Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Un plan de proyecto es un elemento de eRoom que permite crear una programación de proyecto simple y estructurada compuesta de tareas que describen la vida de un proyecto. Los planes de proyecto encapsulan un conjunto de funciones específicas de la planificación de proyectos que ayudan a administrar y controlar los proyectos con gran flexibilidad y precisión. Por ejemplo, es posible:
Ver planes de proyecto en una vista de Gantt o una vista detallada
Sincronizar tareas de un plan de proyecto con Outlook
Informar del progreso real
Los planes y tareas de proyecto pueden contener espacios para comentarios y votos y cuadros para anexos, igual que otras páginas de eRoom. También puede exportar e importar planes de proyecto.
La página principal de un plan de proyecto es la página de resumen, en la que las tareas se muestran en filas. Los datos de cada tarea se muestran en columnas que se determinan según se elija la vista de Gantt o la vista de detalles. En la página de resumen, puede hacer clic en el título de una tarea o en su icono (
) para abrir la página de una tarea individual.
Puede crear escritorios de planes de proyecto en el eRoom que resuman y muestren las tareas de uno o varios orígenes de datos de planes de proyecto. La página Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la que puede ver y organizar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo, Mis eRooms ofrece una ubicación central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente en varios eRooms.
El proceso de crear o editar un plan de proyecto empieza igual que con cualquier otro elemento. Al crear un plan de proyecto, haga clic en el icono de plan de proyecto en la página Crear para abrir la página Crear plan de proyecto. Si está editando un plan de proyecto, se abrirá la página Editar plan de proyecto, que contiene los mismos campos que la página Crear plan de proyecto.
Escriba o edite el nombre del plan de proyecto.
Elija una fecha de inicio. Con ello establecerá el inicio oficial del proyecto y proporcionará una fecha de comienzo inicial para las tareas. Puede editar esta fecha posteriormente en cualquier momento, pero tenga en cuenta que ello puede afectar a la fecha de inicio de las tareas.
Especifique si desea que las semanas de la programación empiecen el domingo o el lunes (valor predeterminado). Si la escala del diagrama de Gantt es en semanas, aparecerá un indicador de "inicio de la semana" (una pequeña marca de verificación) en la columna del lunes o del domingo, en el encabezado de la columna de Gantt, junto a la fecha correspondiente. El parámetro "Las semanas comienzan el" también controla qué día de la semana aparece en la primera columna de los selectores de fecha, en el plan de proyecto.
Si lo desea, describa el plan de proyecto.
Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos en la página de resumen del plan de proyecto.
Decida si desea incluir un cuadro para anexos en la página del escritorio.
Decida si desea mantener registros de cambios para tareas individuales. Si la opción Mantener registros de cambios está activada, cada tarea de proyecto tendrá un registro de cambios que se mostrará sólo en la página Tarea.
Decida si desea activar los informes de progreso. Si los activa, tendrá la posibilidad de introducir y medir el progreso y el estado en varios lugares del proyecto (en la vista de detalles, en informaciones de pantalla de la vista de Gantt, en la página Tarea, en la página Crear/Editar tarea y en la página Edit Progress [Editar progreso]). Si los informes de progreso están desactivados, tendrá la posibilidad de introducir y hacer que se muestre el estado "Terminado".
Si activa los informes de progreso, especifique lo siguiente:
Frecuencia de informes: la frecuencia con la que se espera que se generen los informes de progreso está controlada por el campo "Vencimiento". Este campo controla si un informe de progreso se considera atrasado, lo cual afecta al modo en que se calcula el estado de una tarea de proyecto, la forma en que se muestra la fecha del informe y el tipo de notificaciones que se envían. El valor predeterminado es 7 días. Se acepta cualquier número entero positivo.
Umbral de retrasada frente a muy retrasada: cada tarea tiene un estado que se basa en una comparación entre el progreso real y el esperado. Una tarea cuyo progreso esté por detrás de lo previsto se muestra como simplemente "retrasada" o como "muy retrasada", dependiendo de este umbral. Por ejemplo, un umbral de 15 entre los estados "retrasada" y "muy retrasada" implica que una tarea cuyo progreso real se encuentre un 15% o más por detrás del progreso esperado se considerará muy retrasada. Puede usar el umbral predeterminado para todo el sitio o bien especificar uno distinto para este plan de proyecto.
Al desactivar los informes de progreso, el estado de finalización se traduce de forma permanente en "Sí" o "No". Si se vuelven a activar los informes de progreso, las tareas que ya estuvieran terminadas pasarán a estar 100% completadas, mientras que el resto estarán 0% completadas.
Seleccione los días laborables y festividades para su proyecto. Puede utilizar los días predeterminados vigentes en la comunidad actual (establecidos en el ámbito del sitio o de la comunidad) o bien personalizar éstos eligiendo la opción Utilizar días personalizados exclusivos para "Plan de proyecto". Si utiliza los días laborables y festividades predeterminados, no podrá cambiarlos en el ámbito del proyecto. En tal caso, las actualizaciones que se produzcan en el ámbito de la comunidad se reflejarán también en los días laborables y festividades del proyecto.
