Este tema se organiza en las siguientes secciones:
En un eRoom puede ver, agregar y editar archivos creados en otras aplicaciones. Otros miembros pueden compartir esos archivos mientras dispongan de las mismas aplicaciones o de otras compatibles (ejemplo).
Cuando agregue un archivo al eRoom, será el propietario y, en principio, la única persona que podrá editarlo. No obstante, puede agregar los nombres de otros miembros a la lista de personas que pueden editarlo. También puede realizar un seguimiento de las distintas versiones del archivo.
Consulte también: Si tiene eRoom Enterprise, consulte Trabajar con archivos enlazados de Documentum Server.
Nota: Si la protección de archivosestá activada en la comunidad, los únicos miembros que pueden eliminar un archivo al que se está realizando un seguimiento de versiones o desactivar ese seguimiento son los administradores y el coordinador del eRoom. Es más, si está activada la opción de la comunidad para realizar el seguimiento de versiones de todos los nuevos archivos, sólo el coordinador y los administradores podrán desactivarla cuando se agregue un nuevo archivo o en un archivo existente al que se le esté efectuando un seguimiento de versiones.
Haga clic en el icono del archivo.
O bien, haga clic con el botón secundario en el icono y seleccione "Ver" en el menú emergente.
Cuando vea un archivo, otros usuarios podrán acceder a éste. El hecho de leer un archivo no quiere decir que vaya a quedar reservado para el usuario ni que se evitará que otros usuarios puedan ver o editar el mismo archivo.
Sólo en el componente: Si edita un archivo que ha abierto para verlo y tiene derechos de edición para el archivo, cuando cierre el archivo, eRoom le preguntará si desea guardar los cambios. Si hace clic en "Sí", eRoom reservará el archivo, cargará los cambios y liberará la reserva.
Para agregar archivos a eRoom, puede crearlos en eRoom o agregarlos (cargarlos) desde su equipo o desde Documentum Server.
Sólo en el componente: Puede arrastrar y colocar un archivo o carpeta desde el escritorio de Windows hasta un cuadro de elementos o cuadro para anexos de eRoom. Asimismo, si utiliza el componente, puede crear archivos en eRoom.
Vaya al lugar en el que desee agregar el archivo.
Busque el archivo que desee copiar del escritorio o de una unidad local o de red. (También puede utilizar el Explorador de Windows para buscar el archivo).
Arrastre el archivo hasta un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos de eRoom.
Vaya al lugar en el que desee agregar el archivo.
Abra la página Agregar archivo directamente siguiendo este procedimiento:
Haga clic con el botón secundario en un área vacía del cuadro del elemento, carpeta o cuadro para anexos y seleccione "Agregar archivo" en el menú desplegable.
O bien, en la barra de comandos, haga clic en "agregar archivo".
Se abrirá la página Agregar archivo.
O bien, abra la página Agregar archivo desde la página Crear siguiendo este procedimiento:
En la barra de botones de la página principal del eRoom, haga clic en 
.
O bien, en la barra de botones de una carpeta, haga clic en 
.
Otra opción es, en la barra de comandos de un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos, hacer clic en "crear".
También puede hacer clic con el botón secundario en un área vacía de un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos y, a continuación, seleccionar "Crear elemento".
Se abrirá la página Crear.
Seleccione "Otro archivo".
Se abrirá la página Agregar archivo.
En la página Agregar archivo, realice una de las acciones siguientes:
Si está utilizando eRoom con sólo con su explorador (sin el componente), haga clic en "Examinar" para seleccionar el archivo que desea agregar desde el equipo.
Si su sitio/comunidad utiliza eRoom Enterprise, puede seleccionar "Agregar un archivo de Documentum Server" y hacer clic en 
para seleccionar el archivo del repositorio.
