Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Una <span style="font-weight: bold;">base de datos</span> es una colección estructurada de información similar, organizada como una serie de <span style="font-weight: bold;">entradas</span> (o registros). Las entradas forman conjuntos individuales de datos, como los listados en una libreta de teléfonos.
En la página de resumen de una base de datos, las entradas se muestran en filas. Cada fila se divide en campos o columnas de determinados tipos de datos (nombre, dirección y número de teléfono, por ejemplo). Los creadores de las bases de datos eligen los campos que se mostrarán en la página de resumen. En la página de resumen, puede hacer clic en un título de entrada o en su icono (
) para abrir una página de entrada individual. De forma opcional, la página de resumen puede mostrar un escritorio integrado para la base de datos en el que se resuman los datos de dicha base de datos.
Una página de entrada de base de datos muestra todos los campos de la entrada, los cuales pueden incluir un área de comentarios, un cuadro para anexos y un registro de cambios que registre automáticamente el historial de modificaciones de la entrada. Estos campos sólo se muestran en las páginas de entrada, no en las páginas de resumen.
Puede crear elementos de escritorio de la base de datos en el eRoom que resuman y muestren información de uno o varios orígenes de datos de la base de datos. La página Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la que puede ver y organizar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo, Mis eRooms ofrece una ubicación central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente en varios eRooms.
La estructura de una base de datos está formada por los elementos siguientes:
Campo: permite registrar una categoría de información (o columna) para cada entrada de base de datos (o fila) en la página de resumen (por ejemplo, Título, Autor, Fecha, etc.).
Tipo de campo: el tipo de información (o tipo de dato) que puede contener un campo, por ejemplo, una fecha o un número, o bien, comentarios o anexos.
opciones de campo: configuración que permite definir ciertas propiedades de los campos. Las opciones varían en función del tipo de datos. Entre los ejemplos de parámetros opcionales se encuentran el número de caracteres permitido en un campo de texto, el valor inicial (o predeterminado) de un campo o el modo en que se muestra un campo en la página de entrada o la página de resumen.
opciones de la página de resumen: configuración que determina el aspecto y las funciones de la página resumen de la base de datos.
Opciones de agrupación: configuración que determina si las entradas de la página de resumen de la base de datos se agrupan en conjuntos de valores coincidentes según los campos utilizados como categorías (por ejemplo, prioridad, estado o fecha).
opciones de escritorio: configuración que determina los campos de la base de datos que se pueden resumir en un escritorio, así como las opciones predeterminadas para dichos campos. Asimismo, también puede optar por mostrar un escritorio en la página de resumen de la base de datos.
El tipo de base de datos de eRoom que cree o utilice dependerá del tipo de información que administre y de la forma en que se ejecuten los proyectos en la organización. eRoom dispone de distintos tipos de base de datos para adaptarse a las distintas necesidades de los proyectos. A continuación se presentan las categorías básicas de las bases de datos de eRoom:
Las bases de datos pueden ser autónomas o de empresa. Una base de datos autónoma no depende de otras bases de datos del mismo tipo. Una base de datos de empresa comparte su estructura con las distintas instancias que existan en varios eRooms (consulte la información que figura más abajo).
Una base de datos en blanco no tiene ninguna estructura predefinida (es decir, aún no tiene configurado ningún campo ni tipo de datos). Cuando se crea una base de datos independiente desde cero, la estructura se define desde el principio y se adapta a las propias especificaciones.
Consulte también: Para crear una base de datos en blanco
Una base de datos de proceso de aprobación presenta la estructura de una base de datos normal ampliada con el fin de incluir una serie de pasos o fases definidos. Permite administrar la relación de las actividades de un proyecto desde el principio hasta el final. Las entradas (que pueden representar nuevos productos en desarrollo o a candidatos a un empleo, por ejemplo) se mueven de un paso al siguiente en función de las aprobaciones de los miembros o de otros criterios. Cada paso tiene una estructura que refleja la de la base de datos a la que pertenece, pero con distinta configuración en lo que respecta al control de acceso, a las notificaciones, a algunas opciones de campo y a las opciones de la página de resumen.
Nota: Las bases de datos de empresa no pueden convertirse en bases de datos de proceso de aprobación y viceversa.
Consulte también: Para crear una base de datos de proceso de aprobación
Una base de datos de tareas es cualquier tipo de base de datos (normal, de empresa o de proceso de aprobación) que contiene campos que representan las cualidades de propiedad y finalización. Estos campos clasificarán cualquier entrada de base de datos como tarea si tiene alguna de las siguientes propiedades:
al menos un campo de aprobación de propietario
al menos un campo de miembro de propietario y al menos un campo de fecha de vencimiento
Puede sincronizar las tareas del eRoom con las tareas de Outlook, siempre que el campo de miembro-propietario no se utilice como título en las entradas de la base de datos.
Una base de datos de plantillas es una base de datos predefinida, administrada por un administrador de comunidad y almacenada en el nivel de servicio, que los miembros de eRoom tienen a su disposición para realizar tareas de creación. Estas bases de datos ya creadas permiten a los miembros de eRoom empezar rápidamente a administrar listas de tareas, procesos de aprobación, hitos de proyecto y otros datos estructurados.
Consulte también: Bases de datos de plantillas en el tema Administración de comunidades.
Hay dos tipos de plantilla de base de datos.
Una base de datos personalizable utilizada como plantilla es una base de datos normal o de proceso de aprobación completamente estructurada que los miembros pueden copiar y cambiar según sea necesario. Un eRoom puede contener varias instancias de una misma plantilla de base de datos personalizable (cada una con un nombre exclusivo).
En las plantillas de base de datos normal, se pueden proporcionar datos de muestra para mostrar el funcionamiento de la base de datos o para que los miembros realicen cambios según sus requisitos.
Sin embargo, las plantillas de proceso de aprobación no pueden contener datos de muestra. Si se convierte una plantilla que no sea de proceso de aprobación en una de proceso de aprobación, los datos de muestra que aquélla contenga se eliminarán.
Una plantilla de base de datos de empresa es una plantilla a partir de la cual los miembros pueden crear instancias, una por eRoom. Solo los administradores pueden crear y editar la versión principal de una base de datos de empresa, pero no pueden agregarle entradas. Sólo los miembros de eRoom con derechos de edición en la base de datos de empresa pueden agregar entradas a ésta, pero no pueden modificar su estructura.
Nota: Las plantillas de proceso de aprobación no pueden ser bases de datos de empresa y viceversa.
Una base de datos personalizable es una plantilla que tiene una estructura predefinida. Las plantillas de base de datos se almacenan en un directorio especial del servicio en el que se encuentre el eRoom, y todos los eRooms que figuren en dicho servicio las compartirán. Cuando cree una base de datos autónoma y personalizable a partir de una plantilla, podrá crearla "tal cual" o bien podrá modificar la estructura para que se adapte a sus necesidades.
Consulte también: Para crear una base de datos personalizable a partir de una plantilla
Con los espacios de plantilla, esto sólo funciona cuando existe una instancia de la plantilla en el sitio en el que se creó.
Una base de datos de empresa es una plantilla de base de datos que proporciona un formato compartido y coherente para recopilar, organizar, administrar y almacenar datos relacionados en varios eRooms de un servicio. Este formato sólo puede modificarlo un administrador. Las bases de datos de empresa, al compartirse y ser coherentes en todos los eRooms, constituyen un método para recopilar el mismo tipo de información de varios eRooms repetidamente.
En un área reservada de Configuración del servicio, el administrador crea la base de datos de empresa principal. A partir de esta plantilla principal, los miembros del servicio pueden crear instancias de la base de datos de empresa. Cada eRoom de un servicio puede tener una instancia de una base de datos de empresa determinada. Los miembros de eRoom no pueden personalizar la estructura de la instancia, pero los usuarios que dispongan de los permisos adecuados podrán agregarle entradas.
En un eRoom individual se almacenarán todas las entradas de una base de datos de empresa que se creen en ese eRoom. Sin embargo, todas las entradas que se creen en varias instancias de la base de datos en distintos eRooms, se almacenarán centralmente en el servicio. Por tanto, los jefes de proyecto (por ejemplo) con privilegios de administración pueden crear una descripción general de base de datos de empresa (consulte la información que figura más abajo) que resume todas las entradas creadas en todas las instancias de una determinada base de datos de empresa de todo el servicio.
Consulte también: Para crear una instancia de una base de datos de empresa
La descripción general de base de datos de empresa se parece a la página de resumen de las bases de datos no compartidas. Sin embargo, en lugar de presentar todas las entradas en una base de datos autónoma, presenta una vista global de todas las entradas creadas en todas las instancias de la base de datos de empresa en todos los eRooms del servicio del que se es miembro.
Imagine que supervisa varios proyectos que se administran en distintos eRooms de un servicio. Puede crear una sola base de datos de empresa en el servicio para realizar un seguimiento de los problemas de los proyectos en la organización que necesiten una solución. Cada eRoom del servicio puede tener una sola instancia de la base de datos "Problemas", en la que los miembros pueden registrar problemas específicos del proyecto (entradas de base de datos). A continuación, puede crear una descripción general de base de datos de empresa para ver todos los problemas de todos los proyectos. En una columna de la descripción general se proporciona el nombre del eRoom en el que se han originado los problemas.
Consulte también: Para crear una descripción general de base de datos de empresa
La página principal de una base de datos es la página de resumen. En la página de resumen de una base de datos normal se muestran las entradas de la base de datos, según las opciones de la página de resumen de la base de datos, así como cualquier criterio de búsqueda que se haya aplicado.
En la página de resumen, puede abrir, agregar, eliminar, editar, reorganizar, buscar, clasificar y ver entradas o reagrupar las entradas agrupadas. Si dispone de derechos de edición para la base de datos, puede guardar la configuración de vista actual.