Para usar días personalizados, realice lo siguiente:
En el caso de los días laborables, marque las casillas de verificación correspondientes a los días de la semana que desee designar como laborables.
Para agregar una festividad, haga clic en "Agregar una festividad [Plan de proyecto]" para que se abra la página Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo desea, proporcione una descripción. Haga clic en "Aceptar". La festividad aparecerá en la lista de festividades. Una vez que aparezcan en la lista las festividades personalizadas, podrá editarlas (
) o suprimirlas (
).
Especifique las categorías en las que desee agrupar las tareas de proyecto; por ejemplo, por tipo de trabajo (ingeniería, pruebas, marketing, etc.) o por fases del proyecto (requisitos, diseño, prototipo, etc.).
Para agregar una categoría, haga clic en "agregar una categoría" para que se abra la página Crear categoría. Escriba un nombre de categoría exclusivo (en este proyecto) y haga clic en "Aceptar". La categoría aparecerá en la lista. Puede editar () o suprimir () las categorías de la lista.
Si edita una categoría, las tareas de proyecto que estén asignadas a ésta seguirán estándolo; si elimina una categoría, las tareas de proyecto asignadas a ésta pasarán a estar sin asignar.
Cuando se agrupan tareas de proyecto por categoría, los grupos se clasifican de acuerdo con el orden de las categorías en la lista.
Haga clic en "Control de acceso" para establecer el control de acceso del plan de proyecto. Inicialmente, cualquiera que pueda acceder al plan de proyecto puede abrirlo, y su creador (y, por lo tanto, propietario) es el único miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Como las entradas de bases de datos, las tareas de proyectos carecen de configuración de control de acceso propia; la configuración de propiedad del plan de proyecto determina quién puede crear y modificar tareas de proyecto.
Especifique si el plan de proyecto es de sólo lectura o si está oculto o reservado para edición.
Elija quién puede editar tareas de proyecto. Las opciones son las siguientes:
El miembro que la ha creado
El miembro que las creó y los propietarios del proyecto
Cualquiera que pueda abrir el proyecto (opción predeterminada)
Para conceder permisos de recursos de tareas para archivar informes de progreso, marque la casilla de verificación "Un miembro al que se le asigne un recurso de tarea podrá archivar informes de progreso" (marcada de forma predeterminada). Si marca esta casilla, estos miembros podrán ver, en la vista de detalles y en la página Tarea, enlaces con la página Informe de progreso.
Haga clic en "Aceptar" para que la configuración de control de acceso del proyecto surta efecto.
Para usar comandos personalizados en el plan de proyecto, haga clic en "comandos personalizados". (Para obtener más información sobre los comandos personalizados, consulte Server Extension Programmer's Guide, dentro de la Ayuda de la API de eRoom).
Haga clic en "Aceptar" para crear el plan de proyecto y abrir la página de resumen.
Nota: Para calcular la fecha actual y todos los valores dependientes, como, por ejemplo, qué progreso hay previsto para cada tarea de proyecto y si los informes de progreso o las tareas están atrasados, se utiliza la zona horaria local de cada usuario.
Cada entrada de un plan de proyecto constituye una tarea. Para ver una tarea, haga clic en su icono () o en el título de la página de resumen del proyecto. O bien, haga clic en una entrada de la lista de tareas en el mapa del eRoom. Se abrirá la página Tarea.
Para crear una tarea, haga clic en 
en la parte superior de la página de resumen correspondiente al plan de proyecto. O bien, haga clic en "nueva tarea" en la barra de comandos. Se abrirá la página Crear tarea.
Para editar tarea, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en junto al icono de la tarea ().
Haga clic en el icono con el botón secundario y elija "Editar" en el menú desplegable.
En la página Tarea, haga clic en 
en la parte superior.
Se abrirá la página Editar tarea.
Escriba o edite el título de la tarea. (El ID de la tarea se establece automáticamente y es de solo lectura).
Si la realizaciónde esta tarea depende de cualquier otra tarea del plan de proyecto, especifique las predecesoras haciendo clic en 
abrir la página Elegir predecesoras y seleccionar las dependencias de la tarea.
En la página Elegir predecesoras se muestran todas las tareas del plan de proyecto.
Si una tarea ya está elegida como predecesora, su casilla de verificación aparecerá marcada. Si una tarea depende de la tarea actual, no tendrá casilla de verificación.
Cuando haga clic en "Aceptar", en la página Elegir predecesoras, volverá a la página Crear/Editar tarea y eRoom volverá a calcular los campos que estén disponibles tras actualizar, pero no efectuará ningún cambio hasta que haga clic en "Aceptar" para actualizar la tarea.
En Duración, especifique cuántos días laborables cree que tardará en realizarse la tarea. Introduzca "0" para fechas hito.