Si hay más de un repositorio disponible, se abrirá la página "Enlace de Documentum Server: Seleccionar un repositorio". En ese caso, seleccione un repositorio y haga clic en "Aceptar".(Omita este paso si se ha especificado una ubicación predeterminada para el eRoom, carpeta o campo para anexos de base de datos actual). En este caso, puede hacer clic en "Cambiar repositorio" para seleccionar uno diferente).
Inicie sesión si se le solicita.
Desde la página "Enlace de Documentum Server: Seleccionar archivos" del selector de destino o plantilla, examine o busque en los archivadores y carpetas del repositorio aquellos archivos a los que desea enlazar y, a continuación, haga clic en "Aceptar". La página "Agregar archivo" se volverá a abrir con la ruta a los archivos seleccionados visible en el cuadro de texto.
Al hacer clic en "Aceptar", eRoom crea archivos enlazados de Documentum Server que señalan a los que seleccionó en el repositorio.
Si utiliza eRoom con el componente, puede seleccionar "Crear un nuevo archivo en eRoom", escribir un nombre de archivo y seleccionar un tipo de archivo de la lista. Al hacer clic en "Aceptar", el archivo se crea en el eRoom.
Seleccione las opciones que desea.
Seleccione "Seguir versiones" para realizar un seguimiento de las versiones del archivo que está agregando. Esta opción solo está disponible al cargar un archivo desde el equipo local o al crear un nuevo archivo en eRoom sin enlazarlo a Documentum Server.
Con eRoom Enterprise únicamente, seleccione "Enlazar con Documentum Server" si va a cargar un archivo desde el equipo o crear un nuevo archivo en eRoom y desea enlazarlo a un repositorio (consulte el procedimiento siguiente). Esta casilla de verificación ya está marcada si está creando el archivo en un lugar donde la creación de enlaces de Documentum Server está activada de forma predeterminada.
Seleccione "Cargar y, a continuación, agregar otro" para cargar un archivo y volver a la página Agregar archivo. Esta opción sólo está disponible cuando se carga un archivo desde el equipo.
Seleccione "Borrador privado" para agregar el archivo con la lista Abrir definida sólo para el creador del archivo. Más tarde se podrá editar el control de acceso.
Haga clic en "Aceptar" para agregar o crear el archivo del eRoom o para crear un archivo vinculado a Documentum Server, dependiendo de sus opciones.
Nota: El sitio podría bloquear algunos tipos de archivos (por ejemplo, .bat, .exe, .doc, etc.) para que no se abran o se introduzcan en eRoom cuando puedan suponer un riesgo para la seguridad. El administrador del sitio establecerá esta opción.
Abra la página Agregar archivo.
Seleccione "Cargar un archivo desde mi equipo" o "Crear un nuevo archivo en eRoom" y marque la casilla de verificación "Enlazar con Documentum Server". (Esta casilla ya está marcada en los lugares donde la opción de creación de enlaces de Documentum Server está activada de forma predeterminada).
Nota: La casilla de verificación "Enlazar con Documentum Server" no está disponible para archivos en una carpeta o eRoom con una política de administración de derechos que protege automáticamente contenido utilizable.
Una vez localizado el archivo en el equipo o especificado el nombre y tipo de archivo que desea utilizar para crearlo, haga clic en "Aceptar".
Desde la página "Enlace de Documentum Server: Seleccionar ubicación", busque los archivadores y carpetas dentro del repositorio donde desee almacenar los archivos. O bien, puede hacer clic en "Cambiar repositorio" para seleccionar uno distinto, si hay alguno disponible.
Seleccione el archivador o carpeta de destino y (si hay alguna disponible) elija una plantilla de la lista desplegable. Haga clic en "Aceptar" cuando haya elegido.
En la página "Enlace de Documentum Server", seleccione una ubicación alternativa o haga clic en "Aceptar" para confirmar que desea almacenar los archivos en la ubicación del repositorio especificada.
