Nota:Los administradores de sitios pueden conceder o revocar estos permisos individuales en la Página de información de miembro de un administrador de comunidad.Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Una comunidad de eRoom es un sitio dentro de un sitio de eRoom. Puede ser una de varias comunidades en el sitio. Cada comunidad tiene miembros y/o servicios y puede aislarse para obtener privacidad.
Todos los miembros de un eRoom pertenecen a una comunidad principal, pero pueden ser invitados en otras comunidades del sitio. Cada servicio pertenece a una comunidad, pero las comunidades pueden tener varios servicios. Todos los servicios de la comunidad comparten todas las funciones y permisos definidos en dicha comunidad.
Los administradores de comunidades pertenecen a un grupo de permisos al que los administradores de sitios asignan miembros comunidad por comunidad. Los administradores de sitios y comunidades pueden delegar la administración de comunidades en otros miembros de las comunidades agregándolos al grupo "Administradores de la comunidad". Los miembros de este grupo disponen de los siguientes permisos:
Nota:Los administradores de sitios pueden conceder o revocar estos permisos individuales en la Página de información de miembro de un administrador de comunidad.
La configuración de la comunidad (a la que se accede a través de la página Mis eRooms o una dirección URL) tiene estas categorías de configuración para administrar la comunidad:
Los botones "Aceptar", "Cancelar" y "Aplicar" de cada página funcionan en toda la configuración de la comunidad.
Aceptar guarda todos los cambios y devuelve a la página Mis eRooms.
Cancelar descarta todos los cambios y devuelve a la página Mis eRooms.
Aplicar guarda todos los cambios, pero deja abierta la configuración de la comunidad.
Si se desplaza de una página de Configuración de la comunidad a otra (mediante los enlaces de la columna izquierda), eRoom "recordará" los cambios, pero sólo los aplicará cuando haga clic en "Aceptar" o "Aplicar". Sin embargo, a menos que haga clic en "Aceptar" o "Aplicar" antes de realizar una de estas acciones, eRoom descartará los cambios (se le preguntará en estos casos):
ir a la lista de miembros de la comunidad
ir a la página de configuración de un servicio
ir a la configuración del sitio (sólo administradores del sitio)
Nota: En las páginas de configuración de la comunidad, puede cambiar un parámetro haciendo clic en el widget de selección (un botón de opción o una casilla de verificación, por ejemplo) o en la etiqueta de texto correspondiente.
Si necesita cambiar el nombre de una comunidad, introduzca el nuevo nombre en el cuadro Nombre.
Esta configuración se hereda del valor predeterminado establecido en el ámbito del sitio y sólo el administrador del sitio puede cambiarla.
Opción |
Cuando está activado (casilla de verificación marcada) |
Configuración inicial |
|
Pueden crearse miembros en la comunidad. En caso contrario cuando esta opción está desactivada sólo se permiten en la comunidad invitados y miembros de directorio de pertenencia externa y toda la IU para la creación de miembros estará desactivada. |
Activado |
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requieren que las direcciones de correo electrónico se utilicen como nombres de inicio de sesión |
Requiere que los nuevos miembros locales y todos los miembros externos tengan dirección de correo electrónico y que la usen como nombre de inicio de sesión. Si se activa este parámetro y ya hay miembros locales, los usuarios podrán seguir usando su propio nombre de inicio de sesión para iniciar sesión en el sitio. Sin embargo, los miembros externos existentes deberán utilizar sus direcciones de correo electrónico como nombre de inicio de sesión después de una sincronización de directorios de listas de miembros (que eRoom lleva a cabo cuando se agrega o edita una conexión de directorio de pertenencia externa en la comunidad). Este parámetro se puede cambiar en el ámbito de la comunidad. |
Desactivado |
Si dispone de eRoom Enterprise y si, como administrador de comunidad, tiene permisos para definir una conexión de Documentum Server en la comunidad, podrá especificar qué miembros de la comunidad tienen permisos para crear y editar enlaces de Documentum Server (ya sean todos los miembros en la función de participante o superior, solo coordinadores o solo administradores de comunidades).
Nota: Si solo los administradores pueden crear y editar enlaces de Documentum Server, los miembros de la comunidad con la función de coordinador e inferior no podrán crear ni editar archivos enlazados con Documentum Server. En ese caso, los miembros podrían seguir editando los archivos reales, dependiendo de sus derechos de acceso a esos archivos.
Estos permisos se conceden en el ámbito del sitio para administradores de comunidades. Sólo los administradores de sitios pueden cambiarlos en comunidades individuales.
Permiso |
Cuando está activado (casilla de verificación marcada) |
Configuración inicial |
|
Los administradores de comunidades pueden crear e importar servicios en sus comunidades. |
Activado |
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|
Los administradores de comunidades pueden crear y editar conexiones de directorio de pertenencia externa. |
Desactivado |
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Los administradores de comunidades y los coordinadores (con permisos para modificar la lista de miembros de la comunidad) pueden agregar invitados o eliminar invitados de la lista de miembros de la comunidad. |
Activado |
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Los administradores de comunidades pueden cambiar el nombre de los servicios en sus comunidades. |
Activado |
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Los administradores de comunidades pueden regenerar índices de servicios (para buscar contenido en eRoom) en sus comunidades. En caso contrario, será un proceso en segundo plano que se ejecuta automáticamente, de acuerdo con la configuración del Programador. |
Activado |
|
|
Los administradores de comunidades pueden cambiar el límite de tamaño predeterminado de los nuevos eRooms en sus comunidades. |
Desactivado |
|
|
Los administradores de comunidades pueden:
Con este permiso desactivado (casilla de verificación sin marcar), las comunidades tienen que utilizar la conexión de Documentum Server de todo el sitio y todos los miembros que tengan los derechos de acceso adecuados podrán crear y editar enlaces de Documentum Server. |
Desactivado |
Seleccione si desea que los nombres de organización de los autores aparezcan con sus nombres de miembro cuando escriban comentarios en las páginas de eRoom.