Si cambia la duración de una tarea, haga clic en "Recalcular" para ajustar la fecha de finalización, que es de sólo lectura.
Dado que la duración de una predecesora puede ser un número de días no entero, o incluso cero (un hito), una tarea puede estar programada para empezar el mismo día de finalización de una predecesora, o incluso el día después. Por la misma razón, eRoom tendrá en cuenta qué parte del primer día de una tarea está disponible al calcular el progreso y estado esperados.
En Inicio más temprano, haga clic en
para elegir la fecha más temprana en la que puede empezar la tarea. Se acepta cualquier fecha, pero las anteriores a la fecha de inicio del plan de proyecto no tienen valor.
Si cambia la fecha de Inicio más temprano de una tarea, haga clic en "Recalcular" para ajustar las fechas de inicio y finalización.
Nota: La opción "Recalcular" sirve solo para recalcular las fechas que se muestran; debe hacer clic en "Aceptar" para aplicar los nuevos valores.
Si se permite archivar informes de progreso relativos a la tarea al terminar de crearla, puede elegir Omitir duración, progreso y estado de los resúmenes. Si los informes de progreso están desactivados, puede elegir Omitir duración y estado de finalización de los resúmenes. Este parámetro permite especificar tareas que no desea que formen parte de la programación general del proyecto; por ejemplo, información relacionada con el calendario (como las fechas de una feria de muestras o un período promocional) que no tiene ningún efecto sobre el trabajo real programado.
Los campos de solo lectura Inicio y Fin muestran fechas calculadas por eRoom, con el formato DD MMMAA. Estas fechas cambian dinámicamente conforme cambian los valores de Duración, Inicio más temprano y Predecesoras. El valor predeterminado de ambos campos es el de la fecha de inicio del plan de proyecto.
eRoom establece, como fecha de inicio de una tarea, la fecha más temprana en la que se dan todas las condiciones siguientes:
Ha llegado la fecha de inicio del plan de proyecto
Ha llegado la fecha de inicio más temprano
Han llegado las fechas de finalización de las tareas predecesoras (puede ser el mismo día o el día después)
Las fechas de inicio no se ven afectadas por el progreso informado de las predecesoras. Si se informa de que una predecesora está terminada al 100% antes de su fecha de finalización programada, las fechas de inicio programadas de sus tareas dependientes no se verán afectadas.
Cuando llega una fecha de inicio y no se ha archivado aún ningún informe de progreso
El estado cambia automáticamente de "no iniciada" a "a tiempo"
La última fecha del informe pasa de "en blanco" a "ninguno"
Elija una Categoría para la tarea, si procede. En un menú desplegable, se mostrará "ninguno" seguido de las categorías del plan de proyecto en el orden en que se crearon.
Elija los recursos de la tarea haciendo clic en 
para seleccionar miembros.
Si lo desea, especifique Notas o una Descripción sobre la tarea.
Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos o agregar anexos en la página View Task (Ver tarea) de la tarea.
Haga clic en "Aceptar" para crear la tarea o bien en "Agregar" para crear la tarea y hacer que se muestre una nueva página Crear tarea (vacía).
Si un plan de proyecto tiene activada la creación de informes de progreso, la página Informe de progreso permite a los propietarios de la tarea y a sus recursos (si están autorizados para ello) archivar un informe de progreso y ver un historial de informes.
Abra la página Informe de progreso haciendo clic en una de las siguientes opciones:
El botón de progreso 
de progreso, en la página Crear/Editar tarea (a menos que la tarea sea un hito)
El enlace de progreso real de la tarea en la fila "Progreso", cuando esté viendo la página de la tarea (no es un enlace si la tarea es un hito)
El enlace de progreso real de la tarea en la columna "Real/Previsto", cuando esté viendo la página de resumen del proyecto en la vista de detalles (no se muestra si la tarea es un hito)
Especifique lo siguiente:
Porcentaje real realizado
Días reales transcurridos
Días reales restantes
Comentario
Cuando introduzca cambios en un campo de progreso, eRoom actualizará dinámicamente los valores de los otros dos campos de progreso en función de dichos cambios, teniendo en cuenta el inicio y la duración de la tarea, así como los días laborables y festividades del plan de proyecto. También se actualizarán dinámicamente un icono de estado y un campo de sólo lectura. El comentario puede ocupar hasta 128 caracteres.
Cuando el progreso real sea del 100% o coincida con el trabajo (en días), la tarea se considerará "finalizada". Ello determina si la tarea ha de aparecer en el resumen cuando esté activado el filtro de tareas sin terminar, si su fecha de informe está exenta de volverse roja si es más antigua que el límite de previsión de los informes, si su fecha de finalización está exenta de volverse roja cuando haya pasado esa fecha, si ha de aparecer en la página Tarea y si las tareas correspondientes en Microsoft Outlook, de haberlas, han de marcarse como finalizadas en la siguiente sincronización.
