carpetas tienen opciones de administración de derechos.
Si tiene derechos de edición para el elemento, la página Control de acceso también contendrá las siguientes casillas de verificación:
Solo lectura (no permite la edición)
Oculto (mostrar solo a miembros que pueden abrirlo): esta casilla de verificación está deshabilitada cuando la lista Abrir está establecida como Todos los miembros que puedan acceder a él.
Los miembros individuales, miembros de grupos o miembros con determinadas funciones personalizadas que puedan abrir y ver el contenido de un elemento están en la lista Abrir de ese elemento. Los que pueden editar o cambiar un elemento están en la lista Editar.
Consulte también: Propiedades de grupos en el tema "Administrar miembros" para obtener información sobre la lista Editar de un grupo de miembros.
En la página Control de acceso, haga clic en el selector de miembro (
) situado junto al cuadro Abrir o Editar.
Se abrirá la página Elegir miembros, mostrando los miembros de eRoom.
Consulte también:Para obtener más información sobre las búsquedas en listas de miembros extensas, consulte Búsquedas en listas de miembros extensas, en el tema "Administrar miembros".
En la página Elegir miembros, use los botones de opción para especificar:
Cualquier miembro que acceda a un elemento podrá abrirlo o editarlo. Cualquier nuevo miembro o grupo agregado al eRoom tendrá acceso al elemento, a menos que esté excluido de esa área.
solo coordinadores. Cualquier nuevo coordinador agregado al eRoom tendrá el mismo acceso.
Los coordinadores más los miembros individuales, grupos o funciones personalizadas que especifique. Los grupos y las funciones personalizadas son dinámicos, de modo que, si proporciona derechos de apertura o de edición a un grupo o función, los nuevos miembros de ese grupo o los miembros asignados a esa función tendrán automáticamente el mismo acceso al elemento.
Haga clic en "Aceptar" para volver a la página Control de acceso. Las opciones que elija aparecerán en el cuadro Abrir o Editar.
Haga clic en "Aceptar" para cerrar la página Control de acceso y activar la nueva configuración.
Cuando otorgue a otros el derecho de editar un elemento, tenga en cuenta lo siguiente:
Para las páginas con comentarios, cualquiera que pueda editar la página podrá también eliminar los comentarios. Esta capacidad es muy útil para un moderador de una discusión.
Al dar a otros el derecho de editar una página o archivo, también se les da el derecho de cambiar cualquier parámetro de control de acceso. No se borre de esta lista o no podrá editar el archivo aunque lo haya creado.
En la página Control de acceso, marque la casilla de verificación "Sólo lectura (no permite la edición)" para permitir que otros vean un elemento (siempre que no lo oculte) al tiempo que impide que lo cambien (ejemplo).
En la página Control de acceso, marque la casilla de verificación "Oculto" para impedir la visualización del elemento a todos menos a quienes puedan abrirlo. Los coordinadores y administradores pueden ver siempre todos los elementos ocultos.
Nota: Mientras la papelera de reciclaje y la página principal de un eRoom tengan configuración de control de acceso, no se podrán ocultar.
Consulte también: Acerca de los elementos ocultos
Cuando agregue un archivo al eRoom, puede establecer su propia lista Abrir de forma que incluya sólo al propietario; para ello, marque la casilla de verificación "Borrador privado", en la página ¿cargar archivo? Hasta que el creador cambie la lista Abrir, sólo él podrá abrir el nuevo elemento.
En la página Control de acceso, marque la casilla "Reservado para edición" si desea que eRoom le reserve un elemento hasta que tenga tiempo para editarlo. Mientras tenga el elemento reservado, nadie más podrá cambiarlo.
Sólo los coordinadores pueden liberar las reservas de los elementos que no posean.
Mientras está editando un archivo, eRoom coloca automáticamente una reserva en el archivo hasta que haya terminado y guardado los cambios o cargado una versión modificada.
Consulte también: Archivos
En la página Control de acceso de una carpeta, bandeja de entrada, calendario, base de datos o plan de proyecto, puede especificar quién es el propietario inicial de cualquier elemento secundario nuevo en el contenedor principal. (El propietario de un elemento es cualquier miembro de la lista Editar de ese elemento).
Las opciones para establecer el propietario inicial de elementos creados en un contenedor principal (elementos de una carpeta o bandeja de entrada y eventos de un calendario) son las siguientes:
El miembro que lo creó
El miembro que lo creó y los propietarios del [contenedor principal]
Todos aquellos que abran el [contenedor principal]
Nota: Las tareas de plan de proyecto no tienen configuración de control de acceso propia; sin embargo, esta configuración de propiedad determina quién puede crear y modificar tareas.
Cuando cree un elemento o pegue una copia de otro elemento en el contenedor, la lista Editar inicial de ese elemento estará determinada por la configuración de propietario inicial.
Al cambiar la configuración de propietario inicial de una carpeta, bandeja de entrada o calendario, las listas Editar de los elementos secundarios existentes no se verán afectadas.
Los nuevos contenedores no heredan la configuración de propietario inicial del contenedor principal (ejemplo).