Informes de cambios: decida si los eRooms de esta comunidad se pueden controlar mediante informes de cambios de correo electrónico. Normalmente, la única razón para desactivar esta función es aliviar la presión de un servidor lento.
Papeleras de reciclaje: decida si los eRooms de esta comunidad pueden usar papeleras de reciclaje. Si se marca esta casilla de verificación, los elementos eliminados en los eRooms que tengan papeleras de reciclaje no se quitarán permanentemente, sino que se enviarán a sus respectivas papeleras de reciclaje. Los coordinadores tienen la opción de desactivar la papelera de reciclaje en cada eRoom.
Bandejas de entrada: decida si los eRooms de esta comunidad permiten que se creen bandejas de entrada. Este parámetro sólo se activa si se pueden crear bandejas de entrada en el sitio (una opción de configuración del sitio). Al quitar la marca de esta casilla de verificación se evita la creación de bandejas de entrada en toda la comunidad. Las bandejas de entrada existentes, sin embargo, continúan funcionando, incluso si los miembros no pueden crear nuevas.
Si los administradores de comunidades tienen permiso para cambiar los límites de tamaño de eRoom, podrá especificar un límite de tamaño (en MB), para los nuevos eRooms de la comunidad, así como anular un límite de tamaño predeterminado existente.
Si especifica un umbral de tamaño y hace clic en "aplicar a los eRooms existentes", los miembros de cualquier eRoom que supere ese límite no podrán crear elementos o archivos hasta que el tamaño del eRoom sea menor que el límite.
Seleccione la configuración inicial de la opción para que los miembros de la comunidad reciban notificación por correo electrónico tanto en formato HTML como en texto sin formato. Los miembros pueden cambiar este parámetro con respecto a cualquier eRoom o elemento sobre el que elijan recibir informes de cambios.
Si marca la casilla de verificación "Protección de archivos", los únicos miembros que podrán eliminar un archivo de cuya versión se realice un seguimiento o desactivar el seguimiento de versiones de un archivo son el coordinador del eRoom y los administradores. Con la protección de archivos activada, también puede elegir la opción Siempre se realiza un seguimiento de los nuevos archivos (y la correspondiente opción desactivada en la página Agregar archivo).
La comunidad puede ser pública, restringida o privada. Tan sólo los administradores del sitio pueden especificar el nivel de privacidad de una comunidad.
Pública: la comunidad y sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio. Sus miembros pueden seleccionarse como invitados de otras comunidades.
Restringidas: ni la comunidad ni sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio pero sus miembros se pueden agregar por nombre como invitados a otras comunidades.
Privada: la comunidad y sus miembros no aparecen en la lista de miembros del sitio y sus miembros no se pueden agregar como invitados de otras comunidades.
Nota: Si el contenido de la lista de miembros de la comunidad es confidencial, la comunidad debería ser privada para asegurar la confidencialidad. De lo contrario, los administradores de otras comunidades podrán ver su lista de miembros (o buscar nombres de miembros) cuando agreguen invitados a sus comunidades, aunque haya quitado explícitamente el permiso para ver la lista de miembros a un invitado de su comunidad que sea también administrador de otra comunidad del sitio.
Cada eRoom puede tener logotipos personalizados en la parte superior de todas las páginas. Si no hay logotipos personalizados, los eRooms mostrarán un logotipo predeterminado, o titular, en su lugar. Puede especificar un titular predeterminado diferente para los eRooms de la comunidad, en lugar del titular predeterminado que ofrece ese eRoom. Para ello, marque la casilla de verificación Utilizar titular predeterminado personalizado y, a continuación, haga clic en "Examinar" para buscar y seleccionar el archivo .gif o .jpg que desee usar.
Nota: El tamaño predeterminado del espacio para el titular es de 600 píxeles de ancho y 36 de alto. Sin embargo, hay variables de personalización de la interfaz de usuario que puede usar para especificar un titular personalizado con distinto tamaño.
La creación de enlaces de Documentum Server en la comunidad se activa cuando la casilla de verificación "Utilizar una conexión de Documentum Server en esta comunidad" está marcada.
Si el parámetro del sitio que permite a los administradores de las nuevas comunidades "definir una conexión de Documentum Server" está activado cuando se crea la comunidad, los administradores podrán usar la conexión del sitio, no usar ninguna conexión (quitando la marca de la casilla de verificación "Utilizar una conexión de Documentum Server en esta comunidad") o crear una conexión de comunidad.
Si el permiso "definir una conexión de Documentum Server" está desactivado cuando la comunidad se crea, solo los administradores del sitio podrán cambiar la configuración de Documentum Server. En este caso, y si se ha definido una conexión predeterminada de Documentum Server para todo el sitio, las comunidades deberán usar esa, a menos que un administrador de sitio desactive la opción "Utilizar una conexión de Documentum Server en esta comunidad".
Seleccione "Utilizar la conexión de Documentum Server predeterminada del sitio".
Para elegir un subconjunto de los repositorios disponibles, haga clic en "filtro" para abrir la página Filtrar repositorios. Puede restar, pero no agregar, al conjunto de repositorios disponibles a través de la conexión predeterminada del sitio. Cuando haga clic en "Aceptar", los nombres de los repositorios seleccionados aparecerán junto a la etiqueta Repositorios disponibles .
Seleccione "Definir una conexión de Documentum Server en esta comunidad".
Especifique el nombre de inicio de sesión y la contraseña para la cuenta de Documentum Server (con privilegios de "superusuario" para cada repositorio seleccionado) que utilice eRoom.