Haga clic en "Aceptar" para archivar el informe.
En el historial de informes de progreso (consulte la información que figura más abajo), se agrega una fila para la fecha actual y eRoom calcula el estado de la tarea.
En el historial de informes de progreso se muestran todos los informes de progreso existentes relativos a la tarea, con todos los valores anteriores y la fecha del informe. Si no se ha archivado ningún informe de progreso, aparecerá un mensaje comunicando este hecho en el historial de informes de progreso.
El historial de informes de progreso es distinto del registro de cambios, si lo hay, y se proporciona siempre que estén activados los informes de progreso. Se puede introducir un informe incluso si la fecha de inicio de una tarea no ha llegado aún. No obstante, el porcentaje de antelación/retraso se mostrará como "100%" en el historial de informes de progreso, mientras que el estado se mostrará simplemente como "no iniciada" en cualquier otro lugar.
Si la tarea tiene una duración cero (si es un hito), sólo se mostrará el historial de informes de progreso. Si se han introducido informes antes de que la tarea fuera designada como hito, todos los porcentajes reales pasarán a ser "100%" y todos los valores planificados, "0" (cero). Un mensaje del sistema explica que no se pueden introducir valores de progreso con respecto a las tareas hito.
eRoom calcula el estado de la tarea comparando el progreso real y el progreso previsto. No se trata de una comparación entre el progreso real y la duración total. El progreso real procede del último informe de progreso; si no hay ningún informe de progreso, se supone que es cero. El progreso previsto puede ser bien el correspondiente al final del día actual, si un informe está atrasado, o el correspondiente al final del día del último informe.
Por ejemplo, si en un informe de progreso reciente se dice que el progreso real era de 3 días y la previsión era de 2 días, el estado indicará 1 de 2 días de adelanto. Sin embargo, si después de 5 días laborables más un informe actualizado pasa a estar atrasado, el antiguo progreso real (3) se comparará con el progreso previsto para hoy (2 + 5 más = 7). El estado indicará ahora 4 de 7 días de retraso.
El estado se compone de un porcentaje de retraso/adelanto, días de retraso/adelanto y uno de tres iconos que indican si el porcentaje es de muy retrasada, retrasada o a tiempo/adelantada. La diferencia entre muy retrasada y retrasada se especifica mediante un umbral específico del plan o general para todo el sitio.
El formato con que se muestra el estado viene determinado por las siguientes reglas, donde P es el porcentaje de retraso/adelanto y D es el número de días de retraso/adelanto:
Progreso antes de lo previsto: 
, "P% (D días) de adelanto"
Progreso según lo previsto: , "a tiempo"
Progreso del 100%: , "finalizada"
Progreso retrasado: 
, "P% (D días) de retraso"
Progreso muy retrasado: 
, "P% (D días) de retraso"
Pueden producirse los siguientes casos especiales, en orden de prioridad:
Duración cero: 
, "hito"
Duración positiva, fecha de inicio en el futuro: , "no iniciada"
Campo de duración vacío o no válido: , campo vacío
Una vez que llega la fecha de inicio de una tarea, si el primer informe de progreso pasa a estar atrasado:
El estado cambia automáticamente a "100% de retraso"
La fecha del último informe ("ninguno") se vuelve roja
El valor real/previsto cambia a "0d de Xd", donde X es el progreso previsto
Consulte también: Filas de resumen en la vista de detalles para obtener más información sobre cómo se calcula el estado de un resumen de tareas.
Las páginas de resumen de los planes de proyecto tienen dos vistas: la vista de Gantt (predeterminada) y la vista de detalles. Para alternar entre ellas, haga clic en 
para la vista de Gantt; haga clic en 
para ver detalles.
Nota: Las tareas de plan de proyecto que se muestran en el mapa reflejan el filtrado, la agrupación y la clasificación en ese momento.
Entre las características de la vista de Gantt se incluyen las siguientes:
Leyenda: una leyenda situada en la parte superior de la tabla explica los símbolos de Gantt. Los rótulos cambian en función del tipo de agrupación vigente.
Filtrado: utilice la lista desplegable de filtrado para filtrar la tabla de Gantt de modo que se muestren "todas las tareas", "todas las tareas sin terminar", "mis tareas" o "mis tareas sin terminar". Inicialmente, eRoom muestra todas las tareas.
Agrupación: utilice la lista desplegable de agrupación para agrupar la tabla de Gantt "por recurso", "por categoría" o por "por estado". Las tareas sin categoría, recurso o estado aparecen en un grupo llamado "Sin asignar". En un primer momento, las tareas no están agrupadas.
