Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Si dispone de eRoom Enterprise, el eRoom podrá incluir carpetas enlazadas. Aunque estas carpetas son similares a los elementos de carpetas de eRoom (por ejemplo, puede establecer el control de acceso, utilizar un icono personalizado y agregar comentarios), están enlazadas a una ubicación de Documentum Server, lo que significa que el contenido está sincronizado entre la ubicación del eRoom y la de Documentum Server.
Al agregar archivos o eliminarlos de los elementos de eRoom, se actualiza la ubicación de Documentum Server, y viceversa. Sólo se sincronizan los archivos de nivel superior, se ignoran las carpetas anidadas o las enlazadas a cualquiera de los lados. Al abrir una carpeta enlazada que no se puede conectar al repositorio de destino, se desactivan todos los archivos.
Las carpetas enlazadas no se pueden desenlazar, pero se puede modificar el destino de Documentum Server. Varias carpetas enlazadas pueden señalar al mismo destino de Documentum Server.
Nota: Las carpetas enlazadas no funcionan con Web Publisher; éstas no se pueden enlazar a una carpeta de Web Publisher y los archivos enlazados a Documentum Server de Web Publisher no se pueden mover a una carpeta enlazada (no obstante, se permite la copia, ya que se trata de la creación de una nueva instancia del archivo). Las carpetas de Web Publisher no aparecen en el selector de ubicación de Documentum Server que se muestra al seleccionar un destino para una carpeta enlazada.
Las carpetas enlazadas definen el destino de Documentum Server para los archivos que contienen. A diferencia de los archivos enlazados de Documentum Server, que pueden especificar un destino propio en Documentum Server, los archivos de las carpetas enlazadas no son enlaces en sí mismos. En lugar de eso, sólo permanecen enlazados mientras están incluidos en la carpeta enlazada. Por ejemplo, agregar un archivo a una carpeta enlazada en eRoom enlaza automáticamente dicho archivo con Documentum Server. Por otra parte, eliminar el archivo de la carpeta enlazada corta el enlace automáticamente y en el destino se pega o mueve el archivo real, no un enlace de Documentum Server. Mientras un archivo se encuentre dentro de una carpeta enlazada, no se podrá desenlazar.
Las listas Editar y Abrir de eRoom para los archivos creados en Documentum Server y sincronizados en eRoom se definen inicialmente como "Todos". Las listas Editar y Abrir para los archivos agregados a través de eRoom se definen inicialmente de la forma normal; Abrir para Todos y Editar para el creador. Al igual que en los demás archivos enlazados de Documentum Server, las listas LCA de Abrir y Editar del repositorio determinan en último caso la persona que puede editar o abrir el archivo.
Solo se pueden agregar archivos a una carpeta enlazada y se enlazan automáticamente a la ubicación de Documentum Server especificada. Solo los archivos de una ubicación de Documentum Server que no sea el destino de Documentum Server de la carpeta enlazada se pueden agregar desde Documentum Server.
No puede activar la administración de derechos para carpetas enlazadas. Sin embargo, las carpetas enlazadas pueden mostrar archivos protegidos desde la ubicación del repositorio a la que están enlazadas.
Una carpeta enlazada solo se puede crear si el sitio, o la comunidad, permite conexiones al Documentum Server. Si no se permiten conexiones de Documentum Server, el icono de la carpeta enlazada no se mostrará en la página Crear elemento. Si el sitio permite conexiones de Documentum Server, los miembros del sitio habituales (que no sean administradores) pueden crear carpetas enlazadas siempre que el sitio se lo permita. De lo contrario, sólo los administradores podrán crear carpetas enlazadas.
En la página Crear, haga clic en el icono de carpeta enlazada.
Se abrirá la página Crear/Editar carpeta enlazada. La mayoría de las opciones de configuración que presenta son idénticas a las de la página Crear/Editar carpeta. Especifique las propiedades de la carpeta según corresponda.
Si desea especificar una ubicación de Documentum Server para la carpeta a la que se va a enlazar, haga clic en 
para abrir el selector de ubicación de Documentum Server.
Inicie sesión en el Documentum Server, si así se le solicita. Estas credenciales especifican la cuenta utilizada para sincronizar archivos entre eRoom y el Documentum Server.
Si es administrador, puede utilizar su propia cuenta o la cuenta de administrador de Documentum Server (especificada en la configuración de conexión de Documentum Server) para sincronizar los archivos en la carpeta enlazada. De lo contrario, deberá utilizar la cuenta de administrador.
Los miembros del sitio habituales utilizan sus propias cuentas de Documentum Server.
Si hay más de un repositorio disponible, se abrirá la página "Enlace de Documentum Server: Seleccionar un repositorio". En este caso, seleccione un repositorio y haga clic en "Aceptar".
Desde la página "Enlace de Documentum Server: Seleccionar ubicación", busque los archivadores y carpetas dentro del repositorio donde desee enlazar la carpeta. O bien, puede hacer clic en "Cambiar repositorio" para seleccionar uno distinto, si hay alguno disponible.