Haga clic en el botón "probar" para comprobar si el nombre de la cuenta y la contraseña son válidos para todos los repositorios seleccionados. En la página Probar repositorios se muestran informes de estos resultados.
Nota: Si cambia esta cuenta para el sitio o la comunidad, debe actualizar en Documentum Server las notificaciones de eventos de los archivos enlazados existentes, con el fin de permitir la sincronización de las carpetas enlazadas.
Cuando se cambia esta cuenta, eRoom muestra la siguiente advertencia: "La cuenta de Documentum Server de la administración de eRoom ha cambiado. El contenido existente vinculado con Documentum Server debe actualizarse para continuar funcionando correctamente. Desde una línea de comando escriba: 'ERDMReconciler -e'. Tenga en cuenta que esta actualización puede demorarse bastante".
ERDMReconciler.exe se encuentra en el subdirectorio del servidor de eRoom, cuya ruta debe incluirse en la instrucción a menos que se trate del directorio actual.
Si existe un gran número de archivos enlazados, este comando podría tardar horas en ejecutarse. Por esta razón, eRoom no lo ejecuta de forma automática, sino que lo deja a discreción del administrador. Por ejemplo, podría ejecutar el comando fuera de las horas punta. No obstante, tenga en cuenta que durante el tiempo transcurrido entre el cambio de la cuenta de Documentum Server en eRoom y la ejecución de ERDMReconciler, es posible que eRoom no sincronice correctamente los archivos agregados o eliminados de las carpetas enlazadas.
Para configurar el Docbroker principal y (opcionalmente) los Docbrokers de seguridad para la comunidad, haga clic en "editar" para abrir la página Configurar docbrokers. Especifique sólo un docbroker principal, que se lee, de forma predeterminada, a partir del archivo de configuración de DFC. Puede especificar varios docbrokers de seguridad introduciendo uno por línea en el cuadro de texto. Utilice la sintaxis nombreDocbroker:númeroPuerto. Para especificar el puerto predeterminado (1489), no introduzca ningún númeroPuerto. Cuando haga clic en "Aceptar", el botón "filtro" se activará para especificar los Repositorios disponibles para el sitio.
Para seleccionar los repositorios que desee que estén disponibles para los eRooms de la comunidad, haga clic en "filtrar" para abrir la página Filtrar repositorios. Si deja sin marcar la casilla de verificación "(nuevos repositorios)", sólo estarán disponibles los repositorios que seleccione (ejemplo). De forma inversa, si marca la casilla de verificación "(nuevos repositorios)", hará que estén disponibles todos los repositorios excepto los que no seleccione (ejemplo), incluidos los nuevos repositorios que pasen a estar disponibles con posterioridad en el DocBroker que se esté usando.
Cuando haga clic en "Aceptar", los nombres de los repositorios seleccionados aparecerán junto a la etiqueta Repositorios disponibles .
Especifique la dirección URL de Webtop/DAM opcional (Documentum Server y Documentum Webtop versiones 5.1 o posteriores, solo Internet Explorer) y/o la dirección URL de WebPublisher. Al hacer esto se activan los comandos "Ir a Documentum Server" y "Propiedades del contenido" en los menús de archivos que aparecen al hacer clic con el botón secundario; estos comandos abren el cliente Webtop o WebPublisher.
Si tiene una dirección URL del cliente Documentum para la conexión del sitio o conexión de Documentum Server de la comunidad, puede permitir que los miembros obtengan acceso a la página de búsqueda de Documentum Server desde eRoom marcando la casilla de verificación "Mostrar un enlace a la página de búsqueda de Documentum Server en la página de búsqueda del sitio de eRoom".
Seleccione qué dirección URL utilizará la página de búsqueda de Documentum Server: URL de Webtop/DAM o URL de WebPublisher.
Especifique el repositorio para los miembros de eRoom mediante la búsqueda en Documentum Server.
Seleccione una etiqueta opcional para el enlace a esta ubicación que aparece en la página Buscar en todos los eRooms. Si está vacía, eRoom utiliza el nombre del repositorio.
Si tiene una dirección URL de cliente Documentum especificada para la conexión de Documentum Server del sitio, el administrador del sitio puede requerir que los miembros indiquen determinadas propiedades obligatorias para tipos de archivos específicos enlazados al Documentum Server desde eRoom. Si la casilla de verificación "Cuando se enlazan archivos a Documentum Server, se requieren las propiedades de éstos" está marcada, se abrirá el componente WDK Properties (Propiedades de WDK) en una ventana nueva por cada uno de esos archivos durante el proceso de enlace.
Si su comunidad utiliza su propia conexión de Documentum Server, se puede establecer esta opción para la comunidad.
Para especificar qué tipos de documento tienen propiedades obligatorias, haga clic en "seleccionar" y elija los tipos de documento. La lista de tipos de documento es una lista global de las plantillas proporcionadas en el directorio "Plantillas de eRoom" (con distinción entre mayúsculas y minúsculas) en cada repositorio disponible en el sitio o comunidad.
Si se requieren propiedades obligatorias cuando un archivo enlazado se agrega a un eRoom (manualmente o automáticamente porque se ha agregado a una carpeta enlazada o a una carpeta normal con una ubicación de Documentum Server predeterminada), eRoom realiza un seguimiento del estado de la propiedad obligatoria del documento en el repositorio. Los estados son los siguientes:
pendiente (aún no se han establecido propiedades obligatorias)
confirmado (las propiedades obligatorias se han definido correctamente)
cancelado (se ha cancelado el cuadro de diálogo Propiedades o se ha cerrado antes de proporcionarlas)
Al intentar ver, editar o copiar un archivo enlazado, el resultado depende del estado en el que se encuentre el documento:
pendiente: realice la operación solicitada de la forma normal
confirmado: realice la operación solicitada de la forma normal
cancelado: convierta el archivo en uno no enlazado
Consulte también: Modificar propiedades de los archivos enlazados de Documentum Server
Si tiene permiso para definir conexiones de Documentum Server en la comunidad, puede decidir si solo los administradores pueden crear carpetas enlazadas. Si se marca esta casilla de verificación, la opción Carpeta enlazada de la página Crear elemento sólo estará visible para los administradores del sitio y de la comunidad.
