Este tema se organiza en las siguientes secciones:
Las reuniones en tiempo real permiten al equipo colaborar en tiempo real sin abandonar el eRoom. En una reunión, sólo un participante al mismo tiempo tiene control sobre el contenido de la reunión. La "batuta" de control puede pasar de un participante a otro. En las reuniones en tiempo real podrá:
Iniciar reuniones (instantáneas o basadas en evento).
Mantener una reunión privada al ocultarla de aquellos que no participen.
Enviar notificaciones a los participantes mediante el correo electrónico.
Agregar participantes mientras una reunión se está ejecutando.
Unirse a una reunión en curso.
Conversar con los participantes de la reunión en un panel de conversación basado en texto.
Si tiene el componente instalado, compartir elementos de archivo del eRoom (incluyendo presentaciones de Microsoft PowerPoint) o el escritorio con los participantes de la reunión.
Si tiene el control de la reunión, guardar las modificaciones realizadas en los elementos de archivo compartidos.
Realizar anotaciones en una pizarra, elemento de archivo, escritorio o presentación compartidos.
Si tiene el control de la reunión, tomar instantáneas del contenido actual en la ventana de la reunión y mostrarlas como diapositivas en una presentación.
Revisar transcripciones guardadas de conversaciones y páginas de archivo compartidas de una reunión que ha finalizado, o abrir una transcripción en una reunión posterior y reanudar el trabajo en el punto que lo dejó. Es decir, cuando se reinicia una reunión se carga la transcripción.
Nota: El administrador del sitio configura las reuniones en tiempo real en el complemento MMC de eRoom. El administrador de la comunidad determina el acceso de toda la comunidad a las reuniones en tiempo real con una opción de Configuración de la comunidad.
Se puede iniciar una reunión instantánea en el eRoom en cualquier momento que desee para consultar con el equipo, por ejemplo, la revisión de una presentación, el intercambio de ideas o la solución de un problema. Las reuniones instantáneas permiten colaborar de forma espontánea con otros miembros del proyecto.
Si se trata de una reunión que precisa de una mayor planificación o que tiene lugar periódicamente, puede programar un evento del calendario en el eRoom e iniciar una reunión basada en evento (o "planificada") desde ese evento. Además, eRoom guarda las transcripciones de las reuniones basadas en evento cuando éstas finalizan, de forma que pueda revisar una transcripción cuando no se encuentre en una reunión en ejecución o bien reiniciar una reunión a partir del mismo evento y, mediante la transcripción, iniciar el trabajo desde el punto exacto en que lo dejó la reunión.
Las reuniones en tiempo real se ejecutan en una ventana de explorador independiente de la ventana de eRoom. Todas las actividades de reunión (como conversar, compartir archivos y realizar anotaciones) se realizan en esta ventana. Todos los participantes de la reunión ven las mismas actividades al mismo tiempo.
La ventana de reunión se divide normalmente en tres áreas:
En la parte superior se encuentran los controles de la reunión, incluyendo las herramientas de anotación. El participante con el control tiene acceso a herramientas adicionales para administrar la reunión.
En la parte izquierda, bajo los controles de reunión, se encuentra uno de los tres paneles laterales que pueden manipular todos los participantes:
Conversación: muestra la conversación basada en texto entre los participantes de la reunión. Cuando se tiene el panel de conversación cerrado y hay una conversación en curso en la reunión, aparecerá un "destello" junto al control de conversación como el que se aprecia en la siguiente imagen: 
Elementos compartidos: muestra los elementos de archivo que están actualmente compartidos o (si se trata de una reunión basada en evento) una lista de los elementos de archivo anexos al evento. La lista se actualiza cuando se agregan anexos al evento (cuando se actualiza el panel Elementos compartidos).
Participantes: lista de los participantes actuales junto con sus colores de anotación asociados. Esta lista se actualiza cada vez que un participante entra en una reunión o la abandona.
Puede abrir y cerrar los paneles laterales en la ventana de reunión:
Para abrir un panel lateral, haga clic en su nombre o en su signo más (
)
Para cerrar un panel lateral, haga clic en su signo menos (
).
Para expandir el área de pizarra o visualización a fin de abarcar todo el ancho de la ventana de reunión bajo los controles de reunión, puede cerrar los tres paneles laterales.
En la parte derecha, bajo los controles de reunión, se encuentra el área de visualización principal, que muestra uno de estos tres paneles:
Pizarra: muestra las anotaciones realizadas por los participantes de la reunión.
