Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Diferencia entre elementos de escritorio y escritorios integrados de base de datos
Notificaciones y estado no leído para elementos de escritorio
Un escritorio puede resumir datos desde los siguientes orígenes de eRoom en el mismo servicio:
Una única base de datos (proceso de aprobación o normal)
Una o varias instancias de una base de datos de empresa
Uno o varios planes de proyecto
Uno o varios calendarios
Cada vez que vea un escritorio, su contenido se actualizará para reflejar la información más actual en el origen de datos. Al igual que otros elementos de eRoom, los elementos de escritorio tienen sus propias listas de acceso que podrá crear, copiar y pegar. Los elementos de escritorio también tienen una barra de comandos, que incluye los botones "vista de impresión" y "exportar". De forma opcional, también pueden tener una sección de comentarios y un cuadro para anexos.
Puede crear un escritorio en cualquier lugar del eRoom, aunque sin utilizar una configuración de notificación, así como mostrar y organizar escritorios en la ficha Escritorios de la página Mis eRooms. En este caso, si inicia sesión directamente en Mis eRooms, verá al instante una descripción general actualizada de los datos del proyecto y podrá desplazarse a diferentes páginas de eRoom sin utilizar marcadores. Por ejemplo, imagine que necesita realizar un seguimiento de los problemas de los clientes en varios proyectos.
Un escritorio para varias instancias de una base de datos de empresa compartida puede proporcionarle una instantánea de la relación entre la cantidad de problemas sin solucionar y solucionados de todos los proyectos. El escritorio muestra una fila para cada base de datos (origen de datos) dentro del alcance especificado (uno o más eRooms del mismo servicio). Las columnas muestran todos los campos resumidos, los nombres de todas las bases de datos y el eRoom en el que residen. El número “total” de filas indica el valor de resumen apropiado (por ejemplo, el total, promedio, valor mínimo, valor máximo, etc.) para los recuentos de las columnas de todos los orígenes de datos mostrados.
Consulte también: Organizar los escritorios
Puede crear un elemento de escritorio por separado (independiente) para resumir una base de datos. Asimismo, puede mostrar esa misma información en la página de resumen de la propia base de datos. Para ello, en la página Opciones de escritorio del asistente Crear/Editar base de datos, marque la casilla de verificación "Mostrar un escritorio en la página de resumen de esta base de datos". Además, también puede mostrar la misma información de resumen de una única base de datos en la página Mis eRooms, sin necesidad de crear otro elemento adicional. Para hacerlo, abra la página Notificación de la base de datos y marque la casilla de verificación "Resumir esta base de datos en Mis eRooms".
Nota: Una descripción general de empresa puede tener un escritorio integrado, aunque no se puede crear un escritorio independiente para resumirla ya que la información resumida sería la misma. Para activar un escritorio integrado para una instancia de empresa o una descripción general, vaya a la plantilla de empresa y edite su página Opciones de escritorio.
Los escritorios independientes tienen sus propias listas de apertura y edición. Sin embargo, para ver una fila de un origen de datos en un escritorio, deberá disponer de derechos para ese origen de datos (es decir, debe ser un miembro del eRoom en el que está si necesita derechos de apertura para el mismo). Esto es verdad si tiene derechos de apertura para el escritorio. Además, necesitará al menos derechos de apertura para un escritorio independiente de forma que pueda agregarlo a la página Mis eRooms.
Los derechos de apertura y edición de un escritorio integrado se determinan mediante las listas de acceso del origen de datos y no se pueden modificar de forma independiente.
Un escritorio se marca como no leído cuando se cambia su configuración, pero no se muestra el estado no leído de los orígenes de datos que resumen. Un escritorio tiene la misma configuración de notificación que otros elementos de eRoom, además de la opción de mostrarla en la ficha Escritorios de la página Mis eRooms.
El proceso de crear o editar un elemento de escritorio empieza igual que con cualquier otro elemento. Al crear un escritorio, haga clic en el icono de escritorio en la página Crear para abrir la página Crear escritorio. Si está editando un escritorio, se abrirá la página Editar escritorio, que contiene los mismos campos que la página Crear escritorio.
La página Crear/Editar escritorio tiene las dos fichas siguientes:
La ficha Nombre y contenido tiene controles para especificar los elementos que se resumirán.