En la página de resumen, el título de una entrada es también un enlace a su página. Los títulos de las entradas también se utilizan en los resultados de búsquedas y en mensajes de notificación por correo electrónico.
Nota: En las opciones de la página de resumen de un paso de aprobación no se incluye el parámetro de título de la entrada porque sólo se define un título para el proceso de aprobación principal, y todos los pasos utilizan el mismo campo de título para las entradas.
Al igual que en las carpetas, puede clasificar las entradas de la página de resumen en función de cualquier campo que se muestre. Haga clic una vez en un encabezado de columna para clasificarlas en orden ascendente y vuelva a hacer clic en él para clasificarlas en orden descendente. La configuración de clasificación se mantendrá a través de las distintas sesiones del explorador.
De forma opcional, la página de resumen de una base de datos puede mostrar un escritorio integrado que resuma los datos de dicha base de datos. Este escritorio es especialmente útil para bases de datos de gran tamaño y de varias páginas. El escritorio proporciona una descripción rápida de las entradas y de la información que contienen. Los creadores o miembros de una base de datos con derechos de edición pueden especificar la configuración del escritorio en la página Opciones de escritorio del asistente de base de datos. Para las instancias de una descripción general de empresa o de base de datos de empresa, los administradores definen las opciones de escritorio desde la página Bases de datos de plantillas en Configuración del servicio.
Cuando las entradas se agrupen, en la página de resumen se mostrará una fila de subencabezado para cada valor del campo que haya seleccionado y se le informará de cuántas entradas contienen el mismo valor (por ejemplo, diez entradas con prioridad "alta", cinco con prioridad "baja", etc.). El valor aparece en negrita (con una marca de no leído si hay entradas no leídas en la agrupación) y un número indica cuántas entradas contienen el mismo valor para ese campo. Los valores de todos los campos están ocultos o contraídos.
Para expandir la agrupación con el fin de ver todas las entradas que contengan el mismo valor para ese campo, haga clic en el signo más (
) al principio de la fila de encabezado. En el formulario expandido, las entradas muestran todos los demás campos que se han definido para que aparezcan en la página de resumen.
Para volver a contraer la visualización de las entradas en el encabezado de grupo, haga clic en el signo menos (
).
Para cambiar el campo por el que se agrupan las entradas (si se permite), seleccione el nombre de un campo diferente en la lista desplegable "Agrupar por".
Nota: Las entradas de base de datos que figuran en el mapa reflejan la agrupación y clasificación vigentes.
En la página de resumen principal de una base de datos de proceso de aprobación se muestra una lista denominada Pasos de aprobación en la que figuran los pasos que dicha base de datos contiene. Podrá abrir aquellos pasos en los que tenga al menos derechos de apertura. En las columnas de la lista se muestran los nombres de los pasos y el número de entradas en cada uno de ellos. Si hay algún filtro de búsqueda vigente, habrá una tercera columna con el número de entradas que coincidan con el criterio del filtro en cada paso.
Además, en función de la configuración de la base de datos, la página de resumen contiene otra lista en la que se enumera una serie de entradas en cada paso, que se mostrará en función de las opciones de la página de resumen de la base de datos. Cuando en la página de resumen se muestre esta serie de entradas y haya un filtro de búsqueda vigente, sólo aparecerán enumeradas las entradas que coincidan con los criterios de búsqueda. En esta vista filtrada, la serie incluye, además de los campos de columna de resumen seleccionados de la base de datos, una columna con el nombre del paso en el que se encuentra cada entrada que coincida.
Los pasos de un proceso de aprobación también tienen sus propias páginas de resumen, con sus propias opciones de resumen y formularios de búsqueda opcionales. En la página de resumen de un paso se muestran las entradas que éste contiene, las cuales se enumeran según las opciones de la página de resumen de la base de datos y se filtran según cualquier criterio de búsqueda aplicado.
Al igual que ocurre con cualquier elemento de eRoom en el que tenga los derechos de acceso adecuados, puede crear, editar, eliminar y mover bases de datos o definir notificaciones en ellas. Además, puede buscar información en entradas existentes de la base de datos.
El trabajo con la información de las bases de datos consiste en clasificar, agrupar, agregar, editar o quitar entradas.
Consulte también: Trabajar con entradas de base de datos
En las bases de datos de proceso de aprobación, los pasos tienen su propia estructura, la cual refleja la de la base de datos. Sin embargo, a diferencia de las instancias de una base de datos de empresa, cuya estructura coincide exactamente con la de la base de datos principal, muchas de las propiedades de los pasos pueden definirse independientemente de la base de datos de proceso de aprobación principal.
Consulte también: Trabajar con pasos del proceso de aprobación
Las bases de datos tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que las entradas de bases de datos individuales y los pasos de los procesos de aprobación. Inicialmente, cualquiera que pueda acceder a la base de datos o al paso puede abrirlo, mientras que su creador (propietario) es el único miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Al crear o editar una base de datos o paso de proceso de aprobación, puede:
Definir el control de acceso para la base de datos o el paso.
Especificar la configuración de propietario inicial de la base de datos o el paso, que determina la lista Editar predeterminada para las nuevas entradas.
En principio, las entradas de base de datos y los pasos de procesos de aprobación tienen la misma configuración de control de acceso que la base de datos principal, aunque los propietarios de pasos y entradas existentes pueden modificar estas configuraciones por separado.
Consulte también: Controlar el acceso a la información
Si la función de búsqueda está activada en la base de datos, podrá:
Abrir el formulario de búsqueda, si está cerrado, haciendo clic en "mostrar búsqueda" en la parte superior de la página de resumen.
Introducir los valores que desee buscar mediante los controles de edición adecuados para el tipo de datos que desee encontrar (miembros, fechas, texto, etc.).
Para buscar en campos de texto de la base de datos, utilizar operadores booleanos y caracteres comodín, al igual que en las búsquedas de texto en elementos.
Alternar entre el formulario básico y el avanzado haciendo clic en "Básica" o en "Avanzada" en la parte inferior del formulario de búsqueda.
En una base de datos normal o de empresa, al hacer clic en "buscar", se filtra la base de datos de manera que en la página de resumen sólo se muestran las entradas que coinciden con los criterios de búsqueda. eRoom también muestra este mensaje en el formulario de búsqueda: "filtro de búsqueda en uso, n entradas encontradas". Todas las entradas que no coincidan se ocultan.
Si una base de datos de proceso de aprobación proporciona un formulario de búsqueda para todas las bases de datos, al hacer clic en "buscar", se insertará en la lista Pasos de aprobación una columna denominada Encontrado en la que se indicará, para cada paso en el que se tenga permiso de apertura, cuántas entradas cumplen los criterios de búsqueda. Esta columna Encontrado aparecerá en blanco en los pasos que no se puedan abrir. Si en la página de resumen del proceso de aprobación también se muestra una serie de entradas, en esta serie sólo aparecerán enumeradas las entradas que coincidan con los criterios de búsqueda. En esta vista filtrada, la serie muestra una columna que proporciona el nombre del paso en el que se encuentra cada entrada que coincida. Si se abre un paso que no tenga un formulario de búsqueda principal, se abrirá el formulario de búsqueda de la base de datos en la página de resumen del paso. En este caso, se aplicarán los criterios de búsqueda válidos en el paso, y las entradas que coincidan se mostrarán en la página de resumen del paso.
Para ver todas las entradas de la base de datos, haga clic en "Restablecer" en la parte inferior del formulario de búsqueda. Sin embargo, si los criterios de búsqueda se han guardado junto con otra configuración de vista (mediante "guardar configuración"), podrá definir manualmente cada uno de los campos de búsqueda con el parámetro más inclusivo, como en blanco o "cualquiera".
Para cerrar el formulario de búsqueda, haga clic en el signo menos (
) situado junto a "Formulario de búsqueda" en la parte superior del formulario. Con el formulario de búsqueda cerrado, cualquier criterio de búsqueda actual filtrará la base de datos de manera que sólo se vean las entradas que coincidan. En este caso, eRoom mostrará el mensaje "filtro de búsqueda en uso..." junto al botón "mostrar búsqueda" en la parte superior de la página de resumen.
Si se encuentra en la lista Editar de una base de datos, puede guardar la configuración de vista actual (la configuración de criterios de ( búsqueda, agrupacióny clasificación ) haciendo clic en el botón "guardar configuración" (
) en la barra de comandos de la página de resumen. De esta forma se aplicará la configuración de vista actual cuando se abra la base de datos por primera vez.
Cuando se elimina una entrada de una base de datos, ésta va a la papelera de reciclaje. Sin embargo, las entradas eliminadas seguirán asociadas a la base de datos de la que se han eliminado. Por tanto, les seguirán afectando los cambios que se realicen en la estructura de la base de datos principal. Además, si se elimina de forma permanente una base de datos de la papelera de reciclaje, y ésta contiene entradas eliminadas previamente de la misma base de datos, habrá que confirmar antes la eliminación de dichas entradas.
Nota: Al eliminar una entrada de una descripción general de base de datos de empresa, la entrada se coloca en la papelera de reciclaje del eRoom en el que se haya creado (es decir, donde se encuentra la instancia de origen).
En la página de resumen de una base de datos, haga clic en "vista preliminar" de la barra de comandos para abrir una página con la vista previa de impresión. Esta página incluye instrucciones (no imprimibles) que le ayudarán a elegir las opciones de impresión de la base de datos.
En la página de vista preliminar
Haga clic en "elegir columnas" para abrir una página en la que aparezcan todas las columnas de la base de datos (además de ejemplos de contenido) que se pueden mostrar en el resumen. Marque las casillas de verificación correspondientes a los campos que desea mostrar en la copia impresa. Al hacer clic en "Aceptar" en la página "elegir columnas", vuelve a la página de vista preliminar. La configuración de columnas se guarda para las distintas sesiones, por usuario y por base de datos. Todas las instancias de una base de datos de empresa comparten la configuración.