Aplicación: muestra un elemento de archivo o escritorio compartidos en los que los participantes pueden realizar anotaciones.
Presentación: muestra una presentación en la que los participantes pueden realizar anotaciones, sólo en una pantalla a la vez.
Nota: Es decisión de los participantes de la reunión el colaborar en el proceso de asumir y transferir el control de edición de un escritorio o archivo compartido. Algunos ejemplos de métodos para coordinar este tipo de uso compartido incluyen disponer de una agenda de la reunión por adelantado, utilizar el panel de conversación de la reunión o mantener una conferencia telefónica durante la reunión.
Todos los participantes pueden utilizar las herramientas de anotación para apuntar en la pizarra o en la pantalla de un archivo, escritorio o presentación compartidos. Las anotaciones realizadas se mostrarán todas en el mismo color, que viene determinado por el orden de unión a una reunión. Para ver los colores que representan a otros participantes, haga clic en "participantes" en la barra de control.
Herramienta |
Nombre |
Acción |
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Anotar |
Activa las herramientas para dibujar anotaciones en el panel de pizarra o visualización de la ventana de la reunión. | |
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Mostrar anotaciones |
Desactiva las herramientas de anotación y muestra una pantalla de sólo lectura con las anotaciones existentes. Todas las anotaciones que realicen los participantes podrán verlas todos los usuarios que muestren las anotaciones. | |
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Ocultar anotaciones |
(Sólo está activada si tiene el control en la reunión). Desactiva todas las herramientas de anotación para todos los participantes y, temporalmente, oculta todas las anotaciones, si las hay, de la vista de todos los participantes. Haga clic en la herramienta Anotar para volver a mostrarlas. | |
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Dibujar línea |
Haga clic en el panel de pizarra o visualización y arrastre para realizar dibujos que sigan el movimiento del ratón. | |
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Dibujar subrayado |
Haga clic en el panel de pizarra o visualización y arrastre para resaltar el área bajo el puntero. | |
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Dibujar texto |
Haga clic en el panel de pizarra o visualización para crear un cuadro de texto en el que pueda escribir. | |
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Dibujar rectángulo |
Haga clic en el panel de pizarra o visualización y arrastre para dibujar un cuadro. | |
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Dibujar elipse |
Haga clic en el panel de pizarra o visualización y arrastre para dibujar una elipse. | |
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Puntero |
Haga clic en el panel de pizarra o visualización para colocar el puntero; haga doble clic para quitarlo. | |
|
Eliminar última anotación |
Elimina la última anotación realizada por cualquier participante, no sólo la suya. | |
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Borrar anotaciones |
Elimina todas las anotaciones del panel de pizarra o visualización y muestra a todos los participantes una vista limpia de un archivo o escritorio compartidos o bien una pizarra vacía. |
Cuando tenga el control de una reunión, tendrá acceso a herramientas que le permitirán administrar el contenido del área de visualización.
"Control:" lista desplegable: seleccione el nombre del participante al que desee transferir el control. Si está compartiendo un archivo, el escritorio o una presentación, seguirá siendo el "propietario" y podrá solicitar el control al seleccionar su propio nombre en la lista.
"Compartir escritorio": haga clic aquí para compartir el escritorio y mostrarlo en el panel de presentación.
"Finalizar uso compartido": haga clic aquí para detener el uso compartido de un archivo, escritorio o presentación que originalmente compartió en la reunión.
Además, el participante con el control de la reunión tiene a su disposición las siguientes herramientas.