Clasificación: haga clic en los encabezados de columna para clasificar la tabla de Gantt, primero en orden ascendente y luego descendente (excepto la columna de Gantt, que solo se puede ordenar de forma ascendente). En principio, eRoom clasifica la tabla por la columna de Gantt. Cuando se aplica este orden, eRoom organiza primero las tareas en "cadenas" en las que las tareas siguen a sus predecesoras. (Las tareas con varias predecesoras siguen a la que tenga la última fecha de finalización). Si es necesario dar a cada cadena y a cada tarea una posición exclusiva, eRoom aplica otros tipos de clasificación: fecha de inicio, duración, nombre e ID.
La clasificación por la columna de Gantt funciona si hay un filtro en vigor (aunque algunas tareas pueden estar ocultas). Sin embargo, no es posible clasificar por la columna de Gantt si hay una agrupación en vigor. En este caso, eRoom ordena las tareas como si fuera por fechas de inicio.
Al clasificar un plan de proyecto por una columna que no sea la de Gantt, la única clasificación secundaria es la misma que para las bases de datos de eRoom (por orden de creación de las tareas).
La clasificación no afecta al orden de los grupos. En lugar de ello:
Los grupos de categorías se ordenan de acuerdo con la lista de categorías que figura en la página Crear/Editar plan de proyecto.
Los grupos de recursos se ordenan alfabéticamente por nombre; el grupo "sin asignar" va siempre al final.
Fechas y escala: establezca la fecha de inicio del diagrama de Gantt (
) mediante el cuadro de texto o el selector de fecha. Utilice estos botones para ver fechas anteriores y posteriores: 
.
eRoom también proporciona los botones "hoy" e "ir". La fecha de inicio predeterminada es la fecha de inicio del plan de proyecto. Si especifica una fecha de inicio distinta, el gráfico se volverá a dibujar para mostrar esa fecha como primera columna.
Establezca la escala de fechas (semana, meses y por trimestres) del diagrama de Gantt mediante la lista desplegable de escalas.
El diagrama de Gantt muestra una columna para cada día. El ancho de la columna varía dependiendo de la escala en vigor. Si la escala lo permite, las duraciones o progresos que sean números no enteros se representan como tales.
El fondo del diagrama de Gantt permite distinguir visualmente los días no laborables y las festividades y señala el día actual.
Filas y columnas de tarea: las filas de tarea de la tabla de Gantt tienen columnas para el Título de la tarea (que es un enlace con la página Tarea), su ID, su Duración y un diagrama de Gantt. Las filas de tareas con la opción de omisión activada aparecen de forma distinta a las filas normales.
En el diagrama de Gantt:
La duración de cada tarea se representa mediante una barra. Si los informes de progreso están activados, el progreso real de cada tarea se señala con un color distinto que va rellenando la barra de izquierda a derecha; si los informes de progreso están desactivados, el color rellena toda la barra cuando una tarea se marca como "realizada". Al pasar el puntero del ratón sobre la barra de Gantt de una tarea, se muestra información de pantalla con detalles sobre la tarea (el nivel de detalle depende de si están activados los informes de progreso).
Los hitos se representan con un símbolo especial (
) en lugar de con una barra. En la información de pantalla de un hito se muestra "hito" en lugar de la duración, y no contiene "estado", "último informe" ni "real frente a prev.".
La barra de Gantt de una tarea omitida tiene un aspecto distinto al de las tareas normales y nunca muestra el progreso. En la información de pantalla de una tarea omitida figura "(se ha omitido en los resúmenes)" junto a los valores de "duración", "estado", "último informe" y "real frente a prev.".
Filas de resumen: la primera fila de la tabla de Gantt es un resumen de las tareas que coinciden con el filtro; por ejemplo, "Todas las tareas" o "Mis tareas sin terminar". Cuando la agrupación está activada, se muestran más filas de resumen. Cada fila de resumen muestra un recuento del número de tareas resumidas, su duración y una barra de Gantt de resumen.
La barra de Gantt de una fila de resumen se extiende desde el inicio de la primera tarea resumida hasta el fin de la última.
Si los informes de progreso están activados, la barra de Gantt de una fila de resumen mostrará el porcentaje general de realización de la tarea resumida, bien como "xx% realizado" (si la barra es lo suficientemente ancha) o como "xx%".
Si los informes de progreso están desactivados, la barra de Gantt de una fila de resumen estará coloreada por completo, si se han realizado todas las tareas resumidas, o no lo estará en absoluto.
Al pasar el puntero del ratón sobre una barra de Gantt de resumen, se muestra información de pantalla con los siguientes detalles:
filtro o grupo (por ejemplo, "Mis tareas", "recurso: Silvia Moreno", o "categoría: Diseño")
duración (seguida de "(% realizado)", si los informes están activados, o de una indicación si la tarea está omitida)
estado (si los informes de progreso están activados, o una indicación si la tarea está omitida)
últimos informes (si los informes de progreso están activados, o una indicación si la tarea está omitida)
real frente a prev. (si los informes de progreso están activados, o una indicación si la tarea está omitida)
realización (si los informes de progreso están desactivados; "sí" o "no")
inicio
finalización
En estos cálculos se excluyen las siguientes tareas:
Cálculo |
Tareas excluidas |
|
duración |
tareas omitidas |
|
Estado |
|
|
último informe |
|
|
real frente a prev. |
|
|
realizado |
|
Si no hay tareas que reúnan los requisitos suficientes para ser resumidas, aparecerá la palabra "ninguno", excepto en los casos que se especifican a continuación.