Haga clic en "imprimir" para imprimir la página o en "cancelar" para volver a la página de resumen de la base de datos.
Aparecerá un escritorio integrado de base de datos, si se encuentra visible, delante de la base de datos en la página de vista preliminar. No se pueden ocultar y mostrar columnas en el escritorio; sólo se imprimirán aquellas que se muestran.
Consulte también:Imprimir elementos en el tema Trabajar con elementos
El proceso de creación de una base de datos comienza como el de otros elementos. En la página Crear, al hacer clic en el icono de bases de datos, el asistente Crear base de datos se abre en la página Tipo de base de datos. A continuación, deberá seleccionar el tipo de base de datos que desee crear.
una base de datos en blanco y normal desde cero
una base de datos personalizable y normal a partir de una plantilla
una instancia de una plantilla de base de datos de empresa (no personalizable)
una base de datos de proceso de aprobación personalizable (desde cero o a partir de una plantilla)
Los pasos que deberá llevar a cabo en el asistente dependerán del tipo de base de datos que seleccione y, si es personalizable, del grado de modificación.
Para desplazarse por el asistente Crear base de datos, utilice estos botones:
Siguiente: permite ir a la página siguiente del asistente.
Ahora bien, si está creando una base de datos personalizable a partir de una plantilla sin pasar por todos los pasos del asistente, al hacer clic en "Siguiente" se creará la base de datos.
O bien, si está creando una base de datos de proceso de aprobación a partir de una plantilla y elige no pasar por todos los pasos del asistente, al hacer clic en "Siguiente" irá directamente a la página Pasos de aprobación del asistente.
Anterior: permite ir a la página anterior del asistente.
Cancelar: permite salir del asistente sin crear la base de datos.
Aceptar: permite crear la base de datos y salir del asistente.
Tenga en cuenta que, cuando cree una base de datos en blanco, una plantilla de base de datos personalizable o una base de datos de proceso de aprobación, podrá revisarla más adelante. Podrá cambiar la estructura (agregar o quitar campos), modificar los campos (cambiar tipos de datos u opciones) y ajustar las propiedades (como el esquema de colores) para adaptarla a los cambios del proyecto.
Cuando crea una base de datos en blanco, la genera desde cero, definiendo los campos y eligiendo las opciones. Por otro lado, si crea una base de datos predefinida y personalizable a partir de una plantilla, la generará de forma rápida y, si lo desea, podrá personalizarla más adelante. El tipo de base de datos que seleccione dependerá de sus necesidades y de las plantillas que estén disponibles para el eRoom.
En la página Tipo de base de datos, seleccione "(en blanco)" y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Definir nombre de base de datos
Escriba un nombre en el cuadro de texto.
No marque la casilla de verificación "...proceso de aprobación". (Sin embargo, si accede a esta página porque desea convertir una base de datos a un proceso de aprobación o viceversa, consulte Convertir una base de datos, más abajo).
Seleccione un esquema de colores predefinido. En las muestras, la fila superior y la primera columna representan el color de fondo de los encabezados. En las dos últimas celdas de la fila inferior se muestra el color de fondo para campos individuales (celdas de datos), así como las filas de encabezado para las entradas agrupadas en la página de resumen.
Para definir el control de acceso de la base de datos, haga clic en "control de acceso".
Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono".
Para utilizar todos los comandos personalizados de la base de datos, haga clic en "comandos personalizados" (para obtener más información sobre comandos personalizados, consulte Server Extension Programmer's Guide (Guía del programador de extensión de servidores) en la Ayuda de la API de eRoom).
En la página Definir nombre de base de datos, haga clic en "Siguiente".
En el cuadro de texto de la página Campos de base de datos escriba en líneas aparte los nombres de los campos (columnas) de la base de datos. Especifique al menos un nombre de campo exclusivo.
Cuando seleccione nombres de campo, piense en los títulos que desee que tengan las columnas de la base de datos. Si desea que las entradas incluyan campos para comentarios o anexos o bien para registrar cambios automáticamente, escriba también los nombres de estos campos.
Nota: Los campos Área de comentarios, Cuadro para anexos y Registro de cambios sólo se muestran en las páginas de entrada individuales, no en la página de resumen de la base de datos.
En la página Tipos de campos de base de datos, elija en los menús desplegables un tipo de datos para cada uno de los campos de la base de datos a los que ha asignado un nombre en el paso anterior. Asegúrese de que al menos un campo pueda servir de título para las entradas en los enlaces e informes de correo electrónico (ya sea Texto sin formato, Texto con formato, Fecha, Número, Número automático o Lista de miembros).
En la página Opciones de campos de base de datos, puede personalizar los campos de su base de datos. El conjunto de opciones disponibles para cada campo varía en función del tipo de datos. Por ejemplo, los registros de cambios no tienen parámetros opcionales; los cuadros para anexos sólo tienen un parámetro opcional con eRoom Enterprise (de lo contrario, ninguno); para las listas de opciones y los campos de aprobación, deberá definir opciones; por último, todos los demás tipos de datos tienen parámetros opcionales que podrá cambiar como desee.
Para cambiar el nombre de un campo o el tipo de datos, haga clic en 
junto al nombre.
Para cambiar la posición de un campo en las entradas, haga clic en 
junto al nombre. En la página Mover campos, especifique la nueva posición y haga clic en "Aceptar". Esta columna no aparece en la página Opciones de resumen del paso de aprobación.
Para quitar un campo de la base de datos, haga clic en 
junto al nombre.
Para crear otro campo, haga clic en "Agregar" en la barra de comandos situada en la parte superior o inferior de la página.
Nota: Cuando se edite una base de datos y agregue un campo, esta página también contendrá opciones de la página de resumen pertenecientes al tipo de datos del nuevo campo.
La página Opciones de resumen de la base de datos sirve para organizar el aspecto y el funcionamiento de la página de resumen. En esta página se muestran los nombres de los campos de la base de datos en el mismo orden en el que aparecen en la página de resumen y en las páginas de entrada individuales.
: Haga clic para mover un campo y colocarlo delante o detrás de otro campo en la página de resumen. En la página Mover campos, especifique la nueva posición y haga clic en "Aceptar".
Título de la entrada: seleccione el campo que desee utilizar como título para las entradas en la base de datos. Los tipos de campos que pueden proporcionar títulos de entrada son los siguientes: Texto sin formato, Texto con formato, Número automático, Número, Fecha o Lista de miembros.
Nota: Para que las tareas se sincronicen correctamente con Outlook, los campos de miembro-propietario no pueden utilizarse como título en las entradas de la base de datos de tareas.
Resumen: Seleccione los campos que desee que se muestren como columnas en la página de resumen. Para que se muestren todas las columnas, marque la casilla de verificación de la fila "todos los campos". Quite la marca de la casilla de verificación de los campos que no desee que se muestren aquí. Puesto que cada entrada muestra, como mínimo, su título en la página de resumen, la casilla de verificación del campo de título ya está seleccionada y es de sólo lectura. Asimismo, no hay ninguna casilla de verificación de columna de resumen en la fila "ningún campo".
Los campos seleccionados para la página de resumen principal de una base de datos de proceso de aprobación determinan las columnas que se mostrarán en la serie de entradas de todos los pasos de aprobación, así como en las páginas de resumen de los propios pasos. Cualquier campo puede aparecer en una página de resumen, excepto los campos Cuadro para anexos, Área de comentarios o Registro de cambios.
Formulario de búsqueda: Tanto si desea un formulario de búsqueda resumido (básico) como uno completo (avanzado) en la base de datos, seleccione el subconjunto de campos que desee incluir en el formulario básico. El subconjunto puede incluir campos en los que se considere que los miembros buscarán valores (como nombres, fechas de hitos o todos los problemas aún por resolver) con más frecuencia.
Para que en el formulario de búsqueda se incluyan todos los campos de la base de datos, marque la casilla de verificación de la fila "todos los campos". En este caso, no hay ninguna diferencia entre los formularios de búsqueda básico y avanzado.
Los campos excluidos automáticamente de las búsquedas son los de número automático con valores definidos en el orden en que están organizados, las áreas de comentarios y los cuadros para anexos.
Para desactivar la función de búsqueda en la base de datos (porque la base de datos es muy pequeña, por ejemplo), marque la casilla de verificación de la fila "ningún campo". En este caso, no aparecerá ningún botón "buscar" en la página de resumen de la base de datos.
Agrupación predeterminada: De forma opcional, seleccione un campo como una categoría en función de la cual desea agrupar las entradas inicialmente en la página de resumen. Sólo puede seleccionar un campo para agrupar entradas de base de datos (puede ser un campo Texto sin formato, Lista de miembros, Aprobación, Número, Sí/No, Lista de opciones, Semáforo y Fecha, pero no un campo Cuadro para anexos, Número automático, Texto con formato, Área de comentarios o Registro de cambios). Para no especificar ninguna agrupación de entradas inicial, seleccione la opción "ningún campo".
Opciones de agrupación: Seleccione los campos (si los hay) que los miembros pueden seleccionar para agrupar entradas de la base de datos. Las opciones que se seleccionen en esta columna no afectan a la agrupación predeterminada.
Nota: La configuración de "opciones de agrupación" y la de "agrupación predeterminada" interactúan de tal manera que siguen de forma lógica las selecciones (ejemplo).
Incluir espacio para comentarios y votos e Incluir cuadro para anexos: especifique si desea que la página de resumen de la base de datos incluya comentarios y votos o anexos. Estas opciones no están disponibles en las bases de datos de proceso de aprobación, pero pueden elegirse en las páginas de resumen de pasos individuales.
