Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Consulte también: Para obtener información sobre las funciones de carpetas disponibles sólo con eRoom Enterprise, consulte Carpetas enlazadas y .
Una carpeta es un contenedor polivalente en el que se puede organizar el trabajo (ejemplo).
Al crear o editar una carpeta, se establecerán las propiedades siguientes en la página Crear/Editar carpeta:
el nombre de la carpeta: obligatoria
una descripción opcional de la carpeta
si los miembros pueden agregar comentarios y votar en la carpeta: inicialmente activada
si los archivos de la carpeta son un conjunto conectado (inicialmente desactivada) o bien (sólo con eRoom Enterprise) desactivada cuando el enlace automático a un repositorio de Documentum esté activado en la carpeta y no disponible para las carpetas enlazadas
(Solo con eRoom Enterprise, pero no para carpetas enlazadas) si todos los archivos desenlazados creados, colocados, pegados o distribuidos en la carpeta se almacenan automáticamente en un repositorio de Documentum: inicialmente desactivada
la configuración de control de acceso de la carpeta
el aspecto que tendrá el icono de la carpeta
si la carpeta tiene elementos de plantilla (no disponibles para carpetas enlazadas)
si la carpeta tiene botones de distribución (no disponibles para carpetas enlazadas)
si la carpeta dispone de comandos personalizados (para obtener más información sobre comandos personalizados, consulte Server Extension Programmer's Guide en la Ayuda de la API de eRoom)
Sólo con el componente: Puede arrastrar fuera o dentro del eRoom una carpeta y toda la jerarquía de archivos de ésta con una sola operación. Cuando arrastre una carpeta hacia fuera, eRoom creará una carpeta de escritorio, copiará los archivos en ella y repetirá el proceso con cada subcarpeta. También puede arrastrar una jerarquía de archivos hasta eRoom con una sola operación. Cuando arrastre una nueva carpeta, eRoom le preguntará si desea que el contenido sea un conjunto conectado.
Si se conecta un conjunto de archivos, se establece una relación entre esos archivos de modo que podrá trabajar con ellos como si fueran una sola unidad. Una carpeta con archivos conectados sólo puede contener archivos. Por tanto, con un conjunto de archivos conectados, no estará disponible el comando "crear" en la carpeta (pero podrá agregar y pegar otros archivos). Del mismo modo, una carpeta que contenga archivos y otros elementos (como otras carpetas) no dispondrá de ninguna opción para conectar los archivos como un conjunto.
Nota: Con eRoom Enterprise, no puede crear enlaces a Documentum Server en una carpeta que contenga un conjunto de archivos conectados. Además, cuando esté activado el enlace automático a un repositorio de Documentum en esa carpeta, la opción para conectar los archivos de la carpeta como un conjunto no estará disponible.
Cree o edite una carpeta.
En la página Crear carpeta o Editar carpeta, marque la casilla de verificación "Ver y editar los archivos de esta carpeta como un solo conjunto conectado".
Haga clic en "Aceptar".
En el cuadro de elementos de la carpeta se verá el siguiente mensaje "Los archivos de esta carpeta se ven y editan como un único conjunto conectado".
Sólo con el componente: Si se edita un archivo en un conjunto conectado, se abrirá sólo el archivo individual y se reservarán para edición todos los archivos de ese conjunto conectado. Cuando se edite y se vuelva a cargar el archivo en el eRoom, se liberará la reserva de edición de ese archivo y de todos los archivos del conjunto conectado.
Sólo en el explorador: Puede conectar un conjunto de archivos de una carpeta, pero deberá descargarlos y cargarlos de uno en uno.
Consulte también: Editar sin conexión (sólo en el componente)
Las carpetas tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que los elementos que contienen. Al crear o editar una carpeta, puede:
Definir las propiedades de control de acceso de la carpeta.
Especificar la configuración de propietario inicial en la carpeta, lo que determina la lista Editar predeterminada de los nuevos elementos que se creen en la carpeta.
Consulte también: Controlar el acceso a la información
Puede activar la administración de derechos en una carpeta al crearla o moverla a un contenedor (incluido un eRoom) que tenga administración de derechos activada. La carpeta recién creada o movida hereda la política de su antecesor, pero si tiene derechos de edición puede darle su propia política. La política inicial de la carpeta es una copia de la política real de su carpeta principal y no cambia cuando la política de la carpeta principal cambia. La política vigente de la carpeta determina la forma en que esta utiliza administración de derechos para proteger archivos utilizables.