Si se requiere especificar propiedades de archivo al enlazar archivos a Documentum Server (un parámetro del sitio o la comunidad), el componente WDK Properties (Propiedades de WDK) se abre en una nueva ventana. Si seleccionó una plantilla que tiene propiedades obligatorias, debe especificar esas propiedades antes de poder almacenar el archivo en Documentum Server. Si el archivo no tiene propiedades obligatorias, podrá especificar las propiedades o no, según convenga. Haga clic en "Aceptar" para establecer las propiedades y cerrar la ventana.
Al hacer clic en "Aceptar" y la página Agregar archivo, eRoom carga los archivos seleccionados o creados en la ubicación especificada del repositorio y, al mismo tiempo, crea uno o más iconos de archivo enlazado de Documentum Server en el eRoom.
Si alguno de los nuevos enlaces tiene el mismo nombre que un archivo ya existente en el mismo contenedor del eRoom, aparecerá un número incremental al final del nombre del enlace (por ejemplo, nombrearchivo.txt, nombrearchivo (2).txt, nombrearchivo (3).txt y así sucesivamente).
Nota: Si hace clic en "Aceptar" en la página Agregar archivo y, a continuación, hace clic en "Cancelar" en las páginas correspondientes del selector de ubicación o plantilla, eRoom carga o crea el archivo en el eRoom, pero no lo almacena en un repositorio.
Consulte también: Para crear archivos enlazados de Documentum Server a partir de archivos existentes en eRoom
Mientras se esté editando un archivo, eRoom lo reservará exclusivamente para el usuario con el fin de evitar que otros miembros lo puedan editar. Cuando reemplace el archivo del eRoom o abandone los cambios, eRoom liberará la reserva. Cuando haga los cambios, eRoom colocará una marca de no leído (
) en el archivo para que el resto de usuarios sepan que está actualizado.
Nota: Si es necesario, el coordinador del eRoom puede liberar una reserva de cualquier archivo del eRoom para que otros usuarios puedan editarlo.
Si desea apartar un archivo para editarlo más adelante, puede colocarle una reserva manual. De este modo se evita que otros miembros editen el archivo hasta que haya terminado de editarlo y libere la reserva.
Nota: Con eRoom Enterprise, puede reservar, editar y liberar reservas de archivos enlazados de Documentum Server en eRoom. Cuando lo haga, la acción correspondiente se aplicará a esos archivos del repositorio. Por ejemplo, si edita un archivo enlazado de Documentum Server en la aplicación eRoom, ese archivo se retirará y se bloqueará en el repositorio hasta que guarde los cambios y libere la reserva. En ese momento, una nueva versión del archivo volverá al repositorio y se quitará el bloqueo. Por otro lado, las acciones llevadas a cabo en archivos enlazados de Documentum Server en el repositorio tendrán el correspondiente efecto en los archivos de eRoom.
Haga clic con el botón secundario en el icono del archivo y seleccione "Control de acceso" en el menú emergente.
O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos de la vista de detalles, marque la casilla de verificación del archivo y, a continuación, haga clic en "acceso" en la barra de comandos.
En la página Control de acceso, marque la casilla de verificación "Reservado para edición".
Al reservar un archivo para editarlo, el archivo se copia en una carpeta local a la que puede acceder sin necesidad de estar conectado si selecciona Inicio > Programas > Archivos de eRoom para la edición sin conexión.
Cuando entre en un eRoom, y si hay un archivo con cambios en el directorio de edición sin conexión, eRoom le preguntará qué desea hacer con el archivo. Puede:
Cargarlo: se copian los cambios en el eRoom
Seguir trabajando con él: no se copian los cambios y se deja la reserva intacta (eRoom le volverá a preguntar la próxima vez que entre en el eRoom)
Abandonar: se descartan los cambios
Si decide cargar o abandonar los cambios, también puede decidir si desea liberar las reservas más tarde. Si marca la casilla "La misma respuesta para todos los archivos", eRoom gestionará los archivos del mismo modo.