En la página Opciones de escritorio, especifique los campos de esta base de datos que desea que se resuman en un escritorio, así como el modo de hacerlo.
Mostrar un escritorio en la página de resumen de esa base de datos: marque esta casilla de verificación para mostrar el escritorio integrado de la base de datos en la página de resumen. Quite la marca de la casilla de verificación para ocultarlo.
Mostrar tipos de campos: seleccione los campos que se resumirán en un elemento de escritorio para los que esta base de datos proporciona datos de origen y en el escritorio integrado de la página de resumen (si lo hay). Especifique todos los campos o un subconjunto seleccionado.
Especificar opciones de visualización para los campos resumidos en los escritorios de base de datos: seleccione la forma en la que desea que el escritorio resuma cada uno de los tipos de campos. Esta configuración tiene las opciones de visualización predeterminadas de un elemento de escritorio para el que esta base de datos proporciona datos de origen.
En la página Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida que aparecerá en la página de resumen de la base de datos, así como instrucciones que aparecerán en las páginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parámetros son opcionales.
Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos y abrir la página de resumen.
Consulte también: Trabajar con entradas de base de datos
El proceso de creación de una base de datos personalizable es prácticamente el mismo que el de creación de una base de datos en blanco, salvo en el hecho de que todos los campos se encuentran ya definidos. Puede crear la plantilla tal cual, o bien personalizar la configuración como desee.
En la página Tipo de base de datos, seleccione el nombre de una plantilla de base de datos personalizable y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Definir nombre de base de datos:
Edite el nombre de la base de datos, si es necesario.
No marque la casilla de verificación "...proceso de aprobación".
Seleccione un esquema de colores.
Para personalizar más la base de datos, marque la casilla de verificación Pasar ahora por todas las opciones de base de datos. Déjela en blanco si desea crear la base de datos "tal cual", según las opciones de la plantilla.
Para cambiar la configuración de control de acceso inicial con el fin de especificar quién puede abrir y editar la base de datos, haga clic en "control de acceso".
Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono".
Haga clic en "Siguiente". Según elija o no pasar ahora por todas las opciones de base de datos, eRoom creará la base de datos en el momento o abrirá la siguiente página del asistente. Si desea lo segundo, continúe con los siguientes pasos.
En la página Opciones de campos de base de datos, modifique, edite, mueva o elimine campos según sea necesario y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Opciones de resumen de la base de datos, organice la página de resumen de la base de datos según sus especificaciones y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Opciones de escritorio, especifique los campos de esta base de datos que desea que se resuman en un escritorio así como el modo de hacerlo.
En la página Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida, que aparecerá en la página de resumen de la base de datos, así como instrucciones, que aparecerán en las páginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parámetros son opcionales.
Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos y abrir la página de resumen.
Consulte también: Trabajar con entradas de base de datos
Nota: Cuando crea una base de datos de plantilla que tiene contenido protegido con administración de derechos o carpetas con derechos activados, la base de datos se crea como una copia y la protección funciona como lo hace normalmente.
A excepción del nombre, el esquema de colores, la configuración de control de acceso y la elección del icono, una base de datos de empresa se crea siempre tal cual, de manera que todas las instancias (en los distintos eRooms) tienen una estructura coherente. Sólo puede crear una instancia de una base de datos de empresa por eRoom.
En la página Tipo de base de datos, seleccione el nombre de una plantilla de base de datos de empresa.
Deje en blanco la casilla de verificación "crear una descripción general de empresa".
Haga clic en "Siguiente".
En la página Definir nombre de base de datos:
Edite el nombre de la base de datos, si es necesario.
Seleccione un esquema de colores.
Para cambiar la configuración de control de acceso inicial con el fin de especificar quién puede abrir y editar la base de datos, haga clic en "control de acceso".
Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono".
Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos.
(Puesto que una base de datos de empresa no puede ser también una base de datos de proceso de aprobación, no hay ninguna casilla de verificación en esta página para convertir la base de datos en una de varios pasos).
Consulte también: Bases de datos de plantillas en Administración de comunidades.
Sólo un administrador de eRoom (sitio o comunidad) puede crear una descripción general de base de datos de empresa, y únicamente puede hacerlo en un eRoom (no en el nivel del servicio). Excepto por el nombre, el esquema de colores, la configuración de control de acceso y la elección del icono, una descripción general de base de datos de empresa se crea siempre tal cual. Además, se pueden eliminar entradas de una página de descripción general, pero no agregarlas.
En la página Tipo de base de datos, seleccione el nombre de una plantilla de base de datos de empresa.
Si no hay ninguna instancia de la base de datos de empresa en el eRoom, seleccione el nombre y, a continuación, marque la casilla de verificación "crear una descripción general de empresa".
Si ya hay una instancia en el eRoom, al seleccionar el nombre, se marcará automáticamente la casilla de verificación "crear una descripción general de empresa" (que es de solo lectura, ya que no se podrá crear otra instancia de ningún modo).
Haga clic en "Siguiente".
En la página Definir nombre de base de datos:
Edite el nombre de la base de datos, si es necesario.
Seleccione un esquema de colores.
Para cambiar la configuración de control de acceso inicial con el fin de especificar quién puede abrir y editar la descripción general, haga clic en "control de acceso".
Para seleccionar un icono diferente para la descripción general, haga clic en "cambiar icono".
Haga clic en "Aceptar" para crear la descripción general.
Una base de datos de proceso de aprobación tiene la misma estructura (definiciones de campo, opciones de resumen y otros parámetros) que una base de datos normal y se encuentra organizada en una serie de pasos con nombre. Cuando cree un proceso de aprobación, deberá definir primero la base de datos (ya sea desde cero o a partir de una plantilla personalizable) y, a continuación, los pasos.
Nota: Al menos uno de los campos de la base de datos de proceso de aprobación deberá ser un campo de aprobación. Utilice este campo para aprobar una entrada (mediante su edición) y llevarla al paso siguiente.
En la página Tipo de base de datos, seleccione "(en blanco)" o bien el nombre de una plantilla de base de datos personalizable y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Definir nombre de base de datos
Edite el nombre de la base de datos, si es necesario.
Marque la casilla de verificación con la etiqueta "Esta base de datos es un proceso de aprobación de varios pasos".
Seleccione un esquema de colores.
Si está creando el proceso de aprobación a partir de una plantilla y desea personalizar la estructura, marque la casilla de verificación con la etiqueta "Pasar ahora por todas las opciones de base de datos".
Para cambiar la configuración de control de acceso inicial con el fin de especificar quién puede abrir y editar la base de datos, haga clic en "control de acceso".
Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono".
Haga clic en "Siguiente". Según elija o no pasar por todas las opciones de base de datos, el asistente de creación seguirá presentando opciones de la base de datos o pasará a la página Pasos de aprobación.
Rellene la página Campos de base de datos. Escriba el nombre de un campo de aprobación o, de lo contrario, eRoom creará uno automáticamente. Haga clic en "Siguiente" para continuar.
Rellene la página Tipos de campos de base de datos. Debe haber al menos un campo de aprobación. Haga clic en "Siguiente" para continuar.
En la página Opciones de campos de base de datos, modifique los campos según proceda y, a continuación, haga clic en "Siguiente". Cuando se cree un campo de aprobación de forma automática, eRoom definirá al creador de la base de datos como el único aprobador y establecerá ese campo como el campo de aprobación del proceso. (Si ya ha especificado un campo que no sea de aprobación y lo ha denominado "Aprobación", eRoom cambiará automáticamente el tipo de éste al de aprobación, definirá al creador de la base de datos como el único aprobador y establecerá ese campo como el campo de aprobación del proceso).
Nota: Si está creando la base de datos a partir de una plantilla que aún no tiene definido ningún campo de aprobación, deberá definir uno ahora.
Haga clic en "Siguiente" para continuar.
En la página Opciones de resumen de la base de datos, organice la página de resumen según sus especificaciones y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
Nota: Puesto que la página de resumen de un proceso de aprobación no puede tener un área de comentarios ni un cuadro para anexos, las casillas de verificación correspondientes a esas opciones no aparecerán en el asistente.
En la página Opciones de escritorio, especifique los campos de esta base de datos que desea que se resuman en un escritorio así como el modo de hacerlo.
En la página Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida, que aparecerá en la página de resumen de la base de datos, así como instrucciones, que aparecerán en las páginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parámetros son opcionales.
Cuando haga clic en "Siguiente", se abrirá la página Pasos de aprobación.
Utilice la página Pasos de aprobación para editar, volver a ordenar, eliminar y agregar pasos, así como para definir opciones de base de datos específicas de un proceso de aprobación. Para empezar con un nuevo proceso de aprobación, eRoom proporciona tres pasos iniciales denominados Nuevo, Abierto y Cerrado. En la parte superior de la página hay una tabla en la que se enumeran los pasos existentes en el orden en que aparecen en la página de resumen de la base de datos. Puede modificar estos pasos o bien eliminarlos y crear nuevos pasos desde cero.
Trabaje con pasos individuales de la siguiente forma:
Para editar un paso, haga clic en para abrir el asistente de pasos.
Para eliminar un paso de la base de datos, haga clic en . Cuando se crea un proceso de aprobación, como los pasos no tienen entradas, el paso se quita inmediatamente.
Para agregar un paso, haga clic en "agregar un paso" y asígnele un nombre. Para seguir agregando pasos, haga clic en "Agregar". Cuando termine de agregar pasos, haga clic en "Aceptar" para crear los nuevos pasos, que aparecerán ordenados en la parte inferior de la lista de pasos.