Seleccione el archivador o carpeta de destino y (si hay alguna disponible) elija una plantilla de la lista desplegable.
Para crear una nueva carpeta del Documentum Server en la carpeta o archivador seleccionado, haga clic en "nueva carpeta" para abrir la página Crear nueva carpeta. Especifique un nombre y un tipo de documento. Cuando haga clic en "Aceptar", volverá al selector de ubicación y se seleccionará la nueva carpeta.
Haga clic en "Aceptar" para especificar la ubicación de Documentum Server y volver a la página Crear/Editar carpeta enlazada.
El campo "Enlazado a" muestra el destino del enlace.
La plantilla predeterminada y el tiempo de la última sincronización se muestran bajo el campo. Durante la sincronización, en la carpeta enlazada se crean vínculos a cualquiera de los archivos de la carpeta de Documentum Server. La carpeta enlazada no sincroniza de manera inmediata cuando se crea, sino que se sincronizará durante la tarea de sincronización en segundo plano que sincroniza otros enlaces de Documentum Server.
Haga clic en "Aceptar" para crear la carpeta enlazada o aplicar los cambios.
Solo durante la sincronización inicial, se mostrará el estado de ésta en la página de la carpeta enlazada, bajo el destino del enlace. Solo se enlazan la carpeta enlazada y la carpeta de Documentum Server de destino; las carpetas anidadas, así como las carpetas principales y su contenido no se enlazarán al otro servidor. Las carpetas enlazadas se sincronizarán en el mismo intervalo que otros archivos enlazados de Documentum Server.
Nota: La primera sincronización de una carpeta puede tardar bastante tiempo, en función de la cantidad de archivos que contenga la carpeta de Documentum Server de destino.
Como las carpetas enlazadas abarcan dos entornos (eRoom y Documentum Server), los resultados derivados de manipular estos entornos o su contenido podrían variar de lo que cabe esperar al trabajar con uno u otro entorno. En general, los resultados de sus acciones con carpetas enlazadas están relacionados con los permisos tanto en eRoom como en Documentum Server. La tabla siguiente describe los resultados de distintas operaciones con carpetas enlazadas:
Acción |
Artículo |
Desde |
Para... |
Resultado |
Cortar, pegar,
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archivo de eRoom no enlazado |
cualquier lugar del eRoom que no sea una carpeta enlazada |
carpeta enlazada |
Copia el archivo en el Documentum Server en el destino de Documentum Server de la carpeta enlazada y crea un enlace al mismo en eRoom. |
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archivo |
carpeta enlazada |
ubicación de eRoom no enlazada a Documentum Server |
Si no dispone de derechos para eliminar el archivo en el Documentum Server, no podrá eliminar el archivo desde eRoom (volvería a aparecer en una sincronización posterior). De lo contrario, el archivo (y no el enlace) se moverá a la ubicación de destino en eRoom y el archivo se eliminará del destino de Documentum Server de la carpeta enlazada. En este caso, deberá confirmar que mover el archivo fuera de la carpeta enlazada podría eliminar todas las versiones del archivo en el Documentum Server. |
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archivo |
carpeta enlazada |
carpeta enlazada |
Si las carpetas enlazadas de origen y de destino son la misma, esta acción no tendrá ningún efecto; el archivo original no se cortará. Si las carpetas enlazadas de origen y de destino son diferentes, pero el archivo existe en ambas o señalan al mismo destino de Documentum Server, verá un error en el que se le indicará que el archivo ya existe en la carpeta enlazada. |
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archivo |
carpeta enlazada |
carpeta con una ubicación de Documentum Server predeterminada |
En eRoom, el archivo se elimina de la carpeta enlazada y se pega como archivo enlazado de Documentum Server en la carpeta, señalando al destino de la carpeta. Si la carpeta enlazada y la carpeta de destino tienen el mismo destino de Documentum Server, el archivo se volverá a mostrar en la carpeta enlazada. En el Documentum Server, el archivo se moverá al destino de la carpeta. |
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archivo enlazado a Documentum Server |
cualquier lugar del eRoom que no sea una carpeta enlazada |
carpeta enlazada |
En eRoom, el enlace se mueve a la carpeta enlazada de destino, señalando al destino de Documentum Server de la carpeta enlazada. En el Documentum Server, en la ubicación de destino, se crea un enlace al archivo al que señala el archivo enlazado de Documentum Server. Si el enlace ya existe en la ubicación de Documentum Server de destino, esta acción no tendrá ningún efecto, aunque el archivo se sincronizará en eRoom al realizar la operación de mover. |
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archivo o archivo enlazado de Documentum Server |
cualquier lugar del eRoom |
archivo enlazado a Documentum Server |
Se crea una nueva versión del archivo en el Documentum Server. |
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carpeta enlazada |
-- |
cualquier lugar del eRoom |