El campo de estado indica "no iniciada" si todas las tareas tienen fecha de inicio en el futuro, o "hitos" si todas las tareas son hitos.
El campo de último informe tiene distintos formatos dependiendo de los últimos informes que se resuman:
no hay tareas que cumplan los requisitos porque todas han finalizado: fecha actual
fechas coincidentes: "03 Ene 02"
fechas que abarquen un rango: "03 Ene 02 a 22 Ene 02"
fechas que sean "ninguno": se sustituyen con la fecha de inicio de la tarea
todas las fechas en blanco: se queda en blanco
Si alguna de las fechas mostradas está atrasada, aparecerá un comentario indicándolo.
Entre las características de la vista de detalles se incluyen:
Filtrado y agrupación: igual que en la vista de Gantt.
Título de la tarea (enlace con la página Tarea)
Duración ("0" si se trata de hitos)
ID
Estado (si los informes de progreso están activados): se muestran iconos y los porcentajes de adelanto o retraso de las tareas con respecto a lo previsto, derivados del progreso que se indica en la columna real frente a prev.
Informe más reciente (si los informes de progreso están activados): se queda en blanco en el caso de tareas omitidas, hitos y tareas cuya fecha de inicio aún no haya llegado.
Real/previsto (si los informes de progreso están activados): muestra el progreso real y previsto, en días, con el formato "2d de 2d". El origen de estos valores se especifica en "Estado". Si dispone de autorización para informar del progreso de una tarea, el valor de progreso real de ésta se mostrará como un enlace con la página Informe de progreso, con información de pantalla que indica "informe de progreso". Este valor no se muestra si se trata de hitos.
Realizado (si los informes de progreso están desactivados): muestra "sí" en todas las tareas completadas excepto los hitos, para los que no aparece ningún valor.
Inicio
Fin: si el día de finalización ya ha pasado y el progreso real de la tarea no es del 100%, la fecha de finalización aparecerá en rojo, con información de pantalla que indica "tarea atrasada". Las fechas de finalización de hitos y tareas omitidas están exentas.
Predecesoras: muestra los ID de las tareas predecesoras, separados por comas, en orden numérico. Cada ID es un enlace con la tarea correspondiente. Al pasar el puntero del ratón sobre el ID, se muestra información en pantalla con el ID y el nombre de la tarea.
Categoría (no aparece si se agrupa por categoría)
Recurso (no aparece si se agrupa por recurso)
Notas
Tareas omitidas: como en la tabla de Gantt, las filas de las tareas omitidas aparecen de forma distinta a las filas normales. Se ocultan los valores de "estado", "último informe" y "real frente a prev.".
Clasificación: sigue las mismas reglas de clasificación que la tabla de Gantt. De forma predeterminada, las filas se ordenan como por la columna de Gantt, aunque esa columna no se muestre en la tabla de detalles. Si elige un orden de clasificación distinto, el único modo de volver al orden de clasificación de Gantt consiste en cambiar a la vista de Gantt y hacer clic en el encabezado de la columna de Gantt.
Al clasificar por estado, las filas adoptan el siguiente orden (o el inverso, si se clasifican de forma descendente):
con retraso (de más a menos)
a tiempo
con adelanto (de menos a más)
finalizadas
no iniciadas
hitos
Al clasificar por predecesora, las filas se ordenan de acuerdo con el ID de la primera predecesora de cada fila; al clasificar por recursos, las filas se ordenan de acuerdo con el primer recurso de cada fila.
Filas de resumen: al igual que ocurre en la tabla de Gantt, la primera fila es un resumen de todas las tareas que coincidan con el filtro, y se muestran filas de resumen adicionales cuando la agrupación está activada. En las filas de resumen se muestra un recuento de cuántas tareas se han resumido, junto con un recuento de cada una de las columnas excepto las de ID, predecesora, recurso, categoría y notas. Al igual que ocurre con la información de pantalla de los gráficos de Gantt, determinadas tareas están excluidas de ciertos cálculos.
Si no hay tareas que cumplan los requisitos necesarios para ser resumidas, se muestra un campo en blanco.
El formato del campo de último informe es el mismo que en la información de pantalla del diagrama de Gantt, excepto si la fecha esté atrasada: en tal caso, aparece en rojo con una información de pantalla que indica que uno o más informes están atrasados. Si la fecha es un rango y una de las dos está atrasada, ambas aparecerán en rojo con esta información de pantalla.