Herramienta |
Nombre |
Acción |
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Tomar una instantánea |
Captura una imagen de sólo lectura del contenido actual del panel de pizarra o visualización y la adjunta al final de cualquier pantalla de presentación cargada actualmente en la reunión. Si no hay ninguna presentación en ese momento, las instantáneas se cargan como diapositivas que puede mostrar en el panel de presentación. | |
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Pizarra |
Muestra la pizarra y cualquier anotación actual. | |
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Show shared file/desktop (Mostrar archivo o escritorio compartido) |
Muestra cualquier elemento de archivo o escritorio que esté compartido en esos momentos en la reunión. Cuando no hay ningún elemento compartido, aparecerá en la pantalla un mensaje al respecto. | |
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Show presentation/slide show (Mostrar presentación o presentación con diapositivas) |
Abre el panel de presentación. Si no hay ninguna presentación cargada o si no se ha tomado ninguna instantánea durante la reunión actual, este botón aparecerá atenuado ( | |
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Show first screen (Mostrar primera pantalla) |
Con el panel de presentación abierto, muestra la primera pantalla de una serie de diapositivas o instantáneas. | |
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|
Show previous screen (Mostrar pantalla anterior) |
Con el panel de presentación abierto, muestra la pantalla anterior de una serie de diapositivas o instantáneas. |
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Show next screen (Mostrar pantalla siguiente) |
Con el panel de presentación abierto, muestra la pantalla siguiente de una serie de diapositivas o instantáneas. |
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Show last screen (Mostrar última pantalla) |
Con el panel de presentación abierto, muestra la última diapositiva de una serie de diapositivas o instantáneas. |
eRoom ayuda a organizar el tiempo al proporcionar una lista de las reuniones en tiempo real actuales y futuras. Vaya a la página principal del eRoom y pulse en 
en la parte superior. Se abrirá la página Eventos y reuniones.
En esta página:
En la sección Todas las reuniones actuales se muestran todas las reuniones instantáneas y basadas en evento actualmente en ejecución en el eRoom. Haga clic en un icono de evento para abrir su página. Para volver a la página Reuniones y eventos desde una página de evento asociada con una reunión no programada (instantánea), haga clic en el botón "Atrás" del explorador o en "subir un nivel" (
). Desde la página Evento en la que se basa una reunión en ejecución actual, haga clic en el botón "Atrás". Si hace clic en "subir un nivel", abrirá en su lugar la página principal del calendario.
En la sección Todas las reuniones y eventos programados se muestran todos los eventos del calendario de todos los calendarios del eRoom, que están programados para iniciarse próximamente. eRoom considera 'próximamente' como un evento que transcurre entre el momento actual y una semana a partir del domingo próximo, o aproximadamente entre las dos semanas siguientes.
Los elementos que aparecen en la lista de la página Reuniones y eventos son aquellos en los que tan sólo es un participante o bien todos aquellos en los que al menos tiene derechos de apertura. Para alternar entre la lista que muestra sólo sus reuniones y eventos y otra que muestre todas las reuniones y eventos, haga clic en "mío" o "todo" (respectivamente), al igual que haría en una página de calendario.
Nota: Si las reuniones en tiempo real no están disponibles en el eRoom, el botón 
sustituye al botón y va a la página de Eventos de eRoom, la cual enumera sólo los próximos eventos del calendario.
A continuación se presentan algunas cuestiones que debe considerar cuando se prepare para una reunión.
Considere todos los miembros, grupos y funciones de eRoom que necesitará que participen. Si el sitio permite que miembros que no sean de eRoom participen en reuniones en tiempo real (determinado por una configuración del sitio), obtenga las direcciones de correo electrónico de aquellos usuarios que le gustaría que participasen. En una reunión instantánea, cree una lista con los participantes antes de iniciar la reunión.
Para programar una reunión por adelantado (o una reunión que tenga lugar periódicamente), cree un evento del calendario y especifique los participantes adecuados (miembros de eRoom y, si está permitido, participantes que no sean miembros). A continuación, cuando inicie la reunión desde esa página de evento, la reunión ya tendrá su título y lista de participantes.
Puede agregar participantes una vez la reunión esté en curso, pero si ya conoce los participantes que necesita que asistan, ahorre tiempo agregándolos a la lista de participantes del evento por adelantado.
Sugerencia: Si sincroniza los eventos del calendario con Outlook, puede utilizar Outlook para que le recuerde automáticamente las próximas reuniones basadas en evento.
Considere la información contenida en los archivos que desee compartir con los participantes de la reunión. Localice los archivos y colóquelos en un lugar de fácil acceso en el eRoom.
En las reuniones basadas en evento, coloque los elementos de archivo adecuados en el cuadro para anexos del evento, de forma que se incluyan automáticamente en la lista de elementos compartidos cuando inicie la reunión. Sin embargo, aún puede compartir en una reunión elementos de archivo que no se incluyan en los anexos del evento.
Nota: Si piensa compartir elementos confidenciales o de contenido importante, recuerde que los participantes de una reunión pueden tener cualquier acceso que pueda concederles (ver o editar, en función de los derechos de acceso que posea y si permite el control remoto), incluso si esos miembros no tienen esos derechos fuera de la reunión.