Haga clic en el icono de edición del archivo (
).
O bien, haga clic con el botón secundario en el icono del archivo (en el cuadro de elementos o en el mapa) y seleccione "Editar" en el menú emergente.
eRoom reserva el archivo para su edición y lo abre en su aplicación original.
Edite el archivo y guarde los cambios.
eRoom carga los cambios automáticamente y libera la reserva.
Sólo en el componente: Para cargar un archivo que haya editado fuera del eRoom, lo puede arrastrar y colocar desde el escritorio hasta la copia anterior del eRoom.
Haga clic en el icono de edición del archivo ().
O bien, haga clic con el botón secundario en el icono del archivo (en el cuadro de elementos o en el mapa) y seleccione "Editar" en el menú emergente.
En la página Editar archivo, seleccione "Editar." y haga clic en "Aceptar".
De este modo se reserva el archivo para que lo pueda editar.
Si se utiliza el enlace que hay disponible en la página Editar archivo, se abrirá el archivo en la misma ventana del explorador o en una nueva.
Edite el archivo.
Si ha abierto el archivo en la misma ventana del explorador, haga clic en "Anterior" para volver a la página Editar archivo.
O bien, si ha abierto el archivo en una ventana distinta del explorador, haga clic en el botón para cerrar la ventana del explorador.
En el cuadro de diálogo en el que se le pregunta qué desea hacer con el archivo modificado, haga clic en "Sí" para guardar los cambios.
Se abrirá el cuadro de diálogo "Guardar como" del explorador para que pueda guardar el archivo en el disco.
Después de guardar el archivo en el equipo, vuelva a la página Editar archivo (en la misma ventana del explorador o en otra distinta).
Nota: Si hace clic en "Aceptar" y cierra la página Editar archivo antes de volver a agregar el archivo al eRoom, eRoom mantendrá activada la reserva de edición hasta que la libere (o hasta que la libere un coordinador o un administrador).
En la página Editar archivo, haga clic en "Agregar" para volver a guardar el archivo editado en el eRoom.
En la página Sustituir archivo, busque el archivo guardado.
Para activar el seguimiento de versiones del archivo, marque la casilla de verificación "Seguir versiones".
Para mantener la reserva de edición del archivo, quite la marca de la casilla de verificación "Liberar la reserva de edición más tarde" (en caso contrario, eRoom quitará la reserva).
Haga clic en "Aceptar" para sustituir el archivo del eRoom por el archivo que contiene los cambios.
Puede mantener activa la reserva de edición de un archivo y editarlo fuera de eRoom. En ese caso, la próxima vez que edite el archivo desde eRoom, se abrirá la página Editar archivo y se le preguntará si desea Sustituir por una versión nueva o Abandonar los cambios y cancelar la reserva de edición. Si selecciona "Sustituir...", se abrirá la página Sustituir archivo, igual que en el paso 9 del procedimiento anterior.
eRoom conserva un archivo automático con todas las versiones anteriores de un archivo. Los archivos a los que se les realice un seguimiento de las versiones tendrán un icono de versión (
) junto al nombre en las listas y en la vista de detalles (no se muestran como iconos grandes).
Haga clic con el botón secundario en el archivo y seleccione "Seguir versiones" en el menú emergente.
O bien, sólo con el explorador, marque la casilla de verificación "Seguir versiones" cuando esté agregando o editando el archivo.
Una vez que se active el seguimiento de versiones para un archivo, aparece una marca de comprobación junto al comando "Seguir versiones" en el menú emergente. Cada vez que cargue cambios al archivo, un cuadro de dialogo le proporcionará un título de la versión e introducirá notas sobre los cambios.
Haga clic con el botón secundario en el icono del archivo y seleccione "Mostrar versiones" en el menú emergente.
O bien, solo con el explorador, haga clic en el icono de versión () que hay junto al nombre del archivo.