En esta página podrá administrar los servicios de la comunidad. Puede editar la configuración del servicio, mover o reaprovisionar servicios, así como crear, eliminar e importar servicios. También puede crear eRooms.
eRoom utiliza servicios para organizar los eRooms de cada comunidad. Una comunidad necesita al menos un servicio para poder tener eRooms (algunas comunidades sólo organizan a los miembros).
En la lista de todos los servicios de la comunidad, puede ver cuántos eRooms tiene cada servicio. Haga clic en el número (n) en la columna de eRooms para ver una lista de esos eRooms. En esa lista se muestra la dirección URL y el nombre del eRoom; cada nombre es un enlace al eRoom.
Sólo instalación avanzada: En la tabla de servicios se enumeran el servidor (Web) de eRoom, servidor de archivos, servidor de bases de datos y servidor de índices especificados para el servicio cuando se creó. También se muestra el grupo de aprovisionamiento de cada servicio o "(ninguno)" si no se ha asignado ningún grupo de aprovisionamiento al servicio.
Un servicio de plantilla, si está disponible, es la base de los nuevos servicios de una comunidad. Una plantilla en el ámbito del sitio se almacena como "Samples.erf" en un directorio especial llamado "~Templates" en la raíz del servidor de archivos designado para las plantillas; se puede designar una plantilla para el ámbito de la comunidad llamándola "<nombre de comunidad>.erf".
Al crear un nuevo servicio, eRoom busca primero un servicio de plantilla del ámbito de la comunidad. Si hay alguno, el nuevo servicio se basará en él. De lo contrario, eRoom utilizará la plantilla del ámbito del sitio. Si no hay servicios de plantilla ni en el ámbito de la comunidad ni en el del sitio, eRoom creará un servicio vacío sin eRooms.
Nota: Los administradores de sitios gestionan los archivos de servicios de plantilla fuera del eRoom, mediante el sistema de archivos del servidor de archivos.
Si es un administrador de sitio o de comunidad con permiso para "crear e importar servicios", vaya a la página Servicios de Configuración de la comunidad y haga clic en 
En la página Crear servicio, escriba un nombre para el nuevo servicio. Mientras escribe, eRoom rellena automáticamente la dirección URL (que podrá editar, si lo estima apropiado). En lugar de ServidoreRoom en la dirección URL de muestra de la página, en la URL de los eRooms creados en el servicio se mostrará el nombre real del servidor de eRoom.
El siguiente paso depende de la instalación de eRoom que tenga, de cuáles son las reglas de aprovisionamiento en el sitio y de si es un administrador de comunidad o de sitio.
Si tiene la instalación estándar de eRoom o la instalación avanzada y el sitio utiliza aprovisionamiento automático sin grupos de aprovisionamiento, haga clic en "Aceptar" para crear el nuevo servicio e ir a la página Configuración del servicio.
Si tiene la instalación avanzada de eRoom y el sitio utiliza aprovisionamiento manual, seleccione el servidor (Web) de eRoom, el servidor de archivos, el servidor de bases de datos y el servidor de índices en la lista de servidores disponibles de cada tipo. Haga clic en "Aceptar" para crear el servicio y dirigirse a la página Configuración del servicio.
Si tiene la instalación avanzada de eRoom y el sitio utiliza grupos de aprovisionamiento, seleccione el tipo de servicio que desee crear (nombre de grupo de aprovisionamiento). Las opciones son los grupos de aprovisionamiento asignados a la comunidad actual. Si no hay grupos de aprovisionamiento y usted es un administrador de comunidad, no podrá crear un servicio en la comunidad. Sin embargo, si es un administrador de sitio, podrá aprovisionar manualmente el servicio seleccionando sus servidores. Haga clic en "Aceptar" para crear el servicio y dirigirse a la página Configuración del servicio.
Si el sitio utiliza grupos de aprovisionamiento y usted es un administrador de sitio, podrá anular las reglas de aprovisionamiento del sitio haciendo clic en "utilizar aprovisionamiento manual". Si lo hace de este modo, se mostrará una lista de servidores disponibles de entre los que podrá seleccionar para cada tipo de servidor. Haga clic en "Aceptar" para crear el servicio y dirigirse a la página Configuración del servicio.
eRoom crea el servicio en función de una plantilla de la comunidad, si la hay, o de una plantilla del sitio. Si no hay plantilla en el ámbito de la comunidad ni en el del sitio, el nuevo servició estará vacío (no tendrá eRooms).
Si el sitio tiene más de una comunidad, podrá mover un servicio a una comunidad distinta. Con ello se mueven los eRooms del servicio a una comunidad distinta, pero no se mueven los miembros.
Si tiene la instalación avanzada de eRoom con varios servidores y hay más de un servidor de cada tipo (Web, archivos, bases de datos e índice), podrá cambiar los servidores que utilice un servicio (a esto se le llama reaprovisionamiento).
Otra forma de reaprovisionar un servicio (sólo instalaciones avanzadas de eRoom) consiste en cambiar su grupo de aprovisionamiento, si hay más de uno asignado a la comunidad.
Nota: Antes de poder cambiar el servidor de archivos, de bases de datos o de índices de un servicio, debe bloquear su servidor Web actual.