Mientras la administración de derechos esté activada en un eRoom, todas las carpetas de ese eRoom protegen el contenido utilizable que contienen. Si bien puede especificar si se debe o se puede proteger el contenido utilizable, no puede desactivar la administración de derechos para carpetas individuales.
Nota: una vez que administración de derechos se activa en una carpeta, sólo los miembros de la lista Editar de la carpeta pueden copiar la carpeta.
Abra la página Control de acceso de la carpeta, que incluye la siguiente configuración de administración de derechos bajo la configuración de control de acceso de la carpeta:
Esta carpeta hereda la política de su elemento principal: al seleccionarse, la carpeta hereda su política de administración de derechos de la política de su antecesor. Los archivos utilizables se protegen opcional o automáticamente, dependiendo de la política heredada.
Esta carpeta define su propia política: al seleccionarse, la carpeta define su propia política.
Si la carpeta define su propia política y tiene derechos de edición sobre la carpeta, especifique si los archivos utilizables de la carpeta se protegen opcional o automáticamente al seleccionar la opción apropiada para la configuración Archivos nuevos de Microsoft Office y Adobe Acrobat en esta carpeta, mediante una de las siguientes opciones:
Para definir la política de protección de archivos de la carpeta, haga clic en "Configuración de políticas" para abrir la página Configuración de políticas de administración de derechos de la carpeta (la configuración se describe aquí). Como la política de eRoom, la política de administración de derechos de la carpeta se hereda y sirve de política inicial para carpetas y archivos utilizables recientemente protegidos en la carpeta. La configuración de esta página define la política real de la carpeta (incluso si se hereda de su carpeta principal). El símbolo de restringido (
) aparece junto a cualquier configuración anulada por la política vigente de la carpeta, copiando la configuración no vigente real. Si la carpeta se configura para definir su propia política y tiene derechos de edición sobre la carpeta, especifique la configuración de políticas, según considere necesario.
Nota: (Solo eRoom Enterprise). No puede activar la administración de derechos para carpetas enlazadas o carpetas que tengan una ubicación de almacenamiento predeterminada en un repositorio de Documentum. De manera similar, si la política para una carpeta o eRoom es "proteger automáticamente" contenido utilizable, la opción para especificar una ubicación de almacenamiento predeterminada en un repositorio no está disponible para carpetas en esa carpeta o eRoom. Asimismo, no puede agregar un archivo desde un repositorio ni enlazar un archivo nuevo o existente a un repositorio en estas carpetas o eRooms.
Es posible seleccionar varias carpetas y editar la información de sus políticas. Si todas las carpetas se activan de la misma forma y usan la misma configuración de políticas, la página Control de acceso y la página de configuración de políticas de Administración de derechos aparecen igual como se describe en el procedimiento anterior titulado . Si las carpetas no se activan de la misma forma (por ejemplo, una está como "puede proteger" y las demás como "protegerán automáticamente"), puede elegir una de las siguientes opciones:
Dejarlas como están: si se selecciona, cualquier selección bajo la siguiente opción se borra y el botón Configuración de políticas se desactiva.
Archivos de MS Office y Adobe Acrobat en estas carpetas: si se selecciona, elija una de las siguientes opciones de protección:
En la página de configuración de políticas de Administración de derechos, si alguna configuración no es igual para todas las carpetas seleccionadas, se borra (se elimina la marca de verificación o el campo de texto se vacía). Cualquier cambio que realice a una configuración se aplica a cada una de las carpetas seleccionadas.
Si la selección incluye ambos archivos y carpetas, en la página Control de acceso no aparecerá ninguna de las configuraciones de administración de derechos, porque son distintas para carpetas y archivos.
Consulte también: Especificación de administración de derechos para la selección de varios archivos
Además de los elementos estándar que ofrece eRoom, puede crear elementos de plantilla personalizados según las necesidades laborales. Constituyen un método sencillo de reproducir elementos comunes como agendas de reunión o informes de gastos (ejemplo).
Puede agregar un elemento de plantilla a una carpeta, así como editar o eliminar elementos de plantilla existentes.
Al crear o editar la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla" en la página Crear o Editar de la carpeta.
En la página Elementos de plantilla, haga clic en "Agregar".
En la página Agregar elemento de plantilla:
Escriba un nombre para el elemento de plantilla.