En la página de resumen de un plan de proyecto en la vista de Gantt, haga clic en "vista preliminar" de la barra de comandos para abrir una página con la vista previa de impresión. Esta página incluye instrucciones (no imprimibles) que le ayudarán a elegir las opciones de impresión del plan de proyecto.
En la página de vista preliminar de la vista de Gantt
Seleccione si desea imprimir todo el proyecto o un intervalo de fechas.
Si elige un intervalo de fechas, haga clic en "actualizar" para que el plan de proyecto se actualice y muestre solamente el período de tiempo especificado.
Haga clic en "imprimir" para imprimir la página o en "cancelar" para volver a la página de resumen de la base de datos.
Consulte también: Imprimir elementos en el tema Trabajar con elementos
Al crear un plan de proyecto pegando una copia, eRoom copia todo (incluidos anexos y discusiones) menos registros de cambios, historiales de informes y el progreso real.
Al crear una tarea pegando una copia en el mismo plan de proyecto o en uno distinto, eRoom asigna a la tarea un nuevo ID y copia todo (incluidos anexos y discusiones) excepto el registro de cambios, el historial de informes y el progreso real.
La copia de una tarea no afecta a sus dependientes, pero, cuando la tarea se corta o elimina, sus dependientes pierden la dependencia con ella. Si una tarea eliminada se restaura de la papelera de reciclaje, las tareas dependientes, de haberlas, recuperan su dependencia con respecto a ella.
Si los planes de proyecto de origen y destino tienen una configuración de informes de progreso distinta (activados o desactivados), eRoom traducirá las tareas con un porcentaje de realización como "sí" o "no", o bien traducirá las tareas finalizadas como 100% terminadas y el resto, como 0% terminadas.
Las propiedades de las tareas de un plan de proyecto que se pueden ver afectadas por las acciones de cortar, copiar, pegar y restaurar de la papelera de reciclaje son las siguientes:
Predecesoras de la tarea: se mantienen o se borran.
Registros de cambios: se mantienen o se borran.
Historiales de informes de progreso: se mantienen o se borran.
Informes de progreso real: se mantienen o se borran.
ID de tarea: (sólo lectura) se mantienen o se asigna un nuevo ID.
Estos efectos se resumen del siguiente modo:
Artículo |
Acción |
Se mantiene |
Se borra |
¿Nuevo ID? |
|---|---|---|---|---|
|
Plan de proyecto |
Cortar y pegar |
Todos |
|
No |
|
|
Copiar y pegar |
Predecesoras de tareas |
|
No |
|
|
Restaurar de la papelera de reciclaje |
Todos |
|
No |
|
Tarea individual |
Copiar y pegar en el mismo plan de proyecto |
Predecesoras de tareas |
|
Sí |
|
|
Copiar y pegar en otro plan de proyecto |
|
Todos |
Sí
|
|
|
Restaurar de la papelera de reciclaje en el mismo proyecto |
Todos |
|
No |
|
Cadena de tareas |
Copiar y pegar en el mismo plan de proyecto |
Predecesoras de tareas (dependencias dentro de la cadena y dependencias de la primera tarea fuera de la cadena) |
|
Sí |
|
|
Copiar y pegar en otro plan de proyecto |
Predecesoras de la tarea (dependencias dentro de la cadena) |
|
Sí |
|
|
Restaurar de la papelera de reciclaje en el mismo proyecto |
Todos |
|
No |
Al igual que ocurre con las bases de datos, puede importar y exportar planes de proyecto como archivos CSV (delimitados por comas).
Se abrirá la página Exportar plan de proyecto.
Decida si desea Exportar texto enriquecido como HTML.
Decida si desea guardar el archivo en formato Unicode.
Haga clic en "Aceptar".
Se abrirá la página Exportación completada, que contiene un enlace con un archivo .csv.
Haga clic en el enlace para descargar el archivo exportado.
Haga clic en "Aceptar" o en "Cancelar" para cerrar la página Exportación completa y volver a la página de resumen del plan de proyecto.
Todas las tareas se exportan, independientemente de si se están usando las funciones de agrupación o filtrado y de si las tareas están terminadas o no. Los valores de resumen no se exportan.
En el archivo CSV, la primera fila muestra los nombres de los archivos exportados, de la siguiente forma:
ID (número; nunca se exporta como primera columna, para evitar errores de SYLK)
Nombre_tarea (texto sin formato)
Duración (número)
Fecha_inicio (fecha)
Fecha_delimitación (fecha, o "NA" si no hay)
Tipo_delimitación ("Iniciar no antes de" o "Tan pronto como sea posible" si no hay)
Predecesoras (ID de tareas, separados por comas)
Fecha_finalización (fecha)
Categoría (texto sin formato)
Porcentaje_completado (número de hasta dos decimales; se basa en el grado de finalización, si los informes de progreso están desactivados)
Fecha de informe de progreso (fecha; en blanco si los informes de progreso están desactivados)
Estado (número de porcentaje, o 0; todos 0 si los informes de progreso están desactivados)
Omitir de resúmenes (0 si es falso, 1 si es verdadero)
Nombres_recurso (nombres para mostrar de los miembros, separados por comas)
Notas (texto sin formato)
Descripción (texto sin formato o HTML)
Las fechas se exportan con el formato AAAA-MM-DD. Los nombres de recurso se exportan con el formato "Nombre Segundo nombre Apellido". Los anexos, discusiones y registros de cambios no se exportan. Los campos que contengan comas o comillas se "escapan" usando comillas. Los gráficos en HTML se pierden.
