Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Un calendario es un elemento de eRoom en el que se programan eventos individuales y de equipo. Un evento de calendario ofrece detalles de una ocasión en concreto, como, por ejemplo, si es un evento que se produce una vez o un evento que se repite. Los eventos también son elementos con sus propias páginas y propiedades (icono, título, descripción, etc.).
Puede crear escritorios de calendario en el eRoom que resuman y muestren eventos de uno o varios orígenes de datos del calendario. La página Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la que puede ver y organizar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo, Mis eRooms ofrece una ubicación central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente en varios eRooms.
Sólo con el componente: Puede sincronizar eventos en el calendario de eRoom con el calendario de Outlook.
Al crear o editar un calendario, sus propiedades son las siguientes:
El título del calendario: obligatoria
El día designado como primero de la semana (lunes o domingos)
Una descripción del calendario
Si los miembros pueden hacer comentarios y emitir votos en la página del calendario: inicialmente activado
La configuración de control de acceso del calendario
El aspecto del icono del calendario
Si el calendario tiene comandos personalizados (para obtener más información sobre comandos personalizados, consulte Server Extension Programmer's Guide en la Ayuda de la API de eRoom)
Los eventos del calendario tienen las siguientes propiedades:
El título del evento (obligatorio)
La fecha del evento (obligatoria)
La fecha de inicio, la duración y si el evento se repite (y si es así, con qué frecuencia)
Los miembros del eRoom participantes y los participantes que no sean miembros
Una descripción del evento
Si los miembros pueden hacer comentarios y emitir votos en la página del evento (inicialmente activado)
Si los miembros pueden agregar anexos a la página del evento (inicialmente activado)
La configuración de control de acceso del evento
Los calendarios tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que los eventos individuales del calendario. Inicialmente, cualquiera que tenga acceso al calendario puede abrirlo, mientras que su creador (propietario) es el único miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Al crear o editar un calendario, podrá:
Establecer las propiedades de control de acceso para el calendario.
Especificar la configuración de propietario inicial del calendario, que determina la lista Editar predeterminada para los nuevos eventos.
En principio, los eventos del calendario tienen la misma configuración de control de acceso que el calendario principal, aunque los propietarios de eventos existentes pueden modificar esta configuración por separado.
Consulte también: Controlar el acceso a la información
Puede crear, editar las propiedades, cambiar el nombre, mover, abrir, eliminar y establecer notificaciones para calendarios al igual que puede hacerlo con otros elementos del eRoom.
En una página del calendario, puede ver eventos, desplazarse a una fecha distinta, buscar eventos particulares, mostrar sólo los suyos o todos los eventos, cambiar y (opcionalmente) guardar la vista del calendario y establecer notificaciones para eventos concretos.
Desde cualquier página de eRoom, puede desplazarse a la lista de todos los eventos del calendario próximos.
Cuando elimina un evento del calendario, éste se mueve a la papelera de reciclaje. Sin embargo, esos eventos siguen asociados con el calendario desde el que fueron eliminados. Así pues, si elimina permanentemente un calendario de la papelera de reciclaje y la papelera también contenía eventos previamente eliminados del mismo calendario, deberá primero confirmar la eliminación de esos elementos también.
En la página del calendario que muestra el evento, haga clic en el icono del evento (
) para que se abra la página Evento.
En la página Evento, puede editar el evento o hacer clic en subir un nivel (
) para volver a la página del calendario.
Para desplazarse hacia delante y hacia atrás un mes o una semana a la vez, haga clic en los botones de mes o semana anterior y siguiente, situados en la parte superior de la página del calendario.
Para que se muestre una fecha particular, escríbala en el cuadro de texto "ir" que se encuentra en la parte superior de la página del calendario y, a continuación, haga clic en "ir".
Para que se muestre la fecha de hoy, haga clic en el botón "hoy" situado en la parte superior de la página del calendario.
En el cuadro "buscar" que se encuentra en la parte superior de la página del calendario, escriba el texto que desee buscar en el título de un evento y, a continuación, haga clic en el botón "buscar". A continuación:
En la vista mensual o semanal, el calendario muestra la página en la que se encuentra el siguiente evento coincidente.
En la vista de lista, los eventos se filtran para que sólo se muestren los eventos coincidentes.
En la vista de lista, no se mostrarán eventos si no hay eventos coincidentes. En la vista mensual o semanal, un mensaje le indica que no hay eventos del calendario coincidentes.
Para que se muestren sólo sus eventos, haga clic en "mío" en la parte superior de la página del calendario.
Para que se muestren todos los eventos programados en el calendario cuando sólo se estén mostrando los suyos, haga clic en "todos".