En la lista de elementos del eRoom, seleccione uno para que funcione como plantilla. (Tenga en cuenta que necesita tener al menos derechos de apertura para cualquier elemento oculto que aparezca en esta lista).
Haga clic en "Aceptar".
En la página Elementos de plantilla, haga clic en "Aceptar".
La próxima vez que cree un elemento en la carpeta, la página Crear incluirá el elemento de plantilla como una de las opciones.
Cuando edite la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla".
En la página Elementos de plantilla, seleccione el nombre de una plantilla y haga clic en "Editar".
En la página Editar elemento de plantilla, puede:
Escribir un nuevo nombre para la plantilla.
Seleccionar un nuevo elemento del eRoom para que funcione como plantilla.
Cuando termine de editar las propiedades del elemento de plantilla, haga clic en "Aceptar".
En la página Elementos de plantilla, haga clic en "Aceptar".
Cuando edite la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla".
En la página Elementos de plantilla, seleccione el nombre de una plantilla y haga clic en "Quitar".
Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación del elemento de plantilla en el asistente Crear de la carpeta.
Haga clic en "Aceptar" para cerrar la página Elementos de plantilla.
En algunas carpetas y bandejas de entrada, puede mover elementos en función de una ruta predefinida denominada distribución. Esta distribución está compuesta por una o más ubicaciones de destino de un eRoom a las que puede enviar elementos. Normalmente, se distribuye un elemento cuando está asociado con algún tipo de flujo de trabajo, como un proceso de aprobación (ejemplo).
Una carpeta o bandeja de entrada tiene distribuciones asociadas a ellas sólo si el creador las ha especificado. En ese caso, un botón de distribución aparecerá en la barra de comandos de los elementos que haya en ese contenedor.
Sugerencia: Entre las formas habituales de utilizar botones de distribución se incluyen un proceso de captación de candidatos (cualificado, expediente archivado, pantalla de teléfono, etc.) y un proceso de informe de problemas (urgente, pendiente, cerrado, etc.).
En una carpeta o bandeja de entrada, seleccione un elemento del cuadro de elementos.
En la barra de comandos, haga clic en el nombre del botón de distribución que corresponde a la ubicación de destino a la que desee enviar el elemento.
eRoom enviará el elemento a la carpeta de destino.
Puede agregar un botón de distribución cuando cree una carpeta o bandeja de entrada, así como editar o eliminar botones de distribución existentes.
Al crear o editar la carpeta o bandeja de entrada, haga clic en "botones de distribución" en el asistente Crear o en la página Editar.
En la página Botones de distribución, haga clic en "Agregar".
En la página Agregar botón de distribución:
Escriba un nombre para el botón de distribución.
Especifique quién puede distribuir el elemento haciendo clic en el botón del selector de miembros (
) que hay junto al cuadro de distribuidores.
En la lista de carpetas, seleccione la carpeta de destino. (Tenga en cuenta que necesita tener al menos derechos de apertura para cualquier elemento oculto que aparezca en esta lista).
Haga clic en "Aceptar".
En la página Botones de distribución, haga clic en "Aceptar".
Aparecerá un botón con el nombre que haya especificado en la barra de comandos de la carpeta. Si selecciona un elemento de esa carpeta y hace clic en el botón de distribución, se enviará el elemento a la carpeta de destino.
Al editar la carpeta o bandeja de entrada, haga clic en "botones de distribución" en la página Editar.
En la página Botones de distribución, haga clic en "Editar".
En la página Editar botón de distribución, puede:
Escribir un nuevo nombre para el botón.
Cambie quién puede distribuir el elemento haciendo clic en el botón del selector de miembros () que hay junto al cuadro de distribuidores.
Seleccionar una nueva carpeta de destino.
Cuando termine de editar las propiedades del botón, haga clic en "Aceptar".
En la página Botones de distribución, haga clic en "Aceptar".
Al editar la carpeta o bandeja de entrada, haga clic en "botones de distribución" en la página Editar.
En la página Botones de distribución, seleccione el nombre del botón y haga clic en "Quitar".
Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación del botón y, a continuación, vuelva a hacer clic en "Aceptar" para cerrar la página Botones de distribución.
Sugerencia: Los botones de distribución y los elementos de plantilla son útiles en conjunto para coordinar nuevos procesos o suavizar los existentes (ejemplo).