Para cambiar la posición de un paso existente, o para colocar un nuevo paso en la lista (y en la base de datos), haga clic en . Seleccione el paso al que desee que siga el nuevo paso o el paso movido en la página de resumen y haga clic en "Aceptar". En la lista se mostrarán los pasos en el nuevo orden.
En esta misma página Pasos de aprobación, defina las siguientes opciones de base de datos específicas del proceso de aprobación:
El campo de aprobación para el proceso de aprobación es [lista de campos de aprobación]: seleccione el nombre del campo de aprobación que distribuirá automáticamente entradas de un paso a otro en orden lineal. Este campo no puede cambiarse una vez asignado.
Nota: Esta opción no aparecerá si se ha definido la "distribución manual" en toda la API.
Procesador de aprobación personalizado: [lista de procesadores de aprobación personalizados]: seleccione el nombre de un procesador de aprobación personalizado o bien "(ninguno)". Un flujo de trabajo de proceso de aprobación personalizado puede proporcionar un paradigma de distribución más flexible que la distribución únicamente secuencial que ofrece el flujo de trabajo de proceso de aprobación predeterminado.
Nota: Esta opción aparecerá solo cuando el proceso de aprobación tenga al menos un procesador de flujo de trabajo personalizado (y definido en toda la API) instalado.
Permitir que los miembros muevan manualmente entradas entre pasos: cuando se selecciona esta opción, los miembros pueden mover entradas de un paso a otro manualmente (utilizando el método de arrastrar y colocar o de cortar y pegar), sin necesidad de pasar por el proceso habitual de aprobación o rechazo en cada paso de la secuencia de distribución.
Nota: Los coordinadores siempre pueden mover pasos manualmente, independientemente de este parámetro.
Por último, en la página Pasos de aprobación, defina las siguientes opciones para la página de resumen principal:
Mostrar el formulario de búsqueda: cuando se selecciona esta opción, en la página de resumen de la base de datos se muestra un formulario para buscar todos los pasos en la base de datos, si la función de búsqueda se ha activado. La configuración de formulario de búsqueda de la base de datos determina el contenido del formulario de búsqueda. Al realizar una búsqueda en la base de datos, se filtran todas las entradas según los criterios especificados en el formulario. Cuando hay un filtro de búsqueda vigente, la lista Pasos de aprobación incluye, además de la columna en la que se muestra el número actual de entradas en cada paso, una columna denominada "Encontrado" en la que se indica cuántas entradas de cada paso coinciden con los criterios de búsqueda. Si no se selecciona esta opción, la página de resumen principal no tendrá formulario de búsqueda y tomará la configuración de formulario de búsqueda de la base de datos principal como configuración de formulario de búsqueda inicial para los pasos individuales.
Mostrar una serie de entradas de todos los pasos de aprobación: cuando se selecciona esta opción, en la página de resumen de la base de datos se muestra, bajo la lista Pasos de aprobación, otra tabla en la que se ofrece una vista de resumen (una serie) completa de todas las entradas de todos los pasos de la base de datos.
Etiquete la columna de paso de aprobación: cuando en la página de resumen se muestra una serie de entradas, este parámetro determina la etiqueta que tendrá la columna que identifica el paso que contiene cada entrada.
Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos.
Consulte también: Trabajar con pasos del proceso de aprobación
La edición de una base de datos implica utilizar el asistente Editar base de datos para modificar las propiedades, la estructura o las opciones de la base de datos. Este asistente utiliza las mismas páginas que el asistente Crear base de datos, pero permite ir directamente a la página que controla la acción que desee llevar a cabo. También se puede elegir pasar por todas las opciones del asistente al igual que se hace al crear una base de datos desde cero o personalizar una plantilla de base de datos.
Para desplazarse por el asistente Editar base de datos, utilice estos botones:
Siguiente: permite ir a la página siguiente del asistente.
Anterior: permite ir a la página anterior del asistente.
Cancelar: permite salir del asistente sin guardar los cambios.
Aceptar: permite guardar los cambios y salir del asistente.
Sugerencia: si sólo desea cambiar el nombre (y ningún otro parámetro) de una base de datos, haga clic con el botón secundario en el icono de ésta y seleccione "Cambiar nombre" en el menú emergente. De lo contrario, la única forma de cambiar el nombre consiste en editarla y, a continuación, pasar por todas las opciones de la base de datos.
En la página Resumen de la base de datos haga clic en 
en la parte superior.
O bien, haga clic con el botón secundario en el icono de la base de datos y seleccione "Editar" en el menú desplegable.
En la página Editar base de datos/Editar proceso de aprobación, seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en "Aceptar":
Agregar un campo: para agregar un nuevo campo.
Eliminar campo: para eliminar un campo.
Reorganizar campos: para cambiar la posición de los campos.
Cambiar un campo: para editar un campo.
Cambiar el nombre de la base de datos y otros valores de configuración básicos: permite abrir la página Definir nombre de base de datos o la página Set Approval Process Name (Configurar el nombre del proceso de aprobación).
Para convertir una base de datos normal (que no sea de empresa) en un proceso de aprobación, marque la casilla de verificación "Esta base de datos es un proceso de aprobación de varios pasos". Si está editando una base de datos de proceso de aprobación, no puede cambiar este parámetro.
Cambiar las opciones de la página de resumen: permite abrir la página Opciones de resumen de la base de datos.
Cambiar las opciones del escritorio: abre la página Opciones de escritorio.
Cambiar el mensaje de bienvenida y las instrucciones: permite abrir la página Instrucciones de la base de datos.
Cambiar los pasos de aprobación o las reglas de aprobación (sólo en bases de datos de proceso de aprobación): permite abrir la página Pasos de aprobación.
Pasar por todas las opciones de base de datos: empieza por la página Set Approval Process Name (Configurar el nombre del proceso de aprobación) y permite abrir cada página en el asistente Editar base de datos.
Cuando termine de editar la base de datos, haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a la página de resumen de la base de datos.
En la página Editar base de datos, haga clic en "Agregar un campo" y, a continuación, en "Aceptar".
O bien, en la página Opciones de campos de base de datos, haga clic en "Agregar".
En la página Orden de los campos, seleccione el campo al que desee que siga el nuevo campo en la página de resumen.
O bien seleccione "(antes del primer campo)" para que aparezca en primer lugar.
Haga clic en "Siguiente".
En la página Crear campo, introduzca un nombre y seleccione un tipo de datos para el campo.
Haga clic en "Siguiente" para continuar en la página Opciones de campos de base de datos.
En la página Opciones de campos de base de datos, defina o cambie opciones de campo según proceda para el tipo de datos del campo.
En esta misma página Opciones de campos de base de datos, seleccione opciones de la página de resumen del campo según proceda para el tipo de datos:
Utilizar este campo como el título de entradas
Mostrar este campo en la página de resumen
Mostrar este campo en el formulario de búsqueda
Utilizar este campo como la agrupación predeterminada
Utilizar este campo como la opción de agrupación
Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.
Nota: Los nuevos campos de bases de datos tienen configuraciones de escritorio predeterminadas según el tipo de datos. Si desea cambiar esta configuración predeterminada, vuelva a editar la base de datos para modificar la página Opciones de escritorio.
En la página Editar base de datos, haga clic en "Eliminar campos" y, a continuación, en "Aceptar".
En la página Eliminar campos, seleccione qué campos desea eliminar de las entradas de la base de datos.
También puede quitar el área de comentarios, el cuadro para anexos y el registro de cambios de las entradas.
Haga clic en "Aceptar".
Confirme que desea eliminar los campos y, a continuación, vuelva a hacer clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.
En la página Editar base de datos, seleccione "Mover campos" y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Mover campos, seleccione los campos que desee reubicar y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Orden de los campos, seleccione el campo que desee que preceda a los campos que acaba de seleccionar.
O bien, seleccione "(antes del primer campo)" si desea que los campos aparezcan en primer lugar en la página de entrada.
Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.
En la página Editar base de datos, seleccione "Cambiar un campo" y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
O bien, en la página Opciones de campos de base de datos, haga clic en el icono de edición () junto al nombre y tipo del campo.
Seleccione el campo que desee cambiar y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Crear campo, especifique un nuevo nombre o tipo de datos para el campo (o bien no cambie nada).
Haga clic en "Siguiente" para continuar en la página Opciones de campos de base de datos (o en "Aceptar" para volver a la página).
Nota: El tipo de datos que puede convertir depende del tipo de datos con el que empiece. En la lista desplegable para cambiar un tipo de datos se enumeran sólo los tipos permitidos.
En la página Opciones de campos de base de datos, defina o cambie opciones de campo según proceda para el tipo de datos del campo.
En esta misma página Opciones de campos de base de datos, seleccione opciones de la página de resumen según proceda para el tipo de datos:
Utilizar este campo como el título de entradas
Mostrar este campo en la página de resumen
Mostrar este campo en el formulario de búsqueda
Utilizar este campo como la agrupación predeterminada
Utilizar este campo como la opción de agrupación
Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.
Nota: Para cambiar las opciones de escritorio de un campo, vuelva a editar la base de datos para modificar la página Opciones de escritorio.
Sólo un administrador, que trabaje en el nivel de servicio, puede convertir una base de datos autónoma que no sea de aprobación en una base de datos de empresa.
Cuando se trate de una base de datos autónoma y que no sea de proceso de aprobación, asegúrese primero de que la base de datos tiene al menos un campo de aprobación (agregue uno si es necesario). A continuación, en la página Definir nombre de base de datos del asistente Editar base de datos, marque esta casilla de verificación: Esta base de datos es un proceso de aprobación de varios pasos. Cuando haga clic en "Aceptar", se abrirá la página Pasos de aprobación para que pueda configurar los pasos según sea necesario. Todas las entradas existentes de la base de datos se agregarán al primer paso.