Se abrirá la página de versión del archivo, que muestra su versión actual, su historial de versiones (que muestra todas las versiones junto con información sobre quién hizo cambios y cuándo) y cualquier nota sobre los cambios de cada versión.
Vaya a la página de versiones del archivo y edite una versión anterior.
Esa versión pasará a ser la versión actual del archivo.
Vaya a la página de versiones del archivo y, en la sección Notas de versión, haga clic en "agregar una nota de versión".
Haga clic con el botón secundario en el icono de un archivo que tenga el seguimiento de versiones activado y seleccione "Seguir versiones" desde el menú emergente.
Vaya a la página del historial de versiones del archivo y haga clic en "desactivar seguimiento de versiones".
Confirme que desea desactivar el seguimiento de versiones y elimine todas las versiones antiguas del archivo.
Con eRoom Enterprise, se realiza automáticamente un seguimiento de versiones de los archivos del eRoom almacenados en Documentum Server. Mientras que en el eRoom solo puede acceder a las versiones más actuales de los archivos, Documentum Server almacena los historiales de versiones de los archivos para que pueda acceder a ellos.
Cada vez que cargue los cambios en un archivo enlazado de Documentum Server, el cuadro de diálogo de seguimiento de versiones de eRoom mostrará una opción adicional para que pueda marcar la nueva versión como una nueva versión principal en Documentum Server. Si no marca la casilla de verificación, la versión se guarda como versión secundaria. Al nombre de la versión se le asigna el valor correspondiente en Documentum Server.
Si enlaza a Documentum Server un archivo existente al que ya se le esté realizando un seguimiento de versiones en el eRoom, puede mover todas las versiones a Documentum Server o solo la actual. Si solo mueve la versión actual a Documentum Server, se descartarán las versiones anteriores, es decir, no pasarán a la papelera de reciclaje del eRoom.
Puede proteger un archivo utilizable (Microsoft Office o Adobe Acrobat) con administración de derechos al crearlo o moverlo a una carpeta (incluido un eRoom) en la que esté activada la administración de derechos y la política vigente es que el contenido utilizable se protegerá automáticamente.
Si tiene los derechos de edición del archivo y la política vigente del contenedor es que el contenido utilizable se pueda proteger, puede activar la protección de administración de derechos mediante el siguiente procedimiento.
Abra la página Control de acceso del archivo.
Si administración de derechos está activada en el eRoom y el archivo no está protegido, la página incluye la casilla de verificación "Este archivo está protegido permanentemente mediante una política de administración de derechos".
Si el archivo ya está protegido, no hay ninguna casilla de verificación junto a la etiqueta.
Si la política vigente de la carpeta es que se puede proteger y tiene derechos de edición sobre el archivo, la casilla de verificación está disponible y sin marcar.
Seleccione la casilla de verificación "Este archivo está protegido permanentemente mediante una política de administración de derechos".
En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en "Aceptar".
Una vez que haga clic en "Aceptar" en la página Control de acceso, el archivo está permanentemente protegido y no se puede devolver a un estado sin protección.
Haga clic en "Configuración de políticas" para abrir la página Configuración de políticas de administración de derechos. La configuración de esta página define la políticareal del archivo. El símbolo de restringido (
) aparece junto a cualquier configuración anulada por la política vigente del archivo, copiando la configuración no vigente real.
Nota: no se indizan los archivos protegidos para la búsqueda. Sin embargo, puede ubicar dichos archivos utilizando el nombre de archivo y las propiedades.
Es posible seleccionar varias carpetas y activar la protección de administración de derechos o editar la información de sus políticas. Si todos los archivos utilizables protegidos usan la misma configuración de políticas, la página Control de acceso y la página de configuración de políticas de Administración de derechos aparecen igual como se describe en el procedimiento Para proteger un archivo con administración de derechos.
Si al menos un archivo utilizable no está protegido, en la página aparecen la casilla de verificación "Este archivo está protegido permanentemente mediante una política de administración de derechos" y el botón Configuración de políticas.