En la fila de la tabla de servicios del servicio que desee mover, haga clic en 
En la página Mover servicio, seleccione "Mover a otra comunidad" y haga clic en "Aceptar".
En la página Cambiar comunidad, seleccione una nueva comunidad de la lista y haga clic en "Aceptar".
En la página Mover un servicio, confirme que desea mover el servicio; tenga en cuenta que al mover servicios no se mueven miembros.
Cuando haga clic en "Aceptar", volverá a la lista de servicios. El servicio ya no aparecerá ahí, sino en la lista de servicios de la comunidad a la que lo haya movido.
En la fila de la tabla de servicios del servicio que desee mover, haga clic en
En la página Mover servicio, seleccione "Cambiar servidores" y haga clic en "Aceptar".
En la página Cambiar asignaciones de servidor, puede cambiar el servidor Web del servicio (siempre que haya más de uno) y, si el servidor Web asociado está bloqueado, podrá cambiar su servidor de archivos, bases de datos o índices (siempre que haya más de uno del tipo que desee cambiar).
Cuando haga clic en "Aceptar", volverá a la lista de servicios. Las columnas de servidor se actualizarán para reflejar los cambios.
En la fila de la tabla de servicios del servicio que desee mover, haga clic en el enlace de la columna Grupo de aprovisionamiento.
En la página Cambiar grupo de aprovisionamiento, seleccione un grupo de aprovisionamiento en la lista desplegable.
Cuando haga clic en "Aceptar", volverá a la lista de servicios. En la columna Grupo de aprovisionamiento se muestra el nuevo grupo de aprovisionamiento del servicio.
Cuando se reaprovisiona el índice, la base de datos o el servidor de archivos de un servicio, también se deben mover los archivos asociados. En este apartado se describe dónde encontrar dichos archivos.
Si mueve un único servicio del servidor de índices A al servidor de índices B (a través de la página Servicios de Configuración de la comunidad), sólo tendrá que mover los archivos de índice de ese servicio. En este caso, se le mostrará el siguiente mensaje:
Ha especificado otro servidor de índices.
No podrá buscar en este servicio hasta que regenere el índice de texto completo (esta operación puede tardar bastante) o mueva los archivos de índice al nuevo servidor. Los archivos de índice contienen este GUID en sus nombres de archivo: GUIDdelServicio. No encontrará este GUID en ningún otro lugar de eRoom, por lo que es aconsejable que lo anote.
Los archivos de índice se encuentran en el directorio del servidor de índices A especificado por la opción env.FULCREATE situado en el archivo <InstallDir>\Full Text\bin\hsserver.conf. Seleccione los que incluyan el GUID del servicio en su nombre de archivo y muévalos al directorio de índices del servidor B (especificado en el registro del servidor B).
Si quita un servidor de índices (con el complemento MMC de eRoom), se le preguntará a qué servidor desea reaprovisionar sus servicios. A continuación, se le mostrará un mensaje similar al siguiente:
Seleccione un servidor de índices en el que almacenar los índices de los servicios de este servidor. Para poder buscar en este servicio, puede regenerar los índices de texto completo de todos los servicios (esta operación puede tardar bastante) o mover los archivos de índice al nuevo servidor.
Si desea mover todos los servicios del servidor de índices A al servidor de índices B, mueva todos los archivos de índices; de este modo, no tendrá que regenerar todos los índices del servicio. Los archivos de índice se encuentran en el directorio especificado por la opción env.FULCREATE situada en el archivo <InstallDir>\Full Text\bin\hsserver.conf.
Si quita un servidor de archivos, sólo tiene que mover todo el contenido del antiguo recurso compartido de archivos al nuevo. Si sólo va a mover un servicio, busque la carpeta cuyo nombre es la URL del servicio, que debería estar en el recurso compartido de archivos. Mueva únicamente esa carpeta.
De igual modo, si quita un servidor de bases de datos, mueva todas las bases de datos al nuevo servidor. Si sólo va a mover un servicio, mueva únicamente la base de datos de dicho servicio. Es posible que el nombre de la base de datos no coincida exactamente con la URL del servicio, en cuyo caso aparecería el siguiente mensaje:
Ha especificado un servidor de base de datos distinto.
El sitio no estará operativo hasta que mueva manualmente la base de datos (eRoom_nombreservicio) al nuevo servidor.
En la tabla de servicios, la columna "(eliminar)" permite quitar un servicio de una comunidad. Haga clic 
en la fila del nombre del servicio que desee eliminar.
Eliminar un servicio implica quitar todo lo que hay en él (todos los eRooms y su contenido). Ya que no es posible deshacer la eliminación de un servicio, asegúrese de que realmente desea hacerlo.
Nota: Puede exportar el servicio a un archivo .erf de copia de seguridad antes de eliminarlo. Al importar posteriormente un servicio a una comunidad, podrá recuperar información de los eRooms en un servicio eliminado.
En la lista de servicios de la página Servicios de Configuración de la comunidad, haga clic en 
o en el nombre del servicio para abrir la configuración del servicio.
Si necesita cambiar el nombre y/o dirección URL de un servicio, introduzca el nuevo nombre en el cuadro Nombre. Los administradores de comunidad sólo pueden cambiar el nombre de un servicio si tienen permiso para cambiar el nombre de los servicios (inicialmente establecido en el ámbito del sitio) en sus comunidades.
Nota: Las direcciones URL de eRoom incluyen el nombre del servicio, de modo que, si cambia la URL de un servicio, asegúrese de notificar a los miembros de los eRooms de ese servicio para que puedan actualizar sus enlaces.
eRoom indiza el texto de todas las páginas y archivos del servicio para que los miembros puedan buscar en ellos. Puede regenerar el índice de un servicio en cualquier momento haciendo clic en "regenerar índice". Este control sólo está disponible para los administradores de comunidad si tienen permiso para regenerar índices de servicios (inicialmente establecido en el ámbito del sitio) en sus comunidades. De lo contrario, esta sección no aparecerá en Configuración del servicio.