La carpeta enlazada y su contenido se mueven a la ubicación de destino. La carpeta enlazada mantiene su carpeta original. Si el eRoom de destino está en el mismo servicio que el original, todos los enlaces funcionarán correctamente. Si el eRoom de destino está en un servicio diferente y no existe conexión con el repositorio de destino, o la comunidad no permite conexiones de Documentum Server, la carpeta enlazada estará rota y aparecerá un error en la página de la carpeta enlazada tras las siguiente sincronización. |
Copiar y pegar |
archivo de eRoom no enlazado |
cualquier lugar del eRoom que no sea una carpeta enlazada |
carpeta enlazada |
El archivo se copia al Documentum Server en la ubicación de destino de la carpeta enlazada, al tiempo que se crea un enlace al mismo en eRoom. |
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archivo |
carpeta enlazada |
ubicación de eRoom no enlazada a Documentum Server |
En eRoom, se pega una copia del archivo (y no un vínculo) en el destino. El archivo original permanece en la carpeta enlazada y en el Documentum Server. |
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archivo |
carpeta enlazada |
carpeta enlazada |
En eRoom, se crea una copia del enlace en la carpeta enlazada de destino. En el Documentum Server, se crea una copia del archivo en la carpeta de Documentum Server de destino. |
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|
archivo |
cualquier lugar del eRoom que no sea una carpeta enlazada |
carpeta enlazada |
En eRoom, se crea una copia del archivo en la carpeta enlazada de destino. Se crea una copia del archivo en la carpeta de Documentum Server. |
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archivo o archivo enlazado de Documentum Server |
cualquier lugar del eRoom |
archivo enlazado a Documentum Server |
Se crea una nueva versión del archivo en el Documentum Server. |
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carpeta enlazada |
-- |
cualquier lugar del eRoom |
La carpeta enlazada y su contenido se copian a la ubicación de destino. La carpeta enlazada mantiene su carpeta original. Si el eRoom de destino está en el mismo servicio que el original, todos los enlaces funcionarán correctamente. Si el eRoom de destino está en un servicio diferente y no existe conexión con el repositorio de destino, o la comunidad no permite conexiones de Documentum Server, la carpeta enlazada estará rota y aparecerá un error en la página de la carpeta enlazada tras las siguiente sincronización. |
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Copiar enlace y pegar |
archivo enlazado a Documentum Server |
cualquier lugar del eRoom que no sea una carpeta enlazada |
carpeta enlazada
|
La operación de pegar no se puede realizar porque sólo se pueden pegar archivos (y no enlaces) en una carpeta enlazada.
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archivo de eRoom no enlazado
|
cualquier lugar del eRoom que no sea una carpeta enlazada
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carpeta enlazada
|
La operación de pegar no se puede realizar porque sólo se pueden pegar archivos (y no enlaces) en una carpeta enlazada. |
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|
archivo |
carpeta enlazada
|
ubicación de eRoom no enlazada a Documentum Server
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El enlace pegado se convierte a un enlace de URL que señala al archivo en la carpeta enlazada.
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archivo |
carpeta enlazada |
carpeta enlazada |
La operación de pegar no se puede realizar porque sólo se pueden pegar archivos (y no enlaces) en una carpeta enlazada. |
Agregar |
archivo del escritorio |
-- |
carpeta enlazada |
Se enlaza el archivo al Documentum Server en el destino de la carpeta enlazada. |
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archivo de Documentum Server |
-- |
carpeta de Documentum Server |
Se copia el archivo de Documentum Server a la carpeta de Documentum Server. En eRoom, se crea un enlace al archivo de la carpeta enlazada. |
Eliminar |
archivo |
carpeta enlazada |
-- |
Si no dispone de derechos para eliminar el archivo en el Documentum Server, no podrá eliminar el archivo desde eRoom (volvería a aparecer en una sincronización posterior). De lo contrario, se elimina el enlace al Documentum Server (siempre que no sea el último enlace). Si lo es, se eliminarán todas las versión si confirma que desea que se proceda de esa manera. En eRoom, se elimina el archivo definitiva. |
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carpeta enlazada |
eRoom |
-- |
Se elimina la carpeta enlazada y permanece la carpeta de Documentum Server. Carpetas enlazadas eliminadas en la papelera de reciclaje, así como otros elementos de eRoom. Se eliminan los archivos que contenga (esto no afecta al Documentum Server) y se interrumpe la sincronización para esa carpeta enlazada mientras se encuentre en la papelera de reciclaje. Una vez restaurada la carpeta enlazada, eRoom realiza una primera sincronización con el Documentum Server. |
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carpeta de Documentum Server |
Documentum Server |
-- |
eRoom mantiene la carpeta enlazada, pero se elimina su contenido enlazado En la página de la carpeta enlazada, aparece un error en el que se explica que no se puede sincronizar la carpeta. |
Cambiar destino de carpeta enlazada |
-- |
-- |
-- |
Los archivos de eRoom existentes se eliminan y reemplazan por los archivos de Documentum Server del nuevo destino de Documentum Server. Permanecerán los archivos comunes a ambas carpetas enlazadas. |