Si desea compartir una aplicación de escritorio que se ejecuta fuera del eRoom, puede iniciar la aplicación por adelantado para que ya se esté ejecutando cuando desee compartirla.
Quién |
Dónde |
Cómo |
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Cualquier miembro de eRoom con al menos una función de participante y que no se encuentre asistiendo a otra reunión en esos momentos. |
Página Reuniones y eventos |
Haga clic en "nueva reunión" en la barra de control. |
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Cualquier miembro con al menos una función de participante, con el componente instalado y con al menos derechos de apertura sobre un elemento de archivo que aún no se encuentre compartido. |
Cualquier lugar del eRoom. |
Haga clic con el botón secundario en el icono de un archivo y seleccione "Compartir en reunión" en el menú emergente. |
Resumen para iniciar una reunión basada en evento |
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Quién |
Dónde |
Cómo |
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Participante de la reunión, coordinador o administrador |
Página Reuniones y eventos |
Haga clic con el botón secundario en un evento y seleccione "Participar en reunión" en el menú emergente. O bien, seleccione un evento y haga clic en "participar en reunión" en la barra de comandos. |
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Participante de la reunión, coordinador o administrador |
Página Calendario |
Haga clic con el botón secundario en un evento y seleccione "Participar en reunión" en el menú emergente. |
|
Participante de la reunión, coordinador o administrador |
Página Evento del calendario |
Haga clic en "iniciar la reunión" en la barra de control. |
Nota: La primera vez que inicie o participe en una reunión en tiempo real, eRoom le pedirá que confirme que está "de acuerdo" con instalar y ejecutar el subprograma de reunión en tiempo real en el equipo. Este subprograma es un certificado de autenticación que cumple los estándares de la industria y puede hacer clic de forma segura en "Sí".
Si el sitio lo permite (mediante una opción en el complemento MMC de eRoom), puede incluir miembros que no sean de eRoom como participantes de las reuniones en tiempo real. Sin embargo, su participación estará limitada de la siguiente forma:
No podrán compartir un archivo o un escritorio.
No podrán ver el panel de archivos compartidos.
Su presencia no mantendrá la reunión abierta. Es decir, la reunión acabará cuando el último miembro de eRoom la abandone, independientemente de que estén presentes o no miembros que no sean de eRoom.
Vaya a la página Reuniones y eventos haciendo clic en en la barra de botones de eRoom.
Haga clic en "nueva reunión".
Se abrirá la página Crear reunión en la que facilitará los detalles sobre la reunión.
Haga clic en "Aceptar" para comenzar la reunión.
En la página Crear reunión o Compartir en reunión, edite el título de la reunión si desea cambiarlo.
Si se trata de una reunión privada, puede evitar que ésta aparezca en la página Reuniones y eventos de aquellos miembros que no sean participantes (excepto en el caso de los coordinadores y administradores) si marca la casilla de verificación "Ocultar esta reunión...".Nota: Si inicia una reunión basada en evento haciendo clic en el botón "iniciar reunión" en la página Evento, no podrá ocultar la reunión a los miembros que no sean participantes.
Utilice el selector de miembros (
) para buscar o seleccionar otros miembros de eRoom (grupos, funciones o miembros individuales) que desee que participen.
Si se permite que los miembros que no sean de eRoom participen en reuniones en tiempo real, escriba en el cuadro Participantes que no sean miembros las direcciones de correo electrónico de aquellos a los que desee invitar, separando las direcciones con punto y coma (;) o coma (,).Nota: Si inicia una reunión basada en evento haciendo clic en el botón "iniciar reunión" en la página Evento, los participantes iniciales de la reunión serán los mismos que los participantes del evento.
Especifique si desea o no enviar notificaciones a los participantes de la reunión.
Seleccione Por correo electrónico para avisar tanto a los miembros de eRoom como a los que no sean miembros.
Seleccione Por mensaje instantáneo para alertar a los miembros de eRoom de lo siguiente:
-- la mensajería instantánea está activada para el sitio
-- el destinatario tiene el permiso Se puede contactar mediante mensajería instantánea
-- el destinatario dispone de información válida para la cuenta de mensajería instantánea -- el destinatario está conectado
Seleccione No enviar una alerta si todos los participantes son miembros de eRoom y prefiere invitarlos de una forma diferente (por teléfono, por ejemplo).
Nota: Los usuarios que no sean miembros no podrán participar a menos que reciban una alerta por correo electrónico.
Si envía una alerta, edite el Asunto y Mensaje según lo considere necesario.