En la parte superior de la página del calendario, haga clic en uno de los botones siguientes para cambiar la vista (el procedimiento es similar al de cambiar la vista de un cuadro de elementos):
- muestra los meses de uno en uno en la página del calendario.
- muestra las semanas de una en una en la página del calendario.
- muestra la página del calendario como una lista de eventos con columnas para la fecha y hora de inicio, duración y miembros participantes.
Nota: Al cambiar las vistas se borran los criterios de búsqueda que hubiera en el cuadro "buscar".
En el mapa o en el cuadro del elemento, haga clic con el botón secundario en el icono del calendario y seleccione Notificación en el menú desplegable.
O bien, en el cuadro del elemento, marque la casilla de verificación del calendario y, a continuación, haga clic en "notificación" en la barra de comandos.
Se abrirá la página Notificación, en la que, además de una opción específica de calendario, se ofrecen las mismas opciones que para establecer una notificación en cualquier otro tipo de elemento.
Marque la casilla de verificación solo incluir eventos en los que participe si desea recibir solo las notificaciones de correo electrónico en las que esté implicado.
En la página del calendario que muestra el evento, haga clic con el botón secundario en el icono del evento y seleccione Notificación en el menú desplegable.
O bien, cuando se muestre en el calendario una lista de eventos, marque la casilla de verificación del evento y, a continuación, haga clic en "notificación" en la barra de comandos.
Se abrirá la página Notificación, que ofrece las mismas opciones que para establecer una notificación en cualquier otro tipo de elemento.
Para programar un evento, ha de crear un elemento de evento y especificar sus propiedades. Los eventos más sencillos ocurren una vez, pero puede crear eventos que se repitan también de forma regular. Una vez que cree un evento, puede editarlo o eliminarlo.
Consulte también: Eventos del calendario que se repiten y Elementos de eRoom que se pueden sincronizar con Outlook
En la parte superior de la página del calendario, haga clic en el botón "nuevo evento" para abrir la página Crear evento.
Escriba un título para el evento, como Reunión presupuestaria.
Escriba una fecha o utilice el selector de fecha (
) para elegir una.
Especifique los participantes del evento. Se necesita al menos un participante de eRoom y el creador del evento es su miembro inicial. Para seleccionar más miembros del eRoom, utilice el selector de miembros (
).
Opcionalmente:
Escriba una hora de inicio (especificando a.m. o p.m.) y una duración (en horas: minutos o sólo horas). Si se trata de un evento que ocurre una sola vez, omita el botón "repetición".
Escriba una descripción del evento.
Mediante las casillas de verificación apropiadas, decida si va a incluir espacio para comentarios y votos y un área para anexos.
Para cambiar la configuración de control de acceso, si desea que sea diferente de las propiedades de propietario inicial del calendario, utilice el botón "control de acceso".
Haga clic en "Aceptar" para crear el evento y volver a la página del calendario, que muestra el icono del evento en la fecha que especificó.
Consulte también: Para programar un evento del calendario que se repite
En la página del calendario que muestra el evento, haga clic con el botón secundario en el icono del evento y seleccione Editar en el menú desplegable.
O bien, abra el evento, y en la parte superior de la página Evento, haga clic en el botón "
editar" para abrir la página Editar evento.
La página Editar evento es la misma que Crear evento, pero con todos los valores del evento ya rellenos.
Cambie la configuración del evento y, a continuación, haga clic en "Aceptar" para actualizar el evento y volver a la página Evento.
Para volver a la página Calendario desde la página Evento, haga clic en "subir un nivel" ().
Consulte también: Para editar un evento del calendario que se repite
En la página del calendario, haga clic con el botón secundario en el icono del evento () y seleccione Eliminar en el menú desplegable.
O bien, cree una lista de todos los eventos haciendo clic en el botón "ver en forma de lista" (), marque la casilla de verificación del evento que desee eliminar y, a continuación, haga clic en "Eliminar" en la barra de comandos.
Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación y eRoom quitará el evento.
Consulte también: Para eliminar un evento del calendario que se repite
Un evento que se repite es uno que ocurre regularmente; por ejemplo, diariamente durante un cierto número de días (como un congreso o unas vacaciones), semanalmente, mensualmente, etc. Los eventos del calendario que se repiten se crean de la misma forma que los eventos que se producen sólo una vez, con un paso más para ofrecer detalles sobre cómo se repite.
En la parte superior de la página del calendario, haga clic en el botón "nuevo evento".
En la página Crear evento, además de establecer todas las demás propiedades de un evento del calendario, haga clic en el botón "repetición".
En la página Evento que se repite, cambie el parámetro de repetición "Una vez" por el apropiado, de la siguiente forma:
Para un evento que ocurre cada semana, cada dos semanas o cada tres semanas, elija Cada [día de la semana], Cada dos [día de la semana] o Cada tres [día de la semana], respectivamente.