La casilla de verificación que indica una base de datos de varios pasos es de sólo lectura (una vez marcada, no se le puede quitar la marca). Por tanto, para convertir un proceso de aprobación en una base de datos autónoma y que no sea de aprobación, deberá eliminar todos los pasos.
Al abrir una base de datos aparece su página de resumen, en la cual se muestran filas de entradas de base de datos con valores ordenados en columnas para cada uno de los campos de base de datos que aparecen en la página de resumen. Puede ver todas las filas de base de datos para las que tenga derechos de apertura; de lo contrario, las filas estarán ocultas en la página de resumen y no se incluirán en el recuento total de filas.
En las bases de datos de proceso de aprobación, las entradas están agrupadas en distintos pasos dentro del proceso de aprobación. Puede ver todas las filas de base de datos para las que tenga derechos de apertura; de lo contrario, las filas estarán ocultas en la página de resumen y no se incluirán en el recuento total de filas. Si desea mover una entrada a un paso diferente, puede editarla para aprobarla o rechazarla.
Las entradas de base de datos tienen sus propias propiedades de control de acceso. Inicialmente, cualquiera que pueda acceder a la base de datos o al paso puede abrirlo, mientras que su creador (propietario) es el único miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Al crear o editar una base de datos o paso de proceso de aprobación, puede hacer lo siguiente:
Definir el control de acceso para la base de datos o el paso.
Especificar la configuración de propietario inicial de la base de datos o el paso, que determina la lista Editar predeterminada para las nuevas entradas.
En principio, las entradas de base de datos y los pasos de procesos de aprobación tienen la misma configuración de control de acceso que la base de datos principal, aunque los propietarios de pasos y entradas existentes pueden modificar estas configuraciones por separado.
En la página de resumen de la base de datos, haga clic en el icono de la entrada que desee abrir.
O bien haga clic con el botón secundario en el icono de la entrada y elija Ver en el menú desplegable.
La página de entrada se abrirá mostrando todos los campos de la entrada.
Para volver a la página de resumen de la base de datos desde la página de entrada, haga clic en 
(subir un nivel) en el mapa, o bien haga clic en "resumen" en la parte superior.
En la página de resumen de la base de datos, haga clic en "nueva entrada" en la parte superior.
O bien, en la barra de comandos de la página de resumen, haga clic en "nueva entrada".
O bien, cuando esté editando una entrada en la página Editar entrada de base de datos, haga clic en "Agregar".
En la página Crear entrada de base de datos, especifique valores para los campos disponibles.
Haga clic en "Aceptar" para crear la entrada e ir a su página.
O bien, para seguir agregando entradas, haga clic en "Agregar" en la parte superior de la página Crear entrada de base de datos.
En la página Resumen de la base de datos, haga clic en junto al icono de la entrada.
O bien, haga clic con el botón secundario en el icono y elija "Editar" en el menú desplegable.
O bien, en la página de entrada, haga clic en en la parte superior.
En la página Editar entrada de base de datos, utilice los controles específicos de tipo para editar los campos.
Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a la página de entrada.
O bien, para editar varias entradas en orden, utilice los botones "Anterior" y "Siguiente" de la página Edit Database Row (Editar fila de base de datos). Al hacer clic en uno de estos botones, eRoom guarda la entrada actual y pasa a la entrada anterior o siguiente de la base de datos.
Cuando cree o edite entradas en una base de datos, sus acciones dependerán del tipo de datos de cada campo. Si un campo tiene un valor inicial, podrá cambiarlo si es necesario.
Tipo de campo |
Acciones |
|
Texto sin formato |
Introduzca y edite texto sin opciones de formato. Puede existir un límite en el número de caracteres. |
|
Texto con formato |
Introduzca y edite texto utilizando un cuadro de edición de texto enriquecido. (sólo en el componente) |
|
Fecha |
Introduzca y edite una fecha utilizando un cuadro de texto estándar. Haga clic en Si el campo es una fecha de vencimiento, puede marcar la casilla de verificación "Realizado" para indicar que se ha completado la tarea. Por tanto, en la página de resumen, este campo tendrá una marca de verificación junto a la fecha de una entrada. Además, si este campo forma parte de una base de datos de tareas, la tarea ya no se incluirá en la lista de tareas, y la próxima vez que sincronice la base de datos de tareas con Outlook, la tarea se marcará allí también como "Realizado". Si deja vacía esta casilla de verificación, en el campo se mostrará un valor de fecha únicamente. |
|
Número |
Introduzca o edite números y caracteres relacionados, como símbolos de moneda, comas y comas decimales. |
|
Número automático |
Los campos de número automático no pueden editarse porque se definen de forma automática. En la página de resumen y las páginas de entrada, aparecen numerados en el orden en que se hayan creado o clasificado. |
|
Sí/No |
Seleccione "Sí" o "No" en el menú desplegable. |
|
Semáforo |
Seleccione uno de los indicadores de estado disponibles, incluido "(ninguno)". |
|
Lista de opciones |
Seleccione una de las opciones disponibles en el menú desplegable. |
|
Lista de miembros |
Haga clic en el selector de miembros ( |
|
Aprobación |
Si es un miembro que aparece enumerado como "aprobador" de una entrada (o si es el coordinador o administrador de eRoom), el botón "aprobar" correspondiente a este campo estará activado, si procede, directamente en la página de entrada, además de aparecer en el editor. |
|
Área de comentarios |
En una página de entrada, haga clic en "agregar un comentario" o en "votar" para incluir comentarios de discusión o una encuesta incrustada. |
|
Cuadro para anexos |
En una página de entrada, utilice el cuadro de anexos para crear, agregar y administrar elementos relacionados con la entrada (otros elementos de eRoom, archivos, etc.). Un campo de anexos de una base de datos se parece a un cuadro de elementos incrustado de eRoom. Con eRoom Enterprise únicamente, se puede definir un campo de anexos de una base de datos para que almacene automáticamente en una ubicación predeterminada de un repositorio de Documentum todos los archivos no enlazados que se hayan creado, colocado o pegado allí.Por ejemplo, el último paso de una base de datos de proceso de aprobación puede consistir en archivar automáticamente un documento acabado en un repositorio. En los pasos anteriores este parámetro puede estar desactivado mientras los documentos se desplazan por las fases de borrador y revisión. Para obtener más información sobre esta opción, consulte Especificar una ubicación de almacenamiento predeterminada en un repositorio en Enlace de Documentum Server con eRoom Enterprise. |
|
Registro de cambios |
Los registros de cambios no pueden editarse porque en ellos se registran automáticamente los cambios realizados en las entradas. |
En la página de resumen, utilice los comandos Cortar, Copiar y Pegar (o el método de arrastrar y colocar).
Puede utilizar estos comandos en una entrada o en varias a la vez. Si pega entradas de una base de datos a otra, eRoom hace coincidir los campos por título de columna. Si no hay coincidencia, eRoom le indicará las columnas que se deberán descartar y le solicitará confirmación para continuar.
Nota: A menos que una base de datos de proceso de aprobación permita a los miembros mover entradas de un paso a otro manualmente, sólo los coordinadores de eRoom podrán cortar, copiar y pegar entradas entre pasos.
En la página de resumen, haga clic con el botón secundario en el icono de la entrada y seleccione "Eliminar" en el menú desplegable.
O bien, en la página de resumen, marque la casilla de verificación de la entrada y haga clic en "eliminar" en la barra de comandos.
Confirme que desea eliminar la entrada y, a continuación, vuelva a hacer clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.
Los pasos del proceso de aprobación contienen las entradas de la base de datos, que son registros de datos formados por los campos definidos en la propia base de datos. Mediante el asistente para pasos, puede crear pasos y editar las propiedades de los pasos en la base de datos. También puede quitar pasos de una base de datos, pero no cortar, copiar ni arrastrar y colocar pasos.
Consulte también:Bases de datos de proceso de aprobación y archivos enlazados de Documentum Server
Los pasos heredan la mayor parte de las propiedades de la base de datos principal, pero pueden editarse por separado (incluyendo algunas opciones de campo) mediante el asistente para pasos. Este asistente utiliza las mismas páginas que el asistente Crear base de datos para el proceso de aprobación, pero permite ir directamente a la página que controla la acción que desee llevar a cabo.
A menos que cambie el parámetro inicial de una propiedad de un paso (que coincide con el de la base de datos principal), el parámetro realizará un seguimiento de todos los cambios realizados en el mismo parámetro de la propiedad que se encuentra en la base de datos principal. Sin embargo, una vez cambiada esa propiedad en un paso, el parámetro del paso anulará el de la base de datos principal, y los cambios realizados en el parámetro de la base de datos principal no afectarán al mismo parámetro del paso. Si las propiedades del paso y de la base de datos principal se cambian de manera que vuelvan a coincidir, se reanudará el seguimiento de los parámetros (excepto en las opciones de la lista de opciones, que nunca vuelven a sincronizarse una vez anuladas), y los cambios realizados en la base de datos principal se reflejarán en el paso.
Por otra parte, una vez modificados los parámetros iniciales de la configuración de control de acceso de los pasos, se volverán independientes permanentemente, incluso aunque vuelvan a coincidir más adelante con la configuración de control de acceso de la base de datos principal.
En la página de resumen del proceso de aprobación, haga clic en "nuevo paso" en la barra de comandos de la lista Pasos de aprobación.
O bien, en la página Editar proceso de aprobación, seleccione "Cambiar los pasos de aprobación o las reglas de aprobación" para abrir la página Pasos de aprobación (y continuar desde allí).
Seleccione el paso al que desee que siga el nuevo paso en la página de resumen. O bien, seleccione "(antes del primer campo)" para que aparezca en primer lugar. Haga clic en "Aceptar".
En la página Set Step Name (Definir nombre de paso)
Asigne un nombre al paso.