Haga clic en "Aceptar" para enviar la alerta (si hay alguna) y comenzar la reunión.
Si se encuentra en una lista de participantes de un evento y no está asistiendo a otra reunión, diríjase a la página Evento y, en la parte superior, haga clic en "iniciar reunión".
O bien, en la página Calendario, haga clic con el botón secundario en el evento y seleccione "Participar en reunión" en el menú emergente.
O bien, en la página Reuniones y eventos, haga clic con el botón secundario en el evento y seleccione "Participar en reunión" en el menú emergente, o seleccione el evento y haga clic en "participar en reunión" en la barra de comandos.Nota: Si aún queda más de una hora para que llegue la hora de inicio programada del evento, eRoom le pedirá que confirme que desea iniciar la reunión antes de la hora programada. Si lo confirma, continuará el resto de la secuencia de inicio de la reunión. Si lo cancela, volverá a la página desde la que empezó.
La reunión utilizará como título el nombre del evento y su lista de participantes será la misma que la del evento, por lo que se abrirá la página Alerta de reunión. Seleccione cómo desea notificar la reunión a los participantes, como se indica más arriba.
Si envía una alerta, edite al asunto y el mensaje según lo considere necesario y, a continuación, haga clic en "Aceptar" para enviar la alerta y comenzar la reunión.
Se abrirá la ventana de reunión, comenzará la reunión y el resto de participantes podrán unirse a ésta.
Si ha iniciado la reunión al compartir un archivo, el archivo se abrirá en la aplicación correspondiente (por ejemplo Microsoft Word o Microsoft Excel) o se convertirá a formato de presentación si está mostrando un archivo de Microsoft PowerPoint como una presentación con diapositivas y, a continuación, aparecerá en la ventana de reunión.
A menos que se haya seleccionado "No enviar una alerta", todos los participantes a los que se puedan enviar alertas, excepto la persona que haya iniciado la reunión, recibirán una notificación según se haya especificado.
Cuando los miembros del eRoom participantes reciban sus alertas, podrán hacer clic en el enlace que contienen, iniciar sesión en el eRoom adecuado y unirse a la reunión.
Cuando los miembros participantes que no sean de eRoom reciban una alerta por correo electrónico, podrán hacer clic en el enlace que contiene y dirigirse directamente a la ventana de reunión en tiempo real, sin pasar por el eRoom desde el que se inició la reunión.
Por cada reunión instantánea o basada en evento que se esté ejecutando actualmente, aparecerá un elemento de evento bajo la sección "Todas las reuniones actuales" de la página Reuniones y eventos durante la duración de la reunión. El elemento podrá verlo cualquier miembro al que no se le haya ocultado la reunión. Los miembros que pueden ver la reunión pueden abrir su página de eventos para participar en la reunión.
Nota: Cuando ejecute una reunión basada en evento, no podrá editar el evento principal hasta que la reunión termine.
Si se encuentra en una lista de participantes de una reunión, recibe una alerta por correo electrónico o instantánea invitándole a participar en una reunión o es un coordinador o administrador de eRoom, podrá participar en una reunión en ejecución de una de las siguientes formas:
Haga clic en el enlace de la alerta por correo electrónico o instantánea para dirigirse al eRoom en el que tiene lugar la reunión.
Diríjase a la página Reuniones y eventos y realice una de las siguientes acciones:
Haga clic con el botón secundario en una reunión actual y seleccione "Participar en reunión" en el menú emergente.
Seleccione una reunión actual y haga clic en "participar en reunión" en la barra de comandos de la parte inferior.
Abra la reunión actual y haga clic en "participar en reunión" en la barra de control de la parte superior.
Abra un calendario que tenga un evento asociado con una reunión actualmente en ejecución y realice una de las siguientes acciones:
Haga clic con el botón secundario en el evento y seleccione "Participar en reunión" en el menú emergente.
Abra el evento y haga clic en "participar en reunión" en la barra de control de la parte superior.
Si tiene instalado el componente y dispone al menos de derechos de apertura en un archivo que desee compartir en una reunión, haga clic con el botón secundario y seleccione el comando "Compartir en reunión" en el menú emergente del archivo. (Consulte Compartir elementos de archivo a continuación).
Una vez empiece a participar en una reunión, debe mantener abierta la ventana de reunión para permanecer conectado.