Para un evento que ocurre más de una vez por semana, seleccione "En los días de la semana siguientes" y qué días de la lista.
Para un evento que ocurre mensualmente en un día determinado del mes, seleccione "En el día n de cada mes". Para n, elija en el menú desplegable un día particular o "último" para el último día del mes.
Para un evento que ocurre en un día determinado de la misma semana cada mes, elija "En el n [día de la semana] de cada mes". Para n, elija primer, segundo, tercero o cuarto en el menú desplegable y seleccione el día determinado de la semana.
Seleccione las fechas de inicio y fin, inclusive, del período de tiempo durante el que se repetirá el evento.
En la página Evento que se repite, haga clic en "Aceptar" para volver a la página Crear evento.
Haga clic en "Aceptar" para crear el evento y volver a la página del calendario, que muestra el icono (
) del evento que se repite, como sea apropiado.
En la parte superior de la página del calendario, haga clic en el botón "nuevo evento".
En la página Crear evento, además de establecer todas las demás propiedades, haga clic en el botón "repetición".
En la página Evento que se repite, cambie el parámetro de repetición de "Una vez" a "En los días de la semana siguientes" y seleccione cada día de la semana en que se producirá el evento.
Por ejemplo, para un congreso de cinco días que dura del miércoles al martes de la siguiente semana pero no ocupa el fin de semana, seleccione todos los días menos el sábado y el domingo. Si está programando unas vacaciones de diez días, seleccione cada día de la semana incluido en el rango de fechas.
Especifique las fechas de inicio y de fin, inclusive, en las que ocurrirán los eventos que se repiten.
Los eventos del calendario que se repiten se editan del mismo modo que los eventos que se producen una sola vez, pero puede cambiar o quitar algunos detalles sobre si el evento se repite y cómo lo hace.
En la parte superior de la página Evento, haga clic en 
para que se abra la página Editar evento.
Cambie los parámetros que desee.
Por ejemplo, si desea eliminar todas las repeticiones futuras de este evento, puede desactivar la configuración de repetición haciendo clic en "repetición" y seleccionando "Una vez".
Para otros cambios, como modificar la fecha de inicio del evento, puede hacer el cambio sólo en el evento actual o también en todos los próximos eventos de la serie.
Si cambia sólo el evento actual, se convertirá en una excepción a la serie y los próximos eventos de la misma serie no se verán afectados. Sin embargo, eRoom seguirá reconociendo la excepción como parte de la serie original. Esto significa que, si cambia de nuevo el evento, seguirá teniendo la opción de hacer ese cambio en todos los próximos eventos de la misma serie (incluida la eliminación).
Si cambia el evento actual y todos los próximos eventos de una serie, la serie original se divide para finalizar con el evento anterior al elemento que ha cambiado. eRoom crea una nueva serie que empieza con el evento actual. Ello significa que, si vuelve y cambia un evento en la serie original, sólo podrá cambiar ese evento y todos los eventos que conduzcan al punto en el que se produjo la división.
Haga clic en "Aceptar" para actualizar el evento y volver a la página Evento.
En la página del calendario, haga clic con el botón secundario en un icono de evento que se repite y seleccione Eliminar en el menú desplegable.
O bien, cree una lista de todos los eventos haciendo clic en el botón "ver en forma de lista" (), marque la casilla de verificación del evento que desee eliminar y, a continuación, haga clic en "Eliminar" en la barra de comandos.
Seleccione si desea quitar sólo el evento actual o todos los eventos futuros de la serie.
Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación y eRoom quitará los eventos apropiados.
Para ver una lista de los próximos eventos del calendario, vaya a la página principal del eRoom y, en la barra de botones situada en la parte superior, haga clic en 
para abrir la página Eventos del eRoom.
En la página Eventos del eRoom se muestra una lista de eventos del calendario programados para empezar en un futuro cercano. En eRoom se entiende por "futuro cercano" el intervalo comprendido entre el momento actual y el domingo de la semana que viene (o aproximadamente las dos siguientes semanas).
Los eventos que puede ver en la lista de la página Eventos son aquellos en los que puede participar o para los que al menos tiene derechos de apertura.
Para cambiar entre ver una lista de sólo sus eventos o de todos los eventos, haga clic en "mío" o "todos" (respectivamente), al igual que en una página individual del calendario.
Haga clic en un evento para dirigirse a su página Evento.
Nota: Para volver a la página Eventos desde una página Evento individual, utilice el botón "Atrás" del navegador. Si sube un nivel (), volverá a la página Calendario no a la de Eventos.