Haga clic en "bases de datos de plantillas" para abrir la página Bases de datos de plantillas. En esta página puede crear, editar, eliminar y almacenar todas las bases de datos de plantillas de los eRooms del servicio.
Cualquier plantilla de base de datos personalizable (normal o de proceso de aprobación) que cree aquí aparecerá en la página Tipo de base de datos del asistente Crear base de datos. Los miembros pueden seleccionar una plantilla de base de datos de este tipo y, a continuación, modificar sus campos y diseño para adaptarlos a sus fines.
Cualquier plantilla de base de datos de empresa que cree aquí aparecerá también en la página Tipo de base de datos del asistente Crear base de datos. Los miembros pueden seleccionar este tipo de base de datos y, a continuación, crear el tipo de entradas que permita la base de datos.
Notas: Acerca dela página Bases de datos de plantillas:
Una plantilla de base de datos aparece como elección en el asistente Crear base de datos en los eRooms sólo para los miembros que tengan al menos Derechos de apertura sobre dicha plantilla. Por lo tanto, si desea crear una plantilla de base de datos que sólo los administradores puedan crear, modifique las propiedades de control de acceso de la plantilla para restringir el acceso de los miembros a ésta.
Sólo puede crear una descripción de base de datos de empresa en un eRoom, por lo que, en el ámbito del servicio, la casilla de verificación para crear una descripción de la base de datos de la empresa seleccionada no aparecerá en el asistente Crear base de datos.
Las bases de datos que elimine de la página Bases de datos de plantillas se eliminarán permanentemente, ya que un servicio no tiene papelera de reciclaje. Además, si elimina una plantilla de base de datos de empresa en el ámbito del servicio, todas las instancias de esa base de datos (incluidas sus entradas) y todas las descripciones asociadas se eliminarán también. Esto incluye las entradas, instancias o descripciones eliminadas en cualquier papelera de reciclaje del servicio.
En la página Bases de datos de plantillas, no puede proteger los archivos con administración de derechos. No obstante, si pega una base de datos que tiene anexos de archivos en este área, permanecen protegidos y puede editar sus políticas. Si pega una base de datos que tiene anexos de carpetas con derechos activados, las carpetas mantienen sus políticas.
Las plantillas de base de datos se crean o editan en gran medida igual que se crea o edita cualquier base de datos. La diferencia principal es que sólo los administradores pueden crear y editar plantillas de bases de datos y estas tareas se realizan en una carpeta especial del servicio, donde las bases de datos son lo único que se puede crear o editar. La otra diferencia es que, en el ámbito del servicio, el asistente para crear y editar bases de datos para plantillas de bases de datos tiene ciertas opciones adicionales.
Sugerencia: Cuando cree una plantilla de base de datos, asígnele un nombre para que los miembros reconozcan su tipo ("Problemas: personalizable" o "Seguimiento de problemas: empresarial", por ejemplo).
En la sección Bases de datos de plantillas de la página General de Configuración del servicio, haga clic en "bases de datos de plantillas" para abrir la página Bases de datos de plantillas.
En esta página, las bases de datos son los únicos elementos que puede crear y, al eliminar una base de datos, ésta se elimina permanentemente del servicio.
Inicie el asistente Crear base de datos haciendo clic en "crear".
O bien, haga clic con el botón secundario en un área vacía del cuadro del elemento y seleccione "Crear elemento" en el menú desplegable.
Para crear una plantilla normal personalizable o una plantilla de base de datos de empresa, se utiliza el mismo asistente Crear base de datos que usa en un eRoom, pero con un paso más. En la última página del asistente (la página Tipo de base de datos de plantilla), seleccione el tipo de base de datos que desee para crear la plantilla: Personalizable o Empresarial.
Para crear una plantilla de proceso de aprobación, se utiliza el mismo procedimiento que en un eRoom.
Al hacer clic en "Aceptar" para crear una plantilla de base de datos normal, se abre por su página de resumen para que pueda agregar o modificar entradas de muestra.
Cuando hace clic en "Aceptar" para crear una plantilla de base de datos de empresa, vuelve a la página Bases de datos de plantilla, ya que no puede crear entradas en una base de datos de plantilla de este tipo en el ámbito del servicio.
Cuando hace clic en "Aceptar" para crear una plantilla de base de datos de proceso de aprobación, vuelve a la página Bases de datos de plantilla, ya que no puede crear entradas; una base de datos de plantilla de este tipo no puede tener entradas de muestra.
En la página Bases de datos de plantillas, haga clic con el botón secundario en una base de datos existente y seleccione "Editar" en el menú desplegable para abrir el asistente Editar base de datos.
O bien puede hacer clic para abrir una base de datos personalizable y, a continuación, hacer clic en 
en la parte superior de la página de resumen para abrir el asistente Editar base de datos.
Si hace clic en una base de datos de empresa, se abrirá directamente el asistente Editar base de datos, ya que sólo puede editar las propiedades de una base de datos en esta área del servicio.
El asistente Editar base de datos que se utiliza en el ámbito del servicio tiene una opción más para convertir la plantilla de un tipo de base de datos a otro (de plantilla de empresa a base de datos independiente y no de proceso de aprobación, o viceversa).
Esto puede resultar de utilidad si desea normalizar temporal o permanentemente una plantilla personalizable convirtiéndola en base de datos de empresa, para, por ejemplo, recopilar todas las peticiones de presupuesto de todos los departamentos del servicio.