La ficha Mostrar opciones tiene controles para ocultar o mostrar campos disponibles y, cuando se permita, configurar sus opciones de visualización. Los campos y opciones disponibles se basan en el tipo de elemento y en los elementos seleccionados en la ficha Nombre y contenido. Para nuevos escritorios, esta tabla se rellena con los valores predeterminados del origen de datos seleccionado.
En la ficha Nombre y contenido, escriba o edite el nombre del escritorio.
Si lo desea, describa el escritorio.
Seleccione el tipo de elemento de eRoom que se resume en este escritorio: Las opciones son las siguientes:
Instancias de una base de datos de empresa: seleccione una base de datos de la lista desplegable de todas las bases de datos de empresa disponibles en el servicio actual (si hay).
Una (única) base de datos
Elija los elementos que se van a resumir en este escritorio. El selector de elementos sólo muestra elementos del tipo que seleccionó de los que dispone de derechos de apertura en los eRooms a los que pertenece. Las opciones son las siguientes:
Elementos de todos los eRooms del servicio (no disponibles para una sola base de datos): esta opción selecciona todos los elementos del tipo especificado en todos los eRooms del servicio.
Elementos seleccionados: haga clic en "Examinar" y, a continuación, en la página "Seleccionar alcance de escritorio", desplácese hasta los elementos que desea seleccionar. En lo que respecta a elementos de base de datos que no sean de empresa, sólo podrá seleccionar uno. Si selecciona un eRoom, todos los elementos del tipo especificado (instancias de base de datos de empresa, calendarios, planes de proyecto) de ese eRoom se resumirán en el escritorio.
Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos en la página del escritorio.
Decida si desea incluir un cuadro para anexos en la página del escritorio.
Especifique las propiedades de acceso de control para el escritorio.
Especifique la apariencia del icono del escritorio.
En la ficha Opciones de visualización, seleccione las opciones para los campos correspondientes a los elementos resumidos en el escritorio. Estas opciones determinan qué campos del origen de datos aparecen en el escritorio y cómo se resumen. Las bases de datos tienen opciones de escritorio que determinan los campos que resumen un escritorio, así como las opciones de visualización predeterminadas del escritorio.
Nota: Su escritorio sólo resume las filas o eventos a los que al menos tiene derechos de apertura en el origen de datos.
Haga clic en los enlaces siguientes para ver las opciones de visualización para campos disponibles en el tipo de elemento correspondiente:
Haga clic en "Aceptar" para crear el escritorio.
Se puede ver un escritorio de varias formas:
En la página de resumen de una base de datos, cuando la base de datos tiene la opción de mostrar su propio escritorio activado. El escritorio se muestra sobre el filtro de búsqueda y no se ve afectado por el filtrado de búsqueda o paginación del resumen de la base de datos bajo él. Las bases de datos de proceso de aprobación muestran solo un escritorio en la página de resumen principal; cada página de resumen del paso no tiene su propio escritorio.
En la propia página de un elemento de escritorio, haciendo clic en su icono de una página de eRoom, o bien con el botón secundario en el icono y seleccionando "Ver" del menú desplegable.
En la ficha Escritorios de la página Mis eRooms, cuando se agrega un elemento de escritorio a través de su configuración de notificación.
Cada vez que se muestra el escritorio, se utilizan los campos del elemento resumido, su orden y configuración, con la configuración propia del escritorio que se aplica en ellos.
Un resumen de escritorio de base de datos incluye todas las columnas especificadas en la ficha Opciones de visualización de la configuración del escritorio. Los campos se resumen según la configuración de la ficha Opciones de visualización de cada tipo de datos.
En un elemento de escritorio de base de datos normal, si se hace clic en un valor de una columna de una fila, se abrirá la base de datos resumida en esa fila. La base de datos se abre en la misma ventana, filtrada por la columna y sus opciones de visualización, como si hubiera creado una búsqueda basándose en los mismos criterios. Este filtro anula cualquier filtro de búsqueda existente de la base de datos, incluidos los resultados de búsqueda y un filtro impuesto por el escritorio integrado de la base de datos. Es temporal, solo dura la sesión actual. Al hacer clic en "Restablecer", se desactiva el filtro de escritorio y se muestra el filtro de búsqueda anterior, o las filas no filtradas si no hay ningún filtro.
Al hacer clic en un nombre de base de datos se abrirá ésta, al igual que si se hace clic en un nombre de contenedor se abrirá el contenedor y si se hace clic en un nombre de eRoom se abrirá el eRoom.