Especifique si los miembros pueden crear nuevas entradas en el paso. Para ello, marque esta casilla de verificación: En este paso se pueden crear entradas nuevas.
Seleccione un esquema de colores.
Para cambiar la configuración de control de acceso inicial con el fin de especificar quién puede abrir y editar el paso, haga clic en "control de acceso".
Para seleccionar un icono diferente para el paso, haga clic en "cambiar icono".
Haga clic en "Siguiente".
En la página Opciones de campos del paso de aprobación se enumeran solo los campos Lista de miembros, Aprobación y Lista de opciones que se definen en el proceso de aprobación. Con eRoom Enterprise únicamente, esta página también incluirá el campo Cuadro para anexos, siempre que se haya definido uno en la base de datos. El paso puede tener selecciones, opciones y valores iniciales distintos para los campos con estos tipos de datos exclusivamente (sin embargo, no aparecerán los parámetros de "Mostrar en la misma línea que el campo anterior" para los campos de lista de opciones, ni "Es un campo de propietario" para los campos de miembro o aprobación).
Modifique estas opciones de campo, si lo desea, según proceda y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
En la página Opciones de resumen del paso de aprobación puede especificar distintas opciones de la página de resumen para este paso en vez de para el resto de este proceso de aprobación. Sin embargo, no puede cambiar en un paso individual la posición de un campo (el orden de columna que tiene) ni el título de las entradas.
Haga clic en "Siguiente".
En la página Step Instructions (Instrucciones de paso), puede escribir un mensaje de bienvenida que aparecerá en la página de resumen del paso, así como instrucciones para editar entradas que aparecerán en las páginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos elementos son opcionales.
Haga clic en "Aceptar" para crear el paso y volver a la página de resumen principal del proceso de aprobación.
En la página de resumen del paso de aprobación, haga clic con el botón secundario en el icono de un paso y seleccione "Editar" en el menú desplegable.
En la página Editar paso de aprobación, seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en "Aceptar":
Cambiar un campo: para modificar un campo Lista de opciones, Lista de miembros, Aprobación o, con eRoom Enterprise únicamente, el campo Cuadro para anexos del paso.
Seleccione un campo y haga clic en "Siguiente" para abrir la página Opciones de campos del paso de aprobación. Modifique opciones de campo como desee y seleccione entre las siguientes opciones de resumen según sea apropiado:
Mostrar este campo en la página de resumen
Mostrar este campo en el formulario de búsqueda
Utilizar este campo como la agrupación predeterminada
Utilizar este campo como la opción de agrupación
Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.
Cambiar el nombre de la base de datos y otros valores de configuración básicos: permite abrir la página Set Step Name (Definir nombre de paso).
Cambiar las opciones de la página de resumen: permite abrir la página Opciones de resumen del paso de aprobación.
Cambiar el mensaje de bienvenida y las instrucciones: permite abrir la página Step Instructions (Instrucciones de paso).
Pasar por todas las opciones de pasos de aprobación: empieza por la página Set Step Name (Definir nombre de paso) y continúa a través del asistente de pasos en el mismo orden que para agregar un paso.
Cuando termine de editar el paso, haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a la página de resumen del proceso de aprobación.
En la página de resumen del paso de aprobación, haga clic con el botón secundario en el icono de un paso y seleccione "Eliminar" en el menú desplegable.
O bien, marque la casilla de verificación del paso y, a continuación, haga clic en "eliminar" en la barra de comandos.
O bien, en el mapa, haga clic con el botón secundario en el icono de un paso y seleccione "Eliminar" en el menú desplegable.
O bien, en la página Editar proceso de aprobación, seleccione "Cambiar los pasos de aprobación o las reglas de aprobación" para abrir la página Pasos de aprobación y haga clic en para el paso que desee eliminar.
Siempre que el paso no sea el único que quede en el proceso de aprobación y contenga entradas, se le preguntará a qué paso desea mover las entradas. Seleccione el paso al que desee mover las entradas y haga clic en "Aceptar". A continuación, haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación del paso. (Si el paso no contiene entradas, solo tendrá que confirmar la eliminación).
Si el paso es el único que queda en el proceso de aprobación, contenga o no entradas, se le pedirá que confirme que la eliminación de dicho paso en el proceso de aprobación, lo convertirá en una base de datos independiente. Haga clic en "Aceptar" para confirmar.
eRoom elimina el paso. Si el paso contenía entradas y no era el único que quedaba en la base de datos, las entradas se moverán al paso seleccionado. Si el paso era el único que quedaba en el proceso de aprobación, la base de datos se convertirá en una base de datos normal y las entradas serán entradas de base de datos normal.
Nota: Los pasos eliminados de una base de datos se quitan permanentemente del eRoom y no van a la papelera de reciclaje, aunque el eRoom tenga una.
Cada campo de una base de datos acepta y muestra sólo un tipo de datos.
Nota: Puede cambiar el tipo de datos de un campo después de guardar la base de datos, pero solo podrá cambiarlo a otro tipo que sea compatible con el original. Por ejemplo, sólo puede cambiar un campo de fecha a un campo de texto sin formato o de texto con formato. De esta forma se conservan los valores existentes en esos campos o bien se convierten de forma razonable.
Tipo de datos |
Descripción y opciones |
Opciones de visualización en escritorio |
|
Texto sin formato |
Para campos que muestran el texto sin ningún formato especial. Los campos de texto sin formato se editan utilizando un cuadro de texto estándar. Limitar este campo a n (1-256) caracteres Marque esta casilla de verificación si desea restringir el tamaño de un campo de texto. Especifique un número para n que defina el número máximo de caracteres que podrá tener el cuadro para editar este campo. El valor predeterminado de n es 40 caracteres. Si deja vacía esta casilla de verificación, no habrá ningún límite en el tamaño de los campos de texto. Especifique el contenido que desee que se muestre en este campo tanto en la página de entrada como en la página de resumen cuando cree por primera vez una entrada. Si deja esta opción en blanco, el campo no tendrá ningún contenido inicial cuando cree una nueva entrada. Marque esta casilla de verificación cuando desee que todo el texto de este campo aparezca en una sola línea en la página de resumen (ejemplo). En este caso, la entrada del campo con el mayor número de caracteres determinará el ancho de la columna. Por el contrario, si el texto de este campo no puede adaptarse a una sola línea en una columna de ancho fijo, se ajustará a la siguiente línea y el campo se expandirá verticalmente para adaptarse. Mostrar en la misma línea que el campo anterior Marque esta casilla de verificación para cambiar el diseño de la página de entrada (no el de la página de resumen) de manera que este campo aparezca en la misma línea que el campo anterior en lugar de en otra línea aparte. Este parámetro no está disponible para el primer campo de la página de entrada o si sigue a uno de los siguientes tipos de campo: Texto con formato, Lista de miembros, Aprobación, Área de comentarios, Cuadro para anexos o Registro de cambios. |
|
|
Texto con formato (sólo en el componente) |
Para campos que muestran el texto con estilos de fuente como negrita y cursiva, así como los gráficos e hipervínculos. Los campos de texto con formato se editan utilizando un cuadro incrustado de edición de texto enriquecido (RTE). El cuadro para editar este campo tiene n líneas Marque esta casilla de verificación si desea definir el alto (n representa el número de líneas) del cuadro RTE que se utiliza para introducir texto con formato en el campo. Este número no limita el número de caracteres que puede contener el campo, pero puede utilizarlo para adaptar visualmente el tamaño de un valor común. Valor inicial Consulte la información que figura más arriba. Sin ajuste de texto Consulte la información que figura más arriba. |
|
|
Fecha |
Para campos que muestran las fechas del calendario. Los campos de fecha se editan utilizando un cuadro de texto con un selector de fechas ( Marque esta casilla de verificación para clasificar la fecha como fecha límite o hito. Cuando cree o edite una entrada con un campo de fecha de vencimiento, el editor de ese campo incluirá una casilla de verificación "Realizado" como ésta. Si una base de datos tiene un campo de fecha de vencimiento y un campo de miembro-propietario, se considerará una base de datos de tareas. Sin embargo, para que la base de tareas se sincronice correctamente con Outlook, el campo de miembro-propietario no podrá utilizarse como título en las entradas de la base de datos. Seleccione el parámetro que determinará el valor que desee que se muestre en este campo tanto en la página de entrada como en la página de resumen cuando cree por primera vez una entrada.
Mostrar en la misma línea que el campo anterior Consulte la información que figura más arriba. |
|
|
Número |
Para campos que muestren dígitos fijos y caracteres relacionados, como símbolos de moneda, comas y comas decimales. Valor inicial Consulte la información que figura más arriba. Mostrar en la misma línea que el campo anterior Consulte la información que figura más arriba. |
|
|
Número automático |
Para campos que muestren valores numéricos que el software de eRoom generará automáticamente cuando cree una entrada. Los campos de número automático no pueden editarse. Entradas de número: seleccione el modo en que desee que se enumeren las entradas.
Mostrar en la misma línea que el campo anterior Consulte la información que figura más arriba. |
|
|
Para campos que muestren valores "Sí" o "No", como en las columnas con la etiqueta Completado o Shipped (Enviado). Valor inicial: especifique si desea que se muestre Sí o No en este campo tanto en la página de entrada como en la página de resumen cuando cree por primera vez una entrada. Mostrar en la misma línea que el campo anterior Consulte la información que figura más arriba. |
|
|
|
Semáforo |
Para campos que indiquen visualmente el estado general de las entradas. En cada campo de "semáforo" se puede mostrar un parámetro de tres en el estilo que elija (ejemplo). Estilo de semáforo Seleccione el estilo en que desee que aparezcan los indicadores de estado.