O bien podría desear que una base de datos de empresa esté disponible como plantilla personalizable si, por ejemplo, ya no se usa como un estándar para todo el servicio, pero los miembros individuales la utilizan como punto de partida para la creación y personalización de una base de datos personal o específica de un proyecto.
Cuando termine de editar, haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos.
Además de las propiedades que tienen incorporadas los elementos (Título, Propietario, Fecha modificada y Tamaño), los administradores pueden definir un conjunto de campos personalizados para utilizarlos en elementos de cualquier eRoom de un servicio. Los miembros pueden usar los campos para ofrecer información específica sobre los elementos, así como buscar información en los campos.
En la sección Campos personalizados de la página de personalización de Configuración del servicio, haga clic en "agregar un campo personalizado".
Introduzca el nombre del campo y seleccione su tipo de datos:
Texto sin formato es para el texto normal. Seleccione cuántas líneas de alto desea que tenga el cuadro de edición.
Número es para números y también admite caracteres relacionados como símbolos monetarios, comas decimales y puntos.
Fecha es para las fechas.
Sí/No ofrece un menú desplegable para seleccionar sí o no.
Lista es para crear una lista desplegable de elecciones posibles. Escriba una opción por línea en el cuadro de texto. La primera elección de la lista será el valor predeterminado de todos los elementos que no se hayan establecido explícitamente de otra forma.
Miembros es para los nombres de los miembros de eRooms, que se agregan desde una lista desplegable. Haga clic en el cuadro Permitir varias selecciones para controlar si el campo puede contener sólo un nombre o varios.
Haga clic en "Aceptar" para definir el campo.
Una vez definido un campo personalizado para el servicio, el comando Campos personalizados pasa a estar disponible para los miembros del eRoom.
Cuando los miembros eligen el comando "Campos personalizados" de un elemento, se abre la página Editar campos personalizados. Los de la lista Editar pueden introducir información en un campo personalizado para el elemento. De lo contrario, verán una versión de sólo lectura de los campos personalizados.
Para eliminar un campo personalizado, haga clic en el botón de eliminación () en la lista de campos personalizados.
Puede cambiar los iconos predeterminados de los tipos de elemento de eRoom y agregar iconos personalizados para cualquier tipo de elemento de eRoom.
En la sección Iconos personalizados de la página de personalización de Configuración del servicio, haga clic en el tipo de elemento cuyo icono desee cambiar.
En la página Cambiar icono, haga clic en el icono que desee usar como valor predeterminado del elemento.
Haga clic en "Aceptar".
El nuevo icono predeterminado aparecerá en la tabla de iconos.
En la sección Iconos personalizados de la página de personalización de Configuración del servicio, haga clic en "agregar un icono personalizado".
En la página Agregar icono personalizado, especifique los archivos .gif que desee cargar y haga clic en "Aceptar" (seleccione "Cargar y, a continuación, agregar otro" si desea cargar más de los dos primeros).
Seleccione un icono y haga clic en "Aceptar" para establecer un nuevo valor predeterminado.
Si elige un icono personalizado como predeterminado y luego lo elimina, el primer icono estándar de ese elemento se convertirá de nuevo en el predeterminado.
En la página Miembros de Configuración de la comunidad, haga clic en "lista de miembros de la comunidad" para ver todos los miembros de la comunidad. Desde la lista de miembros de la comunidad y con los permisos apropiados, podrá agregar invitados a la comunidad, eliminar miembros locales, agregar nuevos miembros locales, crear grupos locales o (si es administrador de sitios) mover miembros locales a otra comunidad.
También, en la página Miembros de Configuración de la comunidad, puede agregar miembros o quitarlos de los grupos de permisos de la comunidad. Los miembros de cada grupo se determinan inicialmente mediante la configuración del sitio en lo que respecta a los permisos iniciales de los miembros de nuevas comunidades. Los permisos en el ámbito de la comunidad y sus correspondientes grupos son:
Puede crear eRooms (grupo "Creadores de espacio")
Puede crear grupos (grupo "Creadores de grupos")
Puede ver la lista de miembros de la comunidad (grupo "Visores de lista de miembros de la comunidad")
Puede modificar la lista de miembros de la comunidad (grupo "Modificadores de lista de miembros de la comunidad")
Puede definir contraseñas (grupo "Modificadores de contraseña")
Puede conceder permiso (o quitárselo) a Todos los miembros de la comunidad o sólo a Miembros seleccionados. Para cambiar los miembros de un grupo de permisos, haga clic en 
en la fila de ese grupo. Marque o quite la marca de las casillas de verificación de los grupos o miembros que desee agregar o quitar del grupo de permisos y, a continuación, haga clic en "Aceptar".
Aparte de los permisos individuales, los administradores de sitios y comunidades pueden especificar qué persona de la comunidad tiene privilegios de administración de la comunidad; quienes los tienen están en el grupo de permisos de administración de la comunidad, lo que otorga a los miembros de ese grupo todos los permisos anteriores. Haga clic en si desea seleccionar miembros para el grupo de permisos de administración de la comunidad.
Cuando esté eligiendo a los administradores de comunidades, piense en las tareas de administración que desea delegar y en cómo se organizan las comunidades. Las comunidades pueden administrar sólo miembros, sólo eRooms o una combinación de ambos. Por ejemplo, imagine que tiene todos los empleados internos como miembros de la Comunidad1, todos los clientes externos como miembros de la Comunidad2 y establece la Comunidad3 con eRooms de proyecto donde trabajan grupos de miembros de las otras dos comunidades. En este caso, podría designar a personas con experiencia en dominios NT o directorios LDAP para administrar los miembros de la Comunidad1 y la Comunidad2, concediendo permisos al miembro y a la lista de miembros, pero no permisos para crear eRooms (es decir, sin administradores de comunidades). Para la Comunidad3, sin embargo, podría designar un administrador de comunidades para que gestionara la pertenencia de invitados y la creación de eRooms.