Si la selección incluye ambos archivos y carpetas, en la página Control de acceso no aparecerá ninguna de las configuraciones de administración de derechos, porque son distintas para carpetas y archivos.
En la página de configuración de políticas de Administración de derechos, si alguna configuración no es igual para todos los archivos seleccionados, se borra (se elimina la marca de verificación o el campo de texto se vacía). Cualquier cambio que realice a una configuración se aplica a cada uno de los archivos seleccionados.
Consulte también: Especificación de administración de derechos para la selección de varias carpetas
Si un eRoom o una carpeta está configurada como "proteger automáticamente" después de comenzar a editar un archivo utilizable en ese contenedor, pero antes de que cargue cambios, eRoom protege el archivo automáticamente cuando carga cambios al eRoom.
Cuando abre un archivo protegido, la barra de título de su aplicación original (aplicación Office o Adobe Acrobat) incluye las palabras "Protegido con IRM". Si sitúa el puntero sobre estas palabras, una información de pantalla le muestra los valores de políticas que protegen el archivo. No obstante, el valor "Caducidad" refleja en realidad el parámetro Actualizar acceso a archivos sin conexión y no el parámetro Archivos caducados de la política. Por lo tanto, si va a ver el archivo con conexión, el valor será siempre "Ninguno"; si lo va a ver sin conexión, el valor de Caducidad muestra cuándo debe actualizar el acceso sin conexión del archivo. Para obtener más información sobre el acceso sin conexión a archivos protegidos, consulte la Ayuda del cliente de IRM.
Antes de que pueda acceder a un archivo protegido, primero debe autenticarse con el servidor de políticas. Si utiliza el complemento eRoom, eRoom inicia sesión por usted en el servidor de políticas en segundo plano. De lo contrario, aparece el cuadro de diálogo de inicio de sesión del servidor, en el que puede ingresar sus credenciales de eRoom.
Si realiza una acción en un archivo que está protegido en eRoom sin iniciar sesión en eRoom primero, el cliente IRM mostrará un cuadro de diálogo de inicio de sesión al servidor IRM. Debe ingresar su nombre de usuario y contraseña de eRoom para acceder al documento protegido.
El seguimiento de versiones de eRoom funciona de la misma forma para los archivos protegidos como para los archivos sin protección. Cada versión de un archivo protegido está protegido por su propia política, que siempre es la misma que la política de la versión actual. Sólo puede cambiar la política para la versión actual del archivo. Si mueve, copia o restaura un archivo con seguimiento de versiones en una carpeta o eRoom configurado para proteger automáticamente archivos utilizables, y si alguna de las versiones del archivo no es utilizable para protección, la operación falla y aparece un mensaje que explica el motivo.
Puede mostrar el historial de administración de derechos de un archivo protegido usando el comando Historial del menú desplegable que aparece al hacer clic con el botón secundario en el archivo. Este comando está disponible para administradores, coordinadores y miembros de la lista Editar del archivo. Al seleccionar el comando Historial se abre la página Historial de archivos, que muestra la siguiente información sobre eventos relacionados con la administración de derechos:
la fecha y la hora en que ocurrió el evento
el tipo de evento que ocurrió
el nombre del miembro que ejecutó el evento
El comando Historial sólo está disponible para archivos protegidos.
La política vigente de un archivo protegido permanece vigente cuando intenta acceder al archivo a través de WebDav, SAAPI, eRoom XML o completamente fuera de eRoom (por ejemplo, enviarlo por correo electrónico o acceder a él desde una unidad en red compartida). Las propiedades de control de acceso del archivo especifican qué miembros de eRoom pueden acceder al archivo y qué pueden y no pueden hacer con el archivo, tanto dentro como fuera de eRoom. Los miembros sin acceso al archivo en eRoom no pueden acceder a él fuera de eRoom.