Nota: Si no puede unirse a una reunión en ejecución en la que es participante, diríjase a la página Reuniones y eventos y haga clic en "prueba" en la barra de comandos. Este botón comprueba la capacidad de su cliente para conectarse con el servidor. Por ejemplo, uno de los requisitos es que tenga habilitado Java en el explorador.
Cuando participe por primera vez en una reunión, se abrirá el panel de conversación en la ventana de reunión. En este panel se mostrarán los mensajes basados en texto con los nombres de los remitentes delante y se desplazará verticalmente cuando los mensajes alcancen la parte inferior de la ventana.
En la parte inferior del panel de conversación, seleccione "Todos los usuarios" (la opción predeterminada).
En el cuadro Enviar, escriba el mensaje y presione la tecla Intro.
En el panel de conversación, aparecerá su nombre con el mensaje en la siguiente línea.
En la lista desplegable "Hasta" del panel de conversación, seleccione el nombre del miembro.
Escriba el mensaje en el cuadro Enviar y presione la tecla Intro.
En el panel de conversación, aparecerá su nombre, seguido del nombre del destinatario (entre paréntesis) con el mensaje en la siguiente línea. Este mismo mensaje también aparecerá en el panel de conversación del destinatario.
Tanto si tiene derechos de edición en una reunión basada en evento como si ha iniciado una reunión instantánea, o es administrador o coordinador, podrá agregar participantes mientras la reunión esté en ejecución.
En el panel Participante de la ventana de reunión, haga clic en "agregar participantes".
O bien, en la página Evento, si se trata de una reunión instantánea o basada en evento que está en ejecución, haga clic en "agregar participantes".
O bien, en la página Reuniones y eventos, haga clic con el botón secundario en el icono de una reunión en ejecución y seleccione "Control de acceso" en el menú emergente.
O bien, seleccione la reunión y haga clic en "acceso" en la barra de comandos.
Seleccione los participantes (como se ha indicado anteriormente).
Especifique el método que desee utilizar para avisar a los participantes de la reunión (como se ha indicado anteriormente).
Haga clic en "Aceptar" para enviar la alerta (si hay alguna) y comenzar la reunión.
Puede compartir un archivo e iniciar una reunión instantánea al mismo tiempo, o bien (si posee el control en una reunión) compartir un archivo una vez se encuentre participando en la reunión, si se cumplen las siguientes condiciones:
El archivo se encuentra en el eRoom.
Está utilizando eRoom con el componente de explorador.
Dispone al menos de derechos de apertura en el archivo.
El archivo no está siendo compartido en esos momentos en otra reunión. Si el archivo se está compartiendo para su edición en otra reunión, sólo podrá compartirse en modo de sólo lectura, a menos que el coordinador anule la reserva de edición.
Actualmente no se está compartiendo ningún otro elemento en la reunión (archivo o escritorio).
Cuando comparta un archivo en una reunión, podrá realizar una de las siguientes acciones:
Compartir para visualización: los participantes pueden ver pero no guardar las modificaciones realizadas. Si sólo dispone de derechos de apertura en un archivo, únicamente podrá compartirlo como sólo lectura.
Compartir para edición: el archivo se marca como "Reservado para edición" en el eRoom y cualquier participante de la reunión puede editarlo (incluso los observadores y miembros que, en otras circunstancias, no tienen derechos de edición en el elemento).
Nota: Para compartir un archivo en una reunión para su edición, tendrá que tener derechos de edición en el archivo y éste no se podrá marcar como Reservado para edición o Sólo lectura.
Cuando comparta un archivo de Microsoft PowerPoint en una reunión, podrá utilizar las siguientes opciones:
Mostrarlo como una presentación con diapositivas: presenta el archivo en el panel de visualización de la ventana de reunión como una presentación, o una serie de pantallas de sólo lectura, en la que no hay disponible ninguna de las herramientas de visualización o exploración de la aplicación.
Abrirlo para editarlo en PowerPoint: ejecuta la aplicación y comparte el archivo para su edición, como se ha indicado anteriormente.
Abrirlo para verlo en PowerPoint: ejecuta la aplicación y comparte el archivo para su visualización, como se ha indicado anteriormente.
Los participantes pueden realizar anotaciones en la presentación en pantalla de un archivo compartido mediante el uso de las herramientas de anotación de la ventana de reunión.
Cuando un participante guarda un archivo mientras lo está editando de forma remota durante una sesión de edición compartida, el archivo se guarda de nuevo en el eRoom con el nombre del usuario original que lo ha compartido.