Valor inicial: seleccione el modo en que desee que aparezca el indicador de estado en la página de entrada cuando cree por primera vez una entrada.
Mostrar en la misma línea que el campo anterior Consulte la información que figura más arriba. |
|
|
Lista de opciones |
Para campos que muestran un subconjunto de valores predefinidos. Cuando edite un campo de lista de opciones que permite sólo una opción, deberá seleccionar el valor en una lista desplegable de opciones predefinidas. Cuando edite un campo que permita varias opciones, deberá utilizar el "selector de opciones" ( Opciones En el cuadro de texto, escriba en líneas aparte el conjunto de valores de los que desee que los miembros elijan (sustituya los valores iniciales, que sólo sirven de ejemplo). Si permite varias selecciones, no incluya el carácter de punto y coma (;) como parte de ningún valor. De lo contrario, estos valores no se importarán correctamente en el formato CSV, ya que el convertidor de datos de exportación utiliza el punto y coma para delimitar valores en un campo de opción. Permitir varias selecciones Marque esta casilla de verificación para permitir que los miembros elijan más de un valor para este campo cuando creen o editen una entrada. Valor inicial Deje el cuadro de texto en blanco a menos que desee que en este campo se muestre un valor cuando cree por primera vez una entrada, en cuyo caso, deberá escribir uno de los valores especificados como opciones. Sin ajuste de texto Consulte la información que figura más arriba. Mostrar en la misma línea que el campo anterior Consulte la información que figura más arriba. |
|
|
Lista de miembros |
Para campos que muestren los nombres de miembros de eRoom. Las listas de miembros se editan utilizando el selector de miembros ( ¿Qué miembros se deben incluir en la lista? Especifique si desea que se enumeren todos los miembros como opciones para este campo o sólo un subconjunto de los miembros de eRoom (Sólo estos miembros). Al marcar esta casilla de verificación, se clasifica el campo de miembro como campo que tiene un propietario. Si la base de datos tiene un campo de fecha de vencimiento definido, al tener un campo de miembro-propietario definido (con este parámetro), la base de datos se considera una base de datos de tareas. Sin embargo, para que la base de tareas se sincronice correctamente con Outlook, el campo de miembro-propietario no podrá utilizarse como título en las entradas de la base de datos. Valor inicial De los miembros especificados para que se enumeren como opciones de este campo; especifique los miembros concretos que desee que aparezcan como valor inicial de este campo. Si selecciona "(creador)", el valor inicial será el nombre del miembro que haya creado la entrada. Para que no se muestre nada en este campo cuando cree una entrada, deje el cuadro en blanco. Permitir varias selecciones Marque esta casilla de verificación si desea que se puedan seleccionar varios miembros. Mostrar iniciales, sin nombres completos Marque esta casilla de verificación si desea que se muestren en este campo las iniciales de los miembros en lugar de los nombres completos en la página de resumen. Los nombres completos de los miembros aparecerán en la página de entrada aunque esté definida esta opción. |
|
|
Aprobación |
Para campos que identifiquen miembros que pueden aprobar entradas en la base de datos. En la página Editar entrada de base de datos, los campos de aprobación incluyen un campo que permite especificar una fecha límite para aprobar la entrada. Las fechas límite también se muestran en la página de resumen, en el campo de aprobación. Los miembros que aparezcan como aprobadores podrán hacer clic en "Aprobar" y, a continuación, en la página Elegir miembros, podrán marcar la casilla de verificación situada junto a cada nombre para registrar la aprobación. En una base de datos de proceso de aprobación, en cualquier paso posterior al primero, los campos de aprobación de la página Editar entrada de base de datos incluirán el botón "Rechazar" además del de "Aprobar". Si es un aprobador, al hacer clic en "Rechazar", podrá escribir una explicación antes de volver a enviar una entrada al paso anterior, en donde la página de entrada mostrará el motivo por el que no aprueba la entrada. Aprobadores Utilice el selector de miembros ( Cada entrada debe ser aprobada por: Especifique si todos los nombres identificados como aprobadores deben cerrar sesión o si es suficiente con la aprobación de cualquiera de ellos. Marque esta casilla de verificación para clasificar el campo de aprobación como un campo que tiene propietario; de esta manera la base de datos se considera una base de datos de tareas y puede sincronizarse con Outlook. Valor inicial Para que se muestren los nombres de los aprobadores cuando cree una entrada, utilice el selector de miembro ( Plazo inicial Consulte la información que figura más arriba. |
|
|
Permite incluir en la página de entrada un espacio para agregar comentarios. Cada base de datos sólo puede tener un campo de área de comentarios. Permitir respuestas jerarquizadas Marque esta casilla de verificación para que los miembros puedan insertar respuestas directas a comentarios individuales. |
|
|
|
Permite incluir en la página de entrada un espacio para agregar archivos. Cada base de datos sólo puede tener un campo de cuadro para anexos. Salvo una excepción en eRoom Enterprise, no hay ninguna opción para este tipo de datos. Los archivos contenidos están enlazados de forma predeterminada con Documentum Server (solo eRoom Enterprise) Marque esta casilla de verificación para especificar una ubicación de almacenamiento predeterminada en un repositorio de Documentum para todos los archivos creados, colocados, pegados o distribuidos en el cuadro para anexos de cualquier entrada. Por ejemplo, en una base de datos de proceso de aprobación, el último paso puede consistir en almacenar automáticamente un documento acabado en un repositorio de Documentum. En los pasos anteriores este parámetro puede estar desactivado mientras los documentos se desplazan por las fases de borrador y revisión. Para obtener más información sobre el uso de esta opción, consulte Especificar una ubicación de almacenamiento predeterminada en un repositorio de Documentum en eRoom Enterprise.
|
|
|
|
Permite registrar automáticamente cualquier modificación realizada en las entradas o tareas de la base de datos y en las páginas de entrada y de tarea individuales, mostrando una fila en la que aparece un registro de cada cambio. Cada base de datos sólo puede tener un campo de registro de cambios. Cuando en un registro de cambios se registran diez o más cambios, sólo se muestran los cinco más recientes. Haga clic en No hay ninguna opción para este tipo de datos. |
|
Después de definir todos los campos en una base de datos, puede que desee cambiar el tipo de datos de un campo a otro tipo. Por ejemplo, imagine que define un campo para texto sin formato y luego decide que necesita incluir hipervínculos. Puede cambiar el tipo del campo a texto con formato, que permite insertar hipervínculos.
Cuando cambie el tipo de datos de un campo de base de datos a otro tipo, se aplicarán las siguientes notas:
Cualquier valor de texto sin formato que no pueda convertirse, se descartará.
Cualquier valor de texto con formato que no pueda convertirse, se descartará.
Al convertir valores numéricos a texto, se conservará el formato de número.
Cualquier valor de lista de opciones que no pueda convertirse, se descartará.
Si se convierten valores de aprobación a valores de lista de miembros, la fecha límite de aprobación, si la hay, se descartará.
No se pueden convertir los siguientes tipos de datos: Área de comentarios, Cuadro para anexos y Registro de cambios.
En la página de resumen de la base de datos, haga clic en "exportar" en la barra de comandos.
Si hay algún campo de texto con formato, la página Exportación de elemento de base de datos le preguntará si desea exportarlo como HTML.
En la página Exportación de elemento de base de datos completada, haga clic en el enlace para descargar el archivo exportado.
El archivo se guardará en el formato CSV.
Nota: Las imágenes de los campos de texto con formato, los anexos, los comentarios y las entradas de los registros de cambios no se exportarán.
En la página de resumen de la base de datos, haga clic en "importar" en la barra de comandos.
En la página Importar elemento de base de datos, seleccione el archivo de exportación para el elemento de la base de datos que desea importar.
Los archivos de exportación de elementos de bases de datos de eRoom tienen la extensión ".csv". El archivo debe comenzar con una fila de encabezado que contenga nombres de columna.
Haga clic en "Aceptar".
Las columnas del archivo de texto cuyo nombre coincida con el de las columnas de la base de datos de eRoom se importarán a la base de datos.
Además, eRoom comprueba que cada fila de datos está bien formada (por ejemplo, que el número de campos de la fila de datos coincide con el número de campos de la fila del encabezado). Si hay algún problema, se debe generalmente a que se ha utilizado un carácter de delimitación incorrecto en las filas de datos, pero la fila del encabezado está bien. Si sólo las filas de datos se han formado de forma incorrecta, eRoom le avisará del problema, como en el siguiente mensaje: "No se importará ninguna fila. Esto podría deberse a que no hay filas en el archivo o a que todas las filas no tienen el número correcto de archivos. Compruebe el archivo y vuelva a intentarlo".
Si en el archivo CSV hay más filas que el máximo especificado como parámetro de ajuste del servidor (el predeterminado es 100.000), eRoom muestra un mensaje en el que se indica que hay más filas de las permitidas. En este caso, puede dividir el archivo en partes más pequeñas e intentar la importación de nuevo.
Nota: Si va a importar elementos a una base de datos de proceso de aprobación, el archivo .CSV deberá incluir una columna adicional con la etiqueta "Paso" que contenga el nombre del paso al que desee importar la entrada.
para abrir un calendario desplegable, desde el cual puede seleccionar una fecha.
). En la página Elegir miembros, seleccione los miembros adecuados. Sólo puede seleccionar un miembro, a menos que el campo esté definido con el parámetro "Permitir varias selecciones".
: semáforos individuales (verde, amarillo o rojo)
: grupos de semáforos con un solo color iluminado (verde, amarillo o rojo)
: marcas de colores (verde, amarilla o roja)
: pulgares indicadores (hacia arriba, hacia arriba y hacia abajo o hacia abajo)
: símbolos (una marca de verificación, un guion o una "x")
) para seleccionar de un conjunto de valores predefinidos.
para expandir o