Si los administradores de comunidades tienen permisos para crear conexiones de directorio (inicialmente establecido en el ámbito del sitio) en las comunidades, podrán agregar, editar y eliminar conexiones del directorio de pertenencia externa mediante los controles de la página Directorios de Configuración de la comunidad. Sin esos permisos, sólo el administrador del sitio podrá ver esos controles en Configuración de la comunidad.
Consulte: Directorios de empresas para obtener más información sobre cómo administrar las conexiones del directorio de pertenencia externa.
Su número de licencias de eRoom controla cuántas personas pueden usar eRooms en el sitio. Los miembros que nunca han iniciado sesión en un eRoom no ocupan licencias, por lo que su número de licencias no limita el número de cuentas que puede crear. Este esquema de licencias permite agregar un mayor número de miembros potenciales que números de licencia hay.
Cuando un miembro inicia sesión se le asigna una licencia que no quedará libre hasta que ese miembro sea eliminado se desactive o se cambie el directorio de autenticación al que está conectado.
Si un miembro intenta iniciar sesión por primera vez y no hay más licencias disponibles aparecerá un mensaje de error indicándole que se ponga en contacto con el administrador.
Si el sitio tiene activada la administración de derechos, puede activarla para su comunidad en la página Administración de derechos de Configuración de la comunidad. Si administración de derechos está desactivada en el sitio, también lo está en todas las comunidades y eRooms del sitio y usted no puede activarla.
Seleccione esta opción para permitir que los eRooms de su comunidad usen administración de derechos de forma opcional.
Inicialmente este parámetro está desactivado. Si nunca se selecciona, no se muestran parámetros de administración de derechos para un eRoom, una carpeta o un archivo utilizable en la comunidad.
Si administración de derechos está activada en el sitio, puede desactivarla en su comunidad quitando la marca de esta opción y guardando la Configuración de la comunidad. En este caso, administración de derechos está desactivada en todos los eRooms de la comunidad.
Mientras administración de derechos esté desactivada, no se puede proteger ningún contenido utilizable nuevo de la comunidad. Sin embargo, los archivos protegidos existentes permanecen protegidos y de todas formas puede editar sus políticas reales. Una vez que administración de derechos está desactivada, las políticas de eRoom y de carpeta ya no afectan a los archivos que contienen. Por lo tanto, las políticas reales de los archivos protegidos pueden ser distintas a las políticas vigentes mientras administración de derechos estuvo activada. Los archivos protegidos existentes se seguirán identificando (en la vista de iconos grandes) con un símbolo de "protegidos" (
), y con una indicación en las páginas de Control de acceso. Los archivos nuevos no tienen opciones de administración de derechos.
Si administración de derechos está desactivada en un sitio y luego se vuelve a activar, se vuelve a activar en todas las comunidades del sitio que usaron administración de derechos antes de que se desactivara.
Si administración de derechos está activada en el sitio, pero desactivada en su comunidad, puede volver a activarla seleccionando esta opción y guardando la Configuración de la comunidad. En este caso, administración de derechos se vuelve a activar en todos los eRooms de la comunidad que usaron administración de derechos antes de que se desactivara.
Si cualquier eRoom o carpeta está configurada para proteger archivos automáticamente, todos los archivos de Microsoft Office y Adobe Acrobat existentes y sin protección de dicho eRoom o carpeta se protegen automática y permanentemente mediante la política de administración de derechos vigente.
Utilice la página Planes de proyecto de Configuración de la comunidad para controlar si la comunidad utiliza días laborables y festividades predeterminados de todo el sitio para los planes de proyecto, o si utiliza días personalizados exclusivos de la comunidad. Los planes de proyecto, sin embargo, pueden anular los valores predeterminados de todo el sitio y de toda la comunidad en lo que respecta a los días laborables y festividades.
Si utiliza los días laborables y festividades de todo el sitio, no podrá cambiarlos en la comunidad. En este caso, cualquier actualización en el ámbito del sitio se convierte en valor predeterminado de toda la comunidad y los planes de proyecto existentes que usen días predeterminados se actualizan también.
Para usar días personalizados:
Marque las casillas de verificación correspondientes a los días laborables predeterminados del sitio.
Agregue una festividad haciendo clic en "agregar una festividad de <comunidad>" para que se abra la página Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo desea, proporcione una descripción. Haga clic en "Aceptar". La festividad aparecerá ahora en la lista. Una vez que aparezcan en la lista las festividades personalizadas, podrá editarlas () o suprimirlas ().
Si las extensiones están disponibles en la comunidad (se especifica en la página Extensiones de Configuración del sitio) y si esta disponibilidad está establecida en el ámbito del sitio como "Desactivado pero puede activarse" o "Activado pero puede desactivarse", podrá hacer que dichas extensiones estén disponibles para determinados eRooms o para toda la comunidad, así como restringir su disponibilidad. No obstante, algunas extensiones (controladores de eventos, visores personalizados, etc.) sólo se pueden restringir en el nivel de la comunidad y no en el nivel de los eRooms.
En la página Extensiones de Configuración de la comunidad, busque la extensión que desee hacer disponible.
Especifique uno de los cuatro modos de "Disponibilidad".
Haga clic en 
y seleccione los eRooms a los que desee aplicar la configuración de disponibilidad.
Haga clic en "Aceptar".
Cuando haya terminado de establecer la disponibilidad de las extensiones, haga clic en "Aplicar" en la página Extensiones.
eRoom 7 puede registrar sesiones y estadísticas de uso en una base de datos de uso de todo el sitio y ofrecer informes administrativos basados en el Web. También puede exportar los informes de uso como hojas de cálculo de Excel separadas por comas.
Consulte: Informes de uso