Si comparte un archivo como sólo lectura o para su edición, sus acciones se mostrarán de forma simultánea en las ventanas de reunión de todos los participantes.
Como miembro que alberga el archivo compartido, tiene la capacidad de transferir y reclamar el control de edición así como de terminar el uso compartido de ese archivo.
Haga clic con el botón secundario en un elemento de archivo y seleccione "Compartir en reunión".
Aparecerá la página Compartir en reunión.
Si tiene derechos de edición en el archivo (y siempre que el archivo no se haya marcado como Sólo lectura o Reservado para edición), seleccione si desea editarlo en línea o bien sólo mostrarlo.
Si sólo tiene derechos de apertura o si el archivo está marcado como Sólo lectura o Reservado para edición (por ejemplo, si el archivo está siendo compartido para su edición en otra reunión), podrá seguir compartiendo el archivo pero no podrá editarlo.
Especifique los detalles de la reunión y, a continuación, haga clic en "Aceptar" para enviar una alerta (si hay alguna) a los participantes y para comenzar la reunión.
Nota: Si abre un archivo para compartirlo y aparece un cuadro de diálogo en el que se pregunte qué ventana corresponde al archivo que desea compartir, seleccione la ventana correspondiente en la lista de barras de título de todas las aplicaciones que estén actualmente ejecutándose en el equipo.
Agregue al cuadro para anexos del evento el archivo (o archivos) que desee compartir, ya sea antes o después del inicio de la reunión.
En el panel "elementos compartidos" de la ventana de reunión, puede compartir un archivo como sólo lectura si hace clic en su nombre o bien si hace clic con el botón secundario en su icono y selecciona View shared (Ver compartidos). Si tiene derechos de edición en el elemento y desea compartir una versión del archivo que se pueda editar, haga clic con el botón secundario en su icono y seleccione Edit shared (Editar compartidos) en el menú emergente.
Desde una página del eRoom, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento que desee compartir y seleccione "Compartir en reunión" en el menú emergente. Aparecerá la página Compartir en reunión.
En la página Compartir en reunión, seleccione si desea Editarlo en línea o Sólo mostrarlo.
Si sólo tiene derechos de apertura en un archivo, si está marcado como Sólo lectura, si ya se ha reservado para su edición o si está compartiendo un archivo de PowerPoint como una presentación con diapositivas, sólo podrá compartirlo en una reunión como sólo lectura.
Si comparte un archivo para su edición y algunos de los participantes de la reunión sólo tienen derechos de apertura en el elemento, eRoom se lo notificará y le permitirá cancelar el uso compartido o continuar igualmente. En la ventana de reunión, el participante que posee el control de edición de un archivo compartido puede editarlo y guardarlo (los cambios se guardan con el nombre del usuario que comparte).
Nota: Todos los usuarios de una reunión pueden ver (o editar, si está permitido) un archivo compartido en una reunión, incluso si no tienen instalado el componente.
Si está compartiendo un archivo en una reunión y desea transferir el control a otro participante, seleccione un nombre en el menú desplegable "control" en la barra de control de la ventana de reunión.
Si ha transferido el control a otro participante de un archivo compartido en la reunión, puede reclamarlo si selecciona su nombre en el menú desplegable "control" o si presiona la tecla ESC.
Si comparte un archivo en una reunión, para finalizar el uso compartido de ese archivo sólo tiene que cerrar el archivo.
O bien, haga clic en "finalizar uso compartido" en la barra de control de la ventana de reunión.
Cuando finaliza el uso compartido de un archivo, el panel de visualización queda vacío y todas las anotaciones desaparecen. Cuando finalice el uso compartido de un archivo mediante el control "finalizar uso compartido", el archivo compartido permanecerá en el escritorio hasta que (de manera opcional) lo guarde y lo cierre como se hace normalmente.
Nota: Si tiene el control de un archivo, pero ha sido otro participante el que lo ha compartido en la reunión, cuando abandone la reunión cerrando la ventana de reunión, el control se devolverá a la persona que compartió el archivo originalmente.
Compartir un escritorio significa que un participante puede compartir cualquier programa que se esté ejecutando en su equipo y los otros participantes podrán verlo en funcionamiento. Los otros miembros podrán aceptar el control que les transfieran y trabajar con el programa como si lo estuvieran ejecutando en sus propios equipos. El uso compartido de escritorio resulta muy útil para compartir elementos de eRoom que no son archivos, como las bases de datos.