Al importar un archivo CSV, eRoom comprueba que cada fila de datos está bien formada (por ejemplo, que el número de campos de la fila de datos coincide con el número de campos de la fila del encabezado). Si hay algún problema, se debe generalmente a que se ha utilizado un carácter de delimitación incorrecto en las filas de datos, pero la fila del encabezado está bien. Si sólo las filas de datos se han formado de forma incorrecta, eRoom le avisará del problema, como en el siguiente mensaje: "No se importará ninguna fila. Esto podría deberse a que no hay filas en el archivo o a que todas las filas no tienen el número correcto de archivos. Compruebe el archivo y vuelva a intentarlo".
Si en el archivo CSV hay más filas que el máximo especificado como parámetro de ajuste del servidor (el predeterminado es 100.000), eRoom muestra un mensaje en el que se indica que hay más filas de las permitidas. En este caso, puede dividir el archivo en partes más pequeñas e intentar la importación de nuevo.
Se abrirá la página Importar plan de proyecto.
Busque el archivo CSV que desee importar.
Si lo desea, seleccione la opción El texto con formato entrante es HTML.
Haga clic en "Aceptar" para que se abra la página Importar <nombre archivo.csv>, en la que figuran los nombres de campo que eRoom ha encontrado en el archivo. Si continúa la importación, las filas que siguen al encabezado se importan como tareas, como en esta tabla (nueva ventana).
Se espera que la primera fila contenga nombres de campo, que pueden estar en cualquier orden e incluir nombres desconocidos o en blanco; eRoom analiza la fila buscando coincidencias con los nombres que reconozca, independientemente de mayúsculas y minúsculas, y omite el resto. El único campo necesario es Nombre_tarea.
Si el número de tareas en el plan de proyecto supera el máximo (500) durante la importación y aún quedan filas por importar, la importación se cancelará. Se abrirá una página de error sugiriéndole que quite tareas existentes o elimine filas del archivo de importación y vuelva a intentarlo.
Cuando guarda archivos de Microsoft Project en formato CSV, puede filtrar las filas de resumen para excluirlas antes de importar el archivo CSV a eRoom. Si no lo hace, los planes de proyecto de eRoom interpretarán los resúmenes como tareas, por lo que mezclarán el tiempo transcurrido (filas de resumen) con la duración del trabajo (filas de tarea). En los siguientes pasos se proporcionan directrices para importar archivos CSV desde Project a planes de proyecto de eRoom.
Empiece por crear una asignación de eRoom para exportar archivos de Project. La forma más fácil de hacerlo consiste en exportar cualquier plan de proyecto de eRoom como archivo CSV y, a continuación, abrir el archivo .CSV exportado en Project. Cuando Project permita seleccionar una asignación (equivalencia en Project) de importación/exportación, elija, en lugar de ello, Nueva equivalencia. En cuanto a los datos que importar o exportar, elija "Tareas" y seleccione "Exportar fila de encabezados/Incluir encabezados al importar". Acepte las asignaciones de campo predeterminadas. (Algunos campos de eRoom se mostrarán como "sin asignación" porque no tienen equivalente en Project). Antes de salir del cuadro de diálogo o asistente, dé un nombre a la nueva asignación, como "Plan de proyecto de eRoom". En el cuadro de diálogo Importar equivalencia o Guardar equivalencia, haga clic en Organizador y compruebe que la asignación se haya agregado a la plantilla "global.mpt" de Project para que pueda usarla más adelante. Si es necesario, utilice el Organizador para copiarla ahí. A continuación, podrá cancelar la apertura del archivo de eRoom.
Seguidamente, en Microsoft Project, cree un filtro que omita las tareas de resumen. Para ello, en el menú Proyecto, elija Filtro para...: descripción de la tarea > Más filtros. Cree un filtro de tarea (llamado, por ejemplo, "Sin resúmenes") que especifique el Nombre de campo "Resumen" es igual a "No". Marque la casilla de verificación "Visible en el menú" y guarde el filtro. De nuevo en el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en Organizador y compruebe que el filtro se haya agregado a la plantilla "global.mpt" de Project para que siga estando disponible más adelante. Si es necesario, utilice el Organizador para copiarla ahí. No es necesario aplicar el filtro.
Finalmente, cuando exporte un archivo de Microsoft Project (mediante Save As .csv), utilice la equivalencia "Plan de proyecto de eRoom" con el filtro "Sin resúmenes".