Los escritorios que resumen bases de datos de proceso de aprobación muestran una fila para cada paso. Se agregará una columna de paso al escritorio una vez que se haya mostrado la columna de eRoom y el nombre del paso. Al hacer clic en un nombre de paso, se mostrará ese paso.
Una descripción general de base de datos de empresa puede mostrar un escritorio integrado. En este caso, se utilizará la configuración de escritorio de la base de datos de empresa.
Un escritorio de plan de proyecto muestra la fila de resumen para cada plan de proyecto incluido en el escritorio.
Al hacer clic en un nombre de plan de proyecto se abrirá éste, al igual que si se hace clic en un nombre de contenedor se abrirá el contenedor y si se hace clic en un nombre de eRoom se abrirá el eRoom. Algunos campos también son enlaces que abren el plan de proyecto.
Los escritorios de calendario muestran el título y la duración de tiempo de un evento en la columna Evento. Para cada calendario del escritorio, se muestran todos los eventos que tendrá lugar "hoy", así como en los cuatro días siguientes. A menos que haya eventos programadas para el sábado y el domingo, esos dos días no se contarán en los cinco días que se muestran en el escritorio (por ejemplo, si hoy es jueves, el escritorio de calendario muestra hoy, viernes, lunes, martes y miércoles). Los eventos de cada día se muestran por orden de hora de inicio. Los eventos que no tienen una hora de inicio se muestran en primer lugar.
Al principio del escritorio de un calendario, puede cambiar entre que se muestre "Todos los eventos" (todos los eventos independientemente de que sea o no un participante) y "Mis eventos" (sólo los eventos para los que es participante). Sólo podrá ver eventos para los que dispone de derechos de apertura.
Los escritorios y orígenes de datos deben estar en el mismo servicio para que funcionen los enlaces entre ellos. Esta sección describe lo que sucede cuando mueve, copia, pega, exporta e importa escritorios.
Si pega copias de un escritorio (incluidas copiadas realizadas en eRooms creadas a partir de una plantilla eRoom que contiene un escritorio) en el mismo eRoom o en un eRoom diferente del mismo servicio, los enlaces deberían funcionar con normalidad.
Si pega un escritorio en un servicio diferente, el escritorio funcionará si el alcance se establece en "Elementos de todos los eRooms del servicio" y el escritorio resume los calendarios y planes de proyecto.
Al mover un origen de datos en el mismo eRoom, se mantendrá el enlace al escritorio.
Cuando mueve un origen de datos a un eRoom diferente del mismo servicio, se rompe el enlace si ese elemento se agregó de forma explícita al escritorio. El enlace se mantiene si se incluyó el elemento de forma implícita en el escritorio (dado que se incluyó su eRoom en el ámbito del escritorio) y si el eRoom al que se movió se incluye en el ámbito del escritorio.
Al mover un origen de datos a un servicio diferente, se romperá siempre el enlace en el escritorio.
Si pega un contenedor que mantiene un escritorio en su origen de datos, la copia del escritorio señala a la copia del origen de datos.
Si una plantilla eRoom contiene un escritorio y un origen de datos, un eRoom basado en esa plantilla contendrá un escritorio que señale a la base de datos del nuevo eRoom.
La impresión de escritorios se realiza de la misma manera que la impresión de bases de datos, excepto en que no se podrán imprimir los campos que no se han establecido en mostrar en el escritorio.
Puede exportar una base de datos independiente o un escritorio de plan de proyecto a un archivo CSV. Para ello, haga clic en "exportar" en la barra de comandos del escritorio. Los escritorios de calendario, al igual que los propios calendarios, no se pueden exportar. Cualquier dato que sea visible en el escritorio se exporta al archivo CSV, aunque no se exportará la configuración del escritorio.
Al importar un eRoom que contiene escritorios en el mismo servicio, los escritorios deberían seguir funcionando (asumiendo que aún existan todos los orígenes de datos). Al importar un eRoom en un servicio diferente, los orígenes de datos del eRoom se mostrarán bien, a diferencia de los orígenes de datos fuera del servicio. Si no se puede hacer coincidir un origen de datos, aparecerá un mensaje que explique el error. Si se exporta un eRoom que se ha incluido en el ámbito de un escritorio y, a continuación, se importa como un nuevo eRoom, el escritorio no hará referencia al eRoom importado.