Puede compartir el escritorio en una reunión en ejecución siempre que no esté compartiendo ningún otro elemento en la reunión (archivo o escritorio).
Los participantes pueden realizar anotaciones en la presentación en pantalla de un escritorio compartido mediante el uso de las herramientas de anotación de la ventana de reunión.
Si tiene el control de un escritorio, pero no es el usuario que lo compartió originalmente, cuando abandone la reunión al cerrar la ventana de reunión se devolverá el control al propietario del escritorio.
En la barra de control de la ventana de reunión, haga clic en "compartir escritorio".
La ventana principal del escritorio se muestra en todas las ventanas de reunión.
Para transferir el control del escritorio compartido, seleccione un nombre en el menú desplegable "control" de la barra de control de la ventana de reunión.
El miembro que controle el escritorio podrá utilizarlo (abrir y cerrar aplicaciones y guardar archivos, por ejemplo) como si se tratara de su propio escritorio.
Si ha transferido el control a otro miembro de un escritorio compartido, puede reclamarlo si selecciona el nombre en el menú desplegable "control" o si presiona la tecla ESC.
Tanto si tiene el control del escritorio compartido como si otro usuario se lo ha transferido, puede finalizar el uso compartido del escritorio si hace clic en "finalizar uso compartido" en la barra de control.
Cuando finaliza el uso compartido de un escritorio, el panel de visualización queda vacío y todas las anotaciones desaparecen.
Si tiene una función de observador en el eRoom (puede leer elementos pero no crearlos ni editarlos), podrá participar en una reunión en tiempo real si lo incluyen en la lista de participantes. No podrá iniciar una reunión, finalizarla o agregar participantes. Una vez se encuentre en una reunión, podrá conversar con otros participantes y también aceptar el control de edición o de sólo visualización de un archivo o escritorio compartido.
Para abandonar una reunión, sólo tiene que cerrar la ventana de reunión. Puede volver a participar en una reunión que siga en ejecución de la misma forma que se unió originalmente.
Si tiene derechos de edición en el evento en el que se basa la reunión actual, si inició una reunión instantánea o si es administrador o coordinador, puede finalizar una reunión si hace clic en "finalizar la reunión" en la página Evento de una reunión actual (instantánea o basada en evento). Otras acciones que hacen que finalicen inmediatamente las reuniones en ejecución son las siguientes:
eliminar una reunión actual (instantánea o basada en evento)
eliminar un evento del calendario mientras una reunión basada en ese evento se encuentra en ejecución
Todas las reuniones finalizan cuando el último miembro participante del eRoom cierra la ventana de reunión.
Cuando finaliza una reunión, cualquier participante con una ventana de reunión aún abierta verá un mensaje indicando que la reunión ha finalizado. eRoom también quitará la reunión de la lista de reuniones actuales.
Cuando finaliza una reunión basada en evento, eRoom guarda automáticamente una transcripción de los siguientes elementos:
entradas públicas en el panel de conversación
páginas de archivos compartidos aún abiertas
anotaciones en la pizarra
presentaciones
Cuando la transcripción de una reunión esté disponible, los botones "ver transcripción" y "borrar transcripción" aparecerán en la parte superior de la página Evento desde la que se inició anteriormente la reunión (ahora finalizada).
Puede revisar una transcripción guardada sin tener que reiniciar una reunión si hace clic en "ver transcripción". La transcripción se abrirá en un visor de sólo lectura por el que podrá explorar.
Puede utilizar el mismo procedimiento que el indicado anteriormente para reiniciar una reunión basada en evento y utilizar su transcripción guardada para reanudar el trabajo desde el punto en que lo dejó una reunión finalizada. Por ejemplo, diríjase a la página de evento desde la que se estaba ejecutando anteriormente una reunión finalizada. Los botones de "transcripción" de la parte superior indican que hay disponible una transcripción. Haga clic en "iniciar la reunión". eRoom volverá a cargar el panel de conversación de la última reunión y las páginas de archivos compartidos en el estado en que se encontraban cuando se finalizó la reunión para que pueda reanudar el trabajo normalmente.
Para quitar la transcripción guardada de una reunión finalizada, diríjase a la página del evento en el que se basó la reunión y haga clic en "borrar transcripción". Tras confirmar la eliminación, se borrará la transcripción y los botones de "transcripción" dejarán de